Zo organiseer je een sponsorloop zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna komt. Regel vervolgens vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers voordat je de inschrijving opent. Houd sponsorbijdragen en dieetwensen vanaf het begin bij, zodat de deelnemerslijst op tijd klopt. In de laatste week controleer je de route ter plaatse en bereid je startnummers, routeborden, medailles en communicatie voor. Op de dag zelf draait het om een duidelijke indeling van posten, materialen en verantwoordelijkheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning en meldingen regelen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sponsorpakketten versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Sponsorbijdragen registreren
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Route ter plaatse controleren
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Startnummers voorbereiden
3 personen
16
Sponsorlogo's afdrukken
2 personen
17
Medaillelinten bevestigen
2 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
4 personen
22
Route uitzetten
6 personen
23
Verkeersposten bemannen
6 personen
24
Tafels en tenten opstellen
4 personen
25
Startnummerbalie inrichten
3 personen
26
Cateringpunt inrichten
3 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

30
Deelnemers registreren
4 personen
31
Startnummers uitdelen
3 personen
32
Sponsorgelden innemen
2 personen
33
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
34
Startsein geven
2 personen
35
Tussentijdse verzorging bemannen
3 personen
36
Route en verkeersposten bewaken
8 personen
37
Aankomende lopers registreren
3 personen
38
Medailleceremonie begeleiden
3 personen
39
Dranken serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Sponsorinformatie toelichten
2 personen
43
Afval tijdens evenement verzamelen
2 personen

Nazorg

44
Routeborden verwijderen
4 personen
45
Tafels en tenten afbreken
4 personen
46
Materialen verzamelen
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Afval afvoeren
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Sponsorgelden overmaken
52
Bedankbericht versturen
2 personen
53
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Medaillelintenaantal 150
Herinneringsmedaillesaantal 150
Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 40
Reflectievestenaantal 12
Waterbekersaantal 500
Klembordenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 2
Pennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Touwrollenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 8
Koelboxenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Contantgeldkistje
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Schenkbladenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Tangenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Decoratie

Sponsorbanierenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Tips

Leg de route minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast en controleer haar nog een keer ter plaatse. Kijk vooral naar kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar routepijlen of afzetlint nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen vóór je uitnodigingen verstuurt. Voorzie iedere verkeerspost van een vrijwilliger, een reflectievest en een portofoon of megaphone.
Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de sponsorloop en tel daarna startnummers, veiligheidsspelden en medaillelinten. Leg per deelnemer vast of er een dieetwens is, in plaats van dit bij de finish te moeten uitzoeken.
Maak één opbouwschema met tijden voor route uitzetten, tenten en tafels plaatsen en de startnummerbalie inrichten. Zet materialen per functie klaar, zodat routepijlen, verkeerskegels en waterbekers niet door elkaar raken.
Koel dranken de avond ervoor en plan op de dag zelf minstens twee mensen voor de start- en finishcommunicatie. Test luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór deelnemers arriveren; een lege batterij of ontbrekende kabel valt anders pas bij de start op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je datum, route, vergunningen, verkeersmaatregelen, sponsorpakketten en vrijwilligers regelen. Houd de laatste week vrij voor controle en voorbereiding.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Reken naast een coördinator op minimaal één vrijwilliger per verkeerspost, twee mensen bij de startnummerbalie en twee voor op- en afbouw. Bij een route met meerdere kruisingen loopt het aantal dus snel op; maak de indeling zodra de route vastligt.
Wanneer moet je de deelnemerslijst van een sponsorloop sluiten?: Sluit de lijst 3 tot 5 dagen voor de loop. Dan heb je tijd om startnummers te controleren, materialen te verdelen en dieetwensen voor eten en drinken door te geven.
Wat regel je voor de veiligheid bij een sponsorloop?: Regel vóór de uitnodigingen uitgaan de benodigde vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen. Zet routepijlen, afzetlint en verkeerskegels uiterlijk op de dag zelf uit en geef verkeersposten reflectievesten en communicatiemiddelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.