Organiser une journée sportive sans improviser

Commencez par fixer la date, le lieu et le nombre maximal de participants avant de préparer les activités. Construisez ensuite un programme sportif avec des horaires réalistes, des équipes équilibrées et des règles simples à diffuser à l’avance. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à répartir les bénévoles, les arbitres et les premiers secours. Prévoyez enfin une solution de repli complète : la pluie ne doit pas annuler toute la journée au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme sportif
3 personnes
3
Définir la limite de participants
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Former les équipes
3 personnes
9
Publier la composition des équipes
10
Établir le planning des matchs
2 personnes
11
Rédiger le règlement
2 personnes
12
Faire une réservation des terrains de sport
13
Réserver les vestiaires
14
Réserver la collecte des déchets
15
Répartir les arbitres
2 personnes
16
Consigner le contact de premiers secours
17
Vérifier les prévisions météo
18
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
22
Récupérer les prix et les médailles
23
Imprimer la liste des participants
24
Imprimer les formulaires de compétition
25
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Préparer les sandwichs
3 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Inspecter le site
2 personnes
31
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les tentes de fête
4 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Tester la musique et les enceintes
2 personnes
37
Tester le micro d'annonce
38
Préparer le matériel sportif par terrain
4 personnes
39
Installer les tables de score
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Présenter le programme de départ
2 personnes
44
Animer l'échauffement
2 personnes
45
Encadrer l'épreuve de football
3 personnes
46
Encadrer l'épreuve de volley-ball
3 personnes
47
Encadrer l’épreuve de relais
3 personnes
48
Encadrer l'épreuve de balle au prisonnier
3 personnes
49
Tenir les feuilles de score
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
52
Vérifier les points d’eau
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir les sandwichs et les en-cas
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Annoncer les pauses
57
Encadrer les finales
4 personnes
58
Vérifier les scores finaux
2 personnes
59
Annonce des gagnants
2 personnes
60
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
61
Annoncer les adieux et l'heure de départ

Suivi

62
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
63
Nettoyer les terrains de sport
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Emballer les restes
2 personnes
67
Laver la vaisselle et les gobelets
3 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Vérifier les vestiaires
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Nettoyer les glacières
2 personnes
73
Archiver les formulaires de compétition
74
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Tables de scoreqté 4
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de volley-ballqté 6
Balles de balle au prisonnierqté 8
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 50
Marqueurs de lignesqté 4
Chasubles d’entraînementqté 40
Filets de volley-ballqté 2
Buts de footballqté 4
Zones de balle au prisonnierqté 2
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 12
Tapis de sportqté 8
Sifflets de départqté 6
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Ruban de balisageqté 4
Pompe à ballons de réserveqté 2
Aiguilles de ballonqté 10
Sifflets de compétitionqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Corbeilles à painqté 4
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 8
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le nombre de participants avant d’envoyer les invitations : il détermine le nombre d’équipes, de terrains, de vestiaires et de repas à prévoir.
Publiez la composition des équipes et le planning des matchs au moins 3 jours avant la journée sportive. Les participants sauront où aller et les changements de dernière minute seront limités.
Réservez les terrains, les vestiaires et la collecte des déchets dès que la date est confirmée. Une réservation tardive peut vous laisser sans vestiaires ou sans solution pour évacuer les déchets.
Préparez le briefing des bénévoles avec les horaires, les zones à surveiller, les feuilles de score et les contacts d’urgence. Prévoyez au moins 1 responsable identifié par zone ou activité.
Vérifiez le matériel la veille, notamment les ballons, les filets, les cônes, les chronomètres et la pompe de secours. Imprimez aussi la liste des participants et les formulaires de compétition avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver les terrains et les vestiaires.
Quand envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de former les équipes et d’adapter le planning.
Combien de participants prévoir par équipe ?: Le nombre dépend du sport et du terrain, mais fixez une limite avant les inscriptions et gardez des équipes aussi équilibrées que possible. Réservez également 1 ou 2 remplaçants par équipe si les matchs s’enchaînent toute la journée.
Que faire s’il pleut le jour de la journée sportive ?: Décidez au plus tard la veille si vous maintenez, reportez ou déplacez les activités. Préparez un plan de repli avec un lieu couvert, un horaire modifié et un message prêt à envoyer aux participants.

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