Organiser une course sponsorisée pour le bien-être animal

Commencez par définir l’objectif de la collecte avant de choisir le parcours et la date. Réservez ensuite le lieu de départ, vérifiez les autorisations et sécurisez chaque portion du trajet. Les inscriptions, les formulaires de sponsoring et les bénévoles doivent être lancés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, prévoyez un accueil bien identifié, un balisage visible, de l’eau et des consignes simples pour les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Vérifier les exigences de permis
4
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
5
Formuler l’objectif de bien-être animal
2 personnes
6
Concevoir les formulaires sponsors
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter les écoles et les associations
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les dossards
2 personnes
14
Envoyer les instructions pour les dons de sponsoring
15
Concevoir les flèches d'itinéraire
2 personnes
16
Créer les panneaux d'information
2 personnes
17
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
18
Informer l’organisation de protection animale
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Préparer les enveloppes des sponsors
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Imprimer la liste des participants
27
Vérifier les prévisions météo

Événement

28
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
29
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Tester le matériel sonore
2 personnes
35
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
36
Accueillir les bénévoles
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
3 personnes
38
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Collecter les formulaires de sponsoring
2 personnes
42
Accompagner les participants au départ
3 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Animer l'échauffement
2 personnes
45
Don de solidarité de départ
2 personnes
46
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
47
Distribuer de l'eau
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Accompagner les enfants
3 personnes
51
Donner des informations sur le bien-être animal
2 personnes
52
Enregistrer les dons
2 personnes
53
Créer des visuels pour les réseaux sociaux
54
Assurer la musique et les annonces
55
Annoncer les gagnants
2 personnes
56
Annoncer provisoirement le montant des recettes
57
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
59
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Vérifier l’argent des sponsors
2 personnes
66
Transférer le produit
67
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
68
Publier les photos et les résultats
69
Archiver les données des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Arche de départ
Chariots de transportqté 2

Matériel de sport

Flèches de directionqté 35
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Chronomètresqté 4
Numéros de départqté 180
Gilets de sécuritéqté 20
Siffletsqté 10
Caisses d’eauqté 12
Rubans de médailleqté 180

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Mégaphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Pichets à caféqté 4
Carafeqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Mugs isothermesqté 20

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Bannières de sponsorqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Supports de panneaux de directionqté 12
Trophéesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Râteliers de refroidissementqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Serviettesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et l’itinéraire au moins 8 semaines à l’avance. Vérifiez immédiatement les exigences de permis, les traversées de routes et les zones où le balisage devra être renforcé.
Formulez un objectif de bien-être animal mesurable avant de préparer les formulaires sponsors : indiquez clairement à quoi serviront les dons et comment les participants devront les transmettre.
Publiez les inscriptions 4 à 6 semaines avant la course et contactez en parallèle les écoles, associations et groupes locaux. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription pour éviter les achats de dernière minute.
Prévoyez un bénévole pour environ 10 à 15 participants, avec des rôles distincts pour l’accueil, le parcours, le ravitaillement et la collecte. Envoyez les horaires et les consignes au moins 7 jours avant l’événement.
La veille, triez les dossards, préparez les enveloppes de sponsoring, refroidissez les boissons et regroupez le matériel par zone. Gardez une réserve d’eau, de gobelets et de ruban de balisage pour les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sponsorisée ?: Prévoyez idéalement 8 à 10 semaines. Ce délai permet de réserver le départ, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et laisser au moins 4 semaines aux participants pour s’inscrire et recueillir leurs dons.
Combien de bénévoles faut-il pour une course solidaire ?: Comptez environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants, puis ajoutez 2 personnes pour l’accueil et la collecte au départ. Pour 60 coureurs, prévoyez donc au minimum 6 bénévoles sur le parcours et 2 à 3 personnes à l’organisation.
Quand faut-il envoyer les consignes de sponsoring ?: Envoyez-les dès la confirmation de l’inscription, puis faites un rappel 7 jours avant la course. Les participants doivent connaître les modalités de collecte, la date limite et la manière de remettre les enveloppes.
Quelle quantité d’eau prévoir pour une course ?: Prévoyez au moins 500 ml par participant, avec une réserve supplémentaire de 20 % en cas de chaleur ou de retard. Installez l’eau au départ et sur le parcours si celui-ci dépasse environ 5 kilomètres.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.