Een sponsorloop organiseren: zo pak je het aan

Een sponsorloop organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij de route, de vergunning en het goede doel. Leg eerst datum en locatie vast en werk daarna terug naar inschrijvingen, sponsoring en verkeersveiligheid. Denk vroeg aan EHBO, verkeersregelaars en vrijwilligers langs het parcours. In de laatste week draait alles om aantallen, routepijlen, startnummers en een controle van materialen. Met deze volgorde voorkom je dat praktische zaken op de wedstrijddag nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Hardlooproute bepalen
3 personen
3
Routevergunning aanvragen
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Goede doel bevestigen
6
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
3 personen
8
Sponsorformulieren maken
2 personen
9
Routekaart verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Verzekering controleren
14
EHBO-bezetting regelen
15
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
16
Tijdregistratie voorbereiden
2 personen
17
Startnummers ontwerpen
2 personen
18
Promotie ophangen
3 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Reserveringen bevestigen
22
Deelnemerslijst afsluiten
2 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen controleren
3 personen
26
Route vooraf inspecteren
2 personen
27
Deelnemers herinneren

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Routepijlen plaatsen
6 personen
30
Verkeershekken plaatsen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
34
Geluid en microfoon testen
2 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
36
Waterpunten klaarzetten
3 personen
37
Catering klaarzetten
4 personen
38
EHBO-post inrichten
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Verkeersregelaars positioneren
6 personen
41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Startnummers uitdelen
4 personen
43
Laatste routecontrole uitvoeren
3 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
45
Sponsorloop starten
3 personen
46
Tussentijden registreren
3 personen
47
Finishers registreren
4 personen
48
Water uitdelen
3 personen
49
Fruit en snacks serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Muziek verzorgen
52
EHBO verlenen
2 personen
53
Startgebied begeleiden
3 personen
54
Finishgebied begeleiden
3 personen
55
Prijzen klaarzetten
2 personen
56
Uitslagen controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
58
Donatie-informatie toelichten
59
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Routepijlen verwijderen
6 personen
61
Verkeershekken verwijderen
4 personen
62
Catering opruimen
4 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Donaties administratief verwerken
2 personen
71
Bedankbericht versturen
2 personen
72
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 4
Inschrijftafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrek

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Routepijlenaantal 80
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Verkeershekkenaantal 12
Start- en finishboog
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Fluitjesaantal 8
Reflectievestenaantal 12
Parcoursbordenaantal 10
Medaillelintenaantal 100

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Prikklok
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Kannenaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Sponsorbannersaantal 12
Pijlers voor bannersaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blikschopaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handgelhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de routevergunning en stem verkeersmaatregelen minstens 6 tot 8 weken voor de sponsorloop af. Een route met kruisingen vraagt bovendien om voldoende verkeersregelaars en duidelijke afzetting met kegels, lint of hekken.
Publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de start. Zo kun je startnummers sorteren, dieetwensen verzamelen en de catering niet op schatting inkopen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, routeposten, EHBO, tijdregistratie en opruimen. Reken niet alleen op mensen tijdens de loop; opbouw met partytenten, tafels en start- en finishboog begint eerder.
Test tijdregistratie, microfoon en speaker minimaal 1 dag van tevoren. Controleer ook printer, laptop, powerbanks, verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat een lege accu of ontbrekende kabel de uitslagen niet vertraagt.
Maak een routecontrole vlak voor de opening en zet alle routepijlen, parcoursborden en afzettingen op hun plek. Leg startnummers, veiligheidsspelden, fluitjes en reflectievesten per post klaar in plaats van ze centraal te laten liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de routevergunning aanvragen, het goede doel bevestigen, vrijwilligers werven en de inschrijvingen openen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor inschrijving en ontvangst, 1 of 2 EHBO'ers en een vrijwilliger op iedere onoverzichtelijke kruising. Tel daar mensen bij op voor tijdregistratie, start en finish en opruimen.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een sponsorloop?: Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de sponsorloop. Dan heb je tijd om startnummers te printen en sorteren, materialen te controleren en boodschappen af te stemmen op het definitieve aantal deelnemers.
Wat regel je op de dag zelf voor een sponsorloop?: Zet 2 tot 3 uur voor de start de inschrijftafel, routebeveiliging, start- en finishboog en geluidsapparatuur klaar. Controleer daarna de route, deel startnummers uit en houd EHBO, tijdregistratie en communicatie bereikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.