Zo organiseer je een sportdag zonder verrassingen

Begin een sportdag niet met ballen en pionnen, maar met capaciteit, locatie en programma. Bepaal eerst hoeveel deelnemers je aankunt en hoeveel velden, kleedkamers en begeleiders daarbij passen. Daarna volgen inschrijvingen, teams, wedstrijdschema en spelregels, zodat iedereen vooraf weet waar hij moet zijn. Plan tegelijk een regenprogramma en leg vast wie EHBO, score en materiaal beheert. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke briefing, een inschrijftafel en reserve materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Sportprogramma vaststellen
3 personen
3
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Teams samenstellen
3 personen
9
Teamindeling publiceren
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Spelregels uitschrijven
2 personen
12
Reservering sportvelden maken
13
Reservering kleedkamers maken
14
Reservering afvalinzameling maken
15
Scheidsrechters indelen
2 personen
16
EHBO-contact vastleggen
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Sportmateriaal controleren
2 personen
22
Prijzen en medailles ophalen
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Wedstrijdformulieren afdrukken
25
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Broodjes voorbereiden
3 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Terrein inspecteren
2 personen
31
Sportvelden uitzetten
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Partytenten opzetten
4 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Muziek en speakers testen
2 personen
37
Omroepmicrofoon testen
38
Sportmateriaal per veld klaarleggen
4 personen
39
Scoretafels klaarzetten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Startprogramma toelichten
2 personen
44
Warming-up begeleiden
2 personen
45
Sportonderdeel voetbal begeleiden
3 personen
46
Sportonderdeel volleybal begeleiden
3 personen
47
Sportonderdeel estafette begeleiden
3 personen
48
Sportonderdeel trefbal begeleiden
3 personen
49
Scoreformulieren bijhouden
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
52
Waterpunten controleren
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Pauzes omroepen
57
Finales begeleiden
4 personen
58
Eindstanden controleren
2 personen
59
Winnaars bekendmaken
2 personen
60
Prijzen en medailles uitreiken
3 personen
61
Afscheid en vertrektijd omroepen

Nazorg

62
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
63
Sportvelden opruimen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Overgebleven eten verpakken
2 personen
67
Servies en bekers afwassen
3 personen
68
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Kleedkamers controleren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Koelboxen reinigen
2 personen
73
Wedstrijdformulieren archiveren
74
Vermiste spullen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafel
Scoretafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalballenaantal 6
Trefballenaantal 8
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 50
Lijnmarkersaantal 4
Trainingshesjesaantal 40
Volleybalnettenaantal 2
Voetbaldoelenaantal 4
Trefbalvakkenaantal 2
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Sportmattenaantal 8
Startfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Reserveballenpompaantal 2
Balnaaldenaantal 10
Wedstrijdfluitjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Broodmandenaantal 4
Tangen en opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Richtingsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 3 weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de speeltijd, wisseltijd en benodigde sportmaterialen; plan per ronde minstens 5 minuten voor doorschuiven en uitleg.
Stel teams pas samen nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Publiceer de indeling minimaal 3 dagen vooraf en verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving, niet bij de lunchtafel.
Maak het wedstrijdschema met een aparte scoretafel en wedstrijdformulieren. Wijs per veld één scheidsrechter aan en leg start- en stoptijden vast met fluitjes of stopwatches.
Controleer sportmateriaal 1 week vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Neem een reserveballenpomp, balnaalden, extra ballen en voldoende markeringshoedjes mee; juist klein materiaal raakt snel zoek.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal uiterlijk de avond ervoor of het regenprogramma nodig is. Zet partytenten, klaptafels en een droge plek voor inschrijving en EHBO klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, deelnemerslimiet en reserveringen voor sportvelden en kleedkamers. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je teams en materiaal op tijd kunt plannen.
Hoeveel sportmateriaal heb je nodig voor een sportdag?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige velden en teams. Reken per actief veld op het benodigde spelmateriaal plus minimaal 1 reservebal en controleer 1 week vooraf of pionnen, hesjes, netten, doelen en fluitjes compleet zijn.
Wanneer maak je de teams en het wedstrijdschema?: Verwerk de aanmeldingen eerst en sluit inschrijving bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Maak daarna teams en schema, en publiceer de definitieve indeling minimaal 3 dagen voor de sportdag.
Wat doe je bij regen tijdens een sportdag?: Maak vóór de uitnodigingen al een alternatief programma voor binnen of onder tenten. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en neem uiterlijk de avond ervoor een besluit, zodat deelnemers en vrijwilligers dezelfde informatie krijgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.