Organiser une journée sportive sans perdre le fil

Commencez par fixer la date, le lieu et les disciplines avant d’ouvrir les inscriptions. Le programme sportif, le règlement et le déroulement de la compétition doivent être prêts assez tôt pour répartir les équipes et les bénévoles sans improviser. Prévoyez ensuite le matériel, le catering et les autorisations, puis contrôlez les données médicales et les prévisions météo dans la dernière semaine. Le jour venu, un plan imprimé, des fiches de match et un responsable par zone évitent les temps morts.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme sportif
2 personnes
3
Choisir les disciplines sportives
2 personnes
4
Établir le programme de la compétition
2 personnes
5
Rédiger le règlement
2 personnes
6
Confirmer la réservation du lieu
7
Vérifier les autorisations
8
Vérifier l’assurance
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les équipes
2 personnes
14
Envoyer la répartition des équipes
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Créer une réservation de matériel
17
Commander le catering
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Préparer le scénario en cas de mauvais temps
2 personnes
20
Créer le plan
21
Imprimer la liste des participants
22
Imprimer les formulaires de compétition
23
Vérifier les données médicales
24
Faire les courses
3 personnes
25
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
26
Préparer les prix et les médailles
27
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
28
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
29
Tracer l'aménagement du terrain
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer les tentes de fête
4 personnes
32
Aménager les stations sportives
6 personnes
33
Préparation de la table d'inscription
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
37
Tester le son
2 personnes
38
Installer des panneaux directionnels
2 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Expliquer les équipes et les règles
3 personnes
41
Animer l'échauffement
2 personnes
42
Encadrer les matchs de football
4 personnes
43
Encadrer les matchs de volley-ball
4 personnes
44
Encadrer les relais
3 personnes
45
Encadrer le tir à la corde
3 personnes
46
Servir les boissons de pause
3 personnes
47
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Enregistrer les résultats
2 personnes
50
Fournir les premiers secours
2 personnes
51
Contrôler le matériel sportif entre-temps
2 personnes
52
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
54
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
55
Encadrer les finales
4 personnes
56
Vérifier les scores finaux
2 personnes
57
Remettre les prix
3 personnes
58
Faire les adieux et les annonces
2 personnes
59
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

60
Ranger le matériel sportif
5 personnes
61
Démanteler les terrains et les stations
5 personnes
62
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
63
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer la cuisine
3 personnes
66
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
67
Laisser le site propre
4 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger les courses restantes
2 personnes
70
Rassembler les objets perdus
71
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de volley-ballqté 6
Ballons de basketqté 6
Balles de tennisqté 30
Raquettes de tennisqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Giletsqté 40
Corde de tir à la cordeqté 2
Cordes à sauterqté 12
Témoins de relaisqté 12
Frisbeesqté 8
Pompes à mainqté 3
Ballons de rechangeqté 6
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 8
Fiches de matchqté 100
Stylosqté 30
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3
Numéros de départqté 90
Couvertures de survieqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme et le règlement au moins 3 semaines avant la journée sportive. Indiquez les horaires, les disciplines, les règles, les pauses et la procédure en cas de retard.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez ce délai pour répartir les équipes, noter les besoins alimentaires et envoyer la composition à chaque participant.
Faites l’inventaire du matériel 3 jours avant, puis vérifiez-le sur place la veille. Comptez notamment les ballons de rechange, les sifflets, les chronomètres, les fiches de match et les stylos.
Attribuez les bénévoles par poste avec une heure de présence précise, par exemple accueil, arbitrage, score et ravitaillement. Gardez au moins une personne disponible pour remplacer un absent ou régler un problème de matériel.
Consultez la météo 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille. Préparez un scénario précis avec les tentes, les tables, les enceintes et l’adaptation des épreuves si le terrain devient impraticable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, préparer le programme, ouvrir les inscriptions et commander le catering.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une journée sportive ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Il vous restera assez de temps pour répartir les équipes, recueillir les besoins alimentaires et imprimer la liste des participants.
Quand vérifier le matériel sportif ?: Faites un premier contrôle 3 jours avant, puis une vérification complète la veille. Contrôlez les ballons, cônes, chasubles, cordes, panneaux de score, chronomètres et matériel de remplacement.
Que faire s’il pleut le jour de la journée sportive ?: Décidez du scénario météo au plus tard la veille et communiquez-le aux bénévoles. Prévoyez une solution de repli, des tentes ou une réduction des épreuves extérieures, plutôt que d’attendre le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.