So organisierst du einen Spendenlauf
Ein Spendenlauf gelingt, wenn Strecke, Genehmigungen und Helfer früh feststehen. Beginne mit Datum, Ort und der Abstimmung mit der Wohltätigkeitsorganisation, bevor du Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Routenplanung, Verkehrsmaßnahmen, Sponsorenformulare und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen zählen vor allem Teilnehmerliste, Startnummern, Erste-Hilfe-Besetzung und ein klarer Aufbauplan für Start, Ziel und Verpflegung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Laufstrecke festlegen
3 Personen
- 3
Routen-Genehmigung beantragen
- 4
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
- 5
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
3 Personen
- 8
Sponsorformulare erstellen
2 Personen
- 9
Routenkarte verteilen
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 13
Versicherung prüfen
- 14
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
- 15
Verkehrsregelungskräfte einplanen
2 Personen
- 16
Zeiterfassung vorbereiten
2 Personen
- 17
Startnummern entwerfen
2 Personen
- 18
Werbung aufhängen
3 Personen
- 19
Musik-Playlist erstellen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Reservierungen bestätigen
- 22
Teilnehmerliste abschließen
2 Personen
- 23
Startnummern sortieren
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Materialien prüfen
3 Personen
- 26
Strecke im Voraus inspizieren
2 Personen
- 27
Teilnehmer erinnern
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Wegweiser aufstellen
6 Personen
- 30
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
- 34
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 35
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
- 36
Wasserstellen bereitstellen
3 Personen
- 37
Catering bereitstellen
4 Personen
- 38
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 39
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 40
Verkehrsregler positionieren
6 Personen
- 41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 42
Startnummern ausgeben
4 Personen
- 43
Letzte Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
- 44
Begrüßungswort übernehmen
- 45
Sponsorenlauf starten
3 Personen
- 46
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
- 47
Zieleinläufe erfassen
4 Personen
- 48
Wasser verteilen
3 Personen
- 49
Obst und Snacks servieren
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Musik organisieren
- 52
Erste Hilfe leisten
2 Personen
- 53
Startbereich betreuen
3 Personen
- 54
Zielbereich betreuen
3 Personen
- 55
Preise bereitstellen
2 Personen
- 56
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 57
Preisverleihung durchführen
2 Personen
- 58
Spendeninformationen erläutern
- 59
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Wegweiser entfernen
6 Personen
- 61
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
- 62
Catering aufräumen
4 Personen
- 63
Abfall sammeln
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Spenden administrativ bearbeiten
2 Personen
- 71
Dankesnachricht versenden
2 Personen
- 72
Ergebnisse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappTischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischgarniturenAnz. 4
- AnmeldetischAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
- Kleiderständer
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 250
- SicherheitsnadelnAnz. 500
- WegweiserAnz. 80
- AbsperrbandAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 40
- VerkehrsbarrierenAnz. 12
- Start- und Zielbogen
- StoppuhrenAnz. 4
- Maßband
- PfeifenAnz. 8
- WarnwestenAnz. 12
- Parcours-SchilderAnz. 10
- MedaillenbänderAnz. 100
Ausstattung
- AkkulautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
- Stempeluhr
- Laptop
- Drucker
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- KannenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 3
- AluminiumfolieAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- SponsorenbannerAnz. 12
- BannerständerAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 3
- BlechschaufelAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- HanddesinfektionsständerAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klär die Streckengenehmigung und Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Lauf. Ohne diese Zusagen solltest du weder Einladungen verschicken noch die Route endgültig veröffentlichen.
- Plane die Helfer nach Stationen statt nur nach Gesamtzahl: Anmeldung, Strecke, Verkehr, Zeitmessung und Erste Hilfe brauchen jeweils eine feste Besetzung. Weise jeder Position spätestens 7 Tage vorher eine Person zu.
- Schließe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vor dem Start und sortiere die Startnummern anschließend nach Nummernbereich oder Laufgruppe. So entstehen am Anmeldetisch keine langen Suchzeiten.
- Bereite die Zeitmessung vor dem Veranstaltungstag mit mindestens zwei Stoppuhren oder einer zusätzlichen Stempeluhr vor. Prüfe außerdem Laptop, Drucker, Powerbanks und Verlängerungskabel am Vorabend.
- Gehe die Strecke am Vortag vollständig ab und stelle Wegweiser, Absperrband, Verkehrskegel und Verkehrsbarrieren an den vorgesehenen Punkten bereit. Kontrolliere dabei besonders Abzweigungen, Start und Ziel sowie Stellen mit Gegenverkehr.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Spendenlauf organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Strecke und der Wohltätigkeitsorganisation. Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und die Suche nach Freiwilligen brauchen oft mehr Zeit als erwartet.
- Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?
- Plane mindestens eine Person für den Anmeldetisch, eine für die Zeitmessung, zwei für Erste Hilfe und zusätzliche Helfer an Abzweigungen und Verkehrspunkten ein. Bei einer längeren Strecke sollte jede wichtige Kreuzung separat besetzt sein.
- Wann sollte die Anmeldung für den Spendenlauf starten?
- Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. Beende die verbindliche Anmeldung 2 bis 3 Tage vorher, damit Startnummern, Ernährungswünsche und Helferlisten rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Was wird bei einem Spendenlauf häufig vergessen?
- Oft fehlen am Veranstaltungstag zusätzliche Sicherheitsnadeln, gut sichtbare Warnwesten, eine Reserve für die Zeitmessung oder Stromversorgung für Lautsprecher und Drucker. Prüfe alle Materialien spätestens am Vorabend anhand einer Packliste.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!