Zo organiseer je een sponsorloop voor dierenwelzijn

Begin niet met hapjes of startnummers, maar met het doel, de datum en een haalbare route. Leg daarna de startlocatie vast en controleer vergunningen, verkeersveiligheid en vrijwilligersposten. Zodra de basis staat, kun je inschrijvingen openen, scholen en verenigingen benaderen en sponsorgeldinstructies versturen. Plan de laatste week vooral rond sorteren, klaarzetten en testen: routepijlen, veiligheidshesjes, geluidsapparatuur, water en sponsorenveloppen worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningseisen controleren
4
Route op veiligheid controleren
3 personen
5
Dierenwelzijnsdoel formuleren
2 personen
6
Sponsorformulieren ontwerpen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Scholen en verenigingen benaderen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startnummers indelen
2 personen
14
Sponsorgeldinstructies versturen
15
Routepijlen ontwerpen
2 personen
16
Informatieborden maken
2 personen
17
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
18
Dierenwelzijnsorganisatie informeren
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Sponsorenveloppen klaarleggen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Deelnemerslijst afdrukken
27
Weersverwachting controleren

Event

28
Routepijlen plaatsen
4 personen
29
Start- en finishboog opzetten
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Geluidsapparatuur testen
2 personen
35
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
36
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen
38
Routeposten bemannen
8 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Sponsorgeldformulieren innemen
2 personen
42
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Warming-up begeleiden
2 personen
45
Sponsorloop starten
2 personen
46
Finish registreren
4 personen
47
Water uitdelen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Kinderen begeleiden
3 personen
51
Dierenwelzijnsinformatie geven
2 personen
52
Donaties registreren
2 personen
53
Sociale-mediabeelden maken
54
Muziek en omroep verzorgen
55
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
56
Opbrengst voorlopig bekendmaken
57
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Routepijlen verwijderen
4 personen
59
Materialen naar opslag brengen
4 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Sponsorgeld controleren
2 personen
66
Opbrengst overmaken
67
Bedankbericht versturen
2 personen
68
Foto's en uitslagen publiceren
69
Deelnemersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Startboog
Transportkarrenaantal 2

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 30
Stopwatchesaantal 4
Startnummersaantal 180
Veiligheidshesjesaantal 20
Fluitjesaantal 10
Waterkrattenaantal 12
Medaillelintenaantal 180

Apparatuur

Draadloze microfoon
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handmegafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekannenaantal 4
Schenkkanaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Sponsorbanierenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordhoudersaantal 12
Prijstrofeeënaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Koelrekkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Handdoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasteilenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Kies een route die je op meerdere punten kunt bemensen en controleer die uiterlijk twee weken vooraf op oversteekplaatsen, losse ondergrond en onduidelijke afslagen. Leg routepijlen, pionnen en afzetlint per post klaar.
Formuleer één concreet dierenwelzijnsdoel voor alle communicatie en laat deelnemers vóór de start weten hoe ze sponsorgeld inleveren. Verstuur de betaal- of envelopinstructies minstens 7 dagen vooraf.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen voor de start en finish. Plan ook mensen voor routeposten, water, registratie en het opruimen; reken bij een drukke post op minimaal twee vrijwilligers per dienst.
Sorteer startnummers en sponsorenveloppen per deelnemer of groep op de dag vóór de loop. Leg een aparte tafel klaar voor late inschrijvingen, zodat de reguliere registratie niet stilvalt.
Test de draadloze microfoon, speakers, mengpaneel en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren. Koel dranken op tijd, vul waterkratten en zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar bij een afgebakend uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een sponsorloop voor dierenwelzijn te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een overzichtelijke sponsorloop. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie, route, vergunningen en het dierenwelzijnsdoel; daarna volgen werving, inschrijving en materiaal.
Wanneer moet ik de route en vergunning voor een sponsorloop regelen?: Leg de route en startlocatie minimaal 6 weken vooraf vast. Controleer de vergunningseisen direct daarna, zodat je nog tijd hebt om de route aan te passen of aanvullende veiligheidsmaatregelen te regelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorloop?: Plan minimaal één vrijwilliger per routepost en twee bij een drukke oversteekplaats. Tel daarnaast mensen voor registratie, start en finish, water, geluid en opruimen; voor veel deelnemers kom je vaak uit op 10 tot 15 vrijwilligers.
Wanneer moet ik startnummers en sponsorenveloppen klaarmaken?: Sorteer beide uiterlijk de avond vóór de sponsorloop. Houd op de dag zelf een reservevoorraad startnummers en lege enveloppen apart voor late inschrijvingen of fouten in de deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.