Zo organiseer je een sportdag zonder chaos

Begin een sportdag niet met het inkopen van sportmateriaal, maar met de datum, locatie en opzet. Kies eerst de sportonderdelen en bepaal hoeveel teams en deelnemers je aankunt. Daarna maak je het wedstrijdschema, verdeel je de rollen en controleer je per onderdeel het materiaal. Regel vroeg genoeg scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers; op de dag zelf heb je weinig ruimte om gaten in de planning op te vullen. Met een plattegrond, geprinte formulieren en duidelijke deelnemersinformatie blijft het programma uitvoerbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Sportonderdelen kiezen
3 personen
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Teams samenstellen
2 personen
6
Spelregels uitschrijven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers benaderen
2 personen
11
Scheidsrechters indelen
2 personen
12
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
15
Sportmateriaal controleren
2 personen
16
Ontbrekend materiaal reserveren
17
Plattegrond maken
18
Wedstrijdformulieren maken
2 personen
19
Scoreformulieren printen
20
Deelnemerslijst printen
21
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
22
Prijzen en medailles bestellen
23
Weersverwachting controleren
24
Deelnemers praktische informatie sturen
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Fruit en groenten voorbereiden
3 personen
28
Prijzen verpakken
2 personen

Event

29
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
30
Terrein en velden controleren
3 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Sportvelden uitzetten
4 personen
34
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
37
EHBO-tafel inrichten
2 personen
38
Muziek en microfoon testen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Polsbandjes uitdelen
2 personen
42
Teams naar velden begeleiden
4 personen
43
Opening en uitleg geven
2 personen
44
Warming-up begeleiden
2 personen
45
Eerste sportronde begeleiden
8 personen
46
Scores registreren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Fruit en snacks serveren
3 personen
49
Sportmateriaal wisselen
3 personen
50
Tweede sportronde begeleiden
8 personen
51
Scores controleren
3 personen
52
Waterpunten controleren
2 personen
53
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
54
Derde sportronde begeleiden
8 personen
55
Finales voorbereiden
4 personen
56
Finales begeleiden
6 personen
57
Barbecuebuffet klaarzetten
5 personen
58
Barbecue voorbereiden
3 personen
59
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
60
Buffet en drankjes serveren
5 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Eindstanden controleren
3 personen
63
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
64
Groepsfoto maken
2 personen
65
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Sportvelden afbreken
4 personen
67
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Barbecue schoonmaken
2 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren
77
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Partytentenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Tennisballenaantal 30
Korfbalballenaantal 4
Estafettestokkenaantal 12
Pionnenaantal 40
Lijnmarkeringaantal 4
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Hesjesaantal 40
Sportnettenaantal 3
Doeltjesaantal 4
Startblokkenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Meetlintenaantal 3
Scorebordenaantal 6
Sportmattenaantal 10
Waterdichte opbergbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Start- en finishbanner
Gekleurde lintenaantal 12
Prijzentafelkleed

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 3
Blikvangeraantal 2
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Handvegersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompresetsaantal 2
Zaklampenaantal 4

Registratie

Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Scoreformulierenaantal 100
Wedstrijdmappenaantal 12
Bordstandaardsaantal 12

Prijzen

Medaillesaantal 30
Bekersaantal 6
Prijzenlintenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je teams samenstelt. Plan per sportonderdeel tijd voor uitleg, wedstrijden en wisselen; zonder die wisseltijd loopt een schema met meerdere velden snel uit.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Stuur praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, met starttijd, locatie, teamindeling, kledingadvies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wijs één EHBO-verantwoordelijke en per onderdeel een scheidsrechter of spelleider aan. Geef vrijwilligers vooraf een korte taakomschrijving en laat hen minstens 30 minuten voor de eerste wedstrijd aanwezig zijn.
Controleer sportmateriaal per onderdeel en reserveer ontbrekende spullen minimaal 1 week vooraf. Denk niet alleen aan ballen en netten, maar ook aan pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches, scoreborden en waterdichte opbergbakken.
Bereken catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en vrijwilligers. Zet registratie, buffet en rustpunten op de plattegrond en gebruik herbruikbare bekers, borden en bestek zodat uitdelen en opruimen overzichtelijk blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de datum, locatie en sportonderdelen. Reserveer de locatie en regel vrijwilligers en scheidsrechters zodra de datum vaststaat; bestel prijzen en ontbrekend materiaal uiterlijk 1 week vooraf.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een sportdag?: Werk eerst het aantal deelnemers, teams, velden en sportonderdelen uit. Reserveer per wedstrijd een vast tijdsblok en voeg 5 tot 10 minuten wisseltijd toe; controleer daarna of elk team voldoende rust krijgt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportdag?: Reken minimaal één begeleider of scheidsrechter per gelijktijdig gebruikt veld of onderdeel, plus één persoon voor registratie en één EHBO-verantwoordelijke. Bij vier gelijktijdige onderdelen kom je dus al snel uit op minstens 6 vaste vrijwilligers.
Wat moet je op de dag zelf niet vergeten bij een sportdag?: Leg deelnemerslijsten, wedstrijd- en scoreformulieren, plattegrond en bewegwijzering klaar voordat de eerste deelnemers arriveren. Controleer ook de weersverwachting en zet partytenten, tafels, water, EHBO en al het materiaal minstens 30 minuten voor de start op hun plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.