Zo organiseer je een sponsorloop zonder losse eindjes

Begin bij de datum, route en startlocatie; pas daarna kun je inschrijvingen en sponsoring goed opzetten. Regel vroeg de routevergunning, controleer de verzekering en leg het goede doel vast. Vervolgens verdeel je het werk over vrijwilligers, verkeersregelaars en EHBO-vrijwilligers. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start- en finishindeling, herkenbare routeborden en een deelnemerslijst die op papier beschikbaar is. Controleer de route vooraf en maak het draaiboek uiterlijk enkele dagen voor de sponsorloop definitief.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Routevergunning aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Goede doel vastleggen
2 personen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sponsorpakketten maken
2 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Verkeersregelaars indelen
2 personen
14
EHBO-vrijwilligers indelen
2 personen
15
Routecontrole uitvoeren
2 personen
16
Start- en finishplan maken
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Startnummers voorbereiden
2 personen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Promotieberichten plaatsen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Routepakket per post maken
2 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Startboog plaatsen
3 personen
32
Routeborden uitzetten
4 personen
33
Afzetlint langs route plaatsen
3 personen
34
Verkeersposten inrichten
4 personen
35
EHBO-punt inrichten
2 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Waterpost inrichten
2 personen
38
Muziek testen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
43
Sponsorgelden registreren
2 personen
44
Warming-up begeleiden
2 personen
45
Startsein geven
2 personen
46
Routepost bemannen
6 personen
47
Verkeer begeleiden
4 personen
48
Finish registreren
3 personen
49
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
50
Water uitdelen
3 personen
51
Fruit uitdelen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
EHBO verlenen
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Uitslagen verwerken
2 personen
56
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
57
Sponsoren bedanken
2 personen
58
Deelnemers informeren over opbrengst
2 personen

Nazorg

59
Restmateriaal verzamelen
4 personen
60
Routeborden ophalen
4 personen
61
Afzetlint verwijderen
3 personen
62
Tenten en startboog afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Materialen controleren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Sponsorgelden tellen
2 personen
70
Opbrengst overmaken
71
Bedankbericht versturen
72
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Startboog
Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintrollenaantal 8
Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Stopwatchesaantal 4
Telklokkenaantal 2
Fluitjesaantal 8
Reflectiehesjesaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Kleedmattenaantal 4

Apparatuur

Geluidinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Megafoonaantal 2
Prikbordenaantal 2
Klembordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Maatbekersaantal 2

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Reanimatiemaskersaantal 2
Koelkompressenaantal 12
Veiligheidshandschoenenaantal 20

Decoratie

Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Prijscertificatenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst fysiek vast en loop hem minimaal één keer na. Controleer kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen, pionnen of afzethekken nodig zijn.
Vraag de routevergunning en controleer de verzekering zodra datum en route bekend zijn. Reken op meerdere weken verwerkingstijd en wacht niet tot de inschrijving al openstaat.
Wijs vrijwilligers per taak toe: verkeersregelaars, EHBO, startnummeruitgifte en routecontrole. Maak per post een tijdstip, telefoonnummer en reservepersoon bekend.
Sorteer startnummers vooraf op volgorde van de deelnemerslijst en leg veiligheidsspelden klaar. Print zowel de deelnemerslijst als het draaiboek; op een drukke startlocatie is alleen een telefoon onvoldoende.
Test geluidinstallatie, draadloze microfoons en verlengkabels vóór de start. Controleer ook de weersverwachting en zet partytenten, kleedmatten en powerbanks klaar als omstandigheden daarom vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. In die periode kun je de routevergunning aanvragen, het goede doel vastleggen, sponsoren benaderen en vrijwilligers indelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling voor verkeersregelaars, EHBO, startnummeruitgifte en routecontrole. Het exacte aantal hangt af van het aantal kruisingen en deelnemers, maar plan voor elke vaste post één verantwoordelijke plus een reserve.
Wanneer moet je de route van een sponsorloop controleren?: Controleer de route minimaal 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zo ontdek je tijdig gewijzigde verkeerssituaties, ontbrekende routepijlen of obstakels.
Wat moet je de dag voor een sponsorloop klaarleggen?: Leg startnummers, veiligheidsspelden, routeborden, afzetmateriaal, het draaiboek en de deelnemerslijst uiterlijk de avond ervoor klaar. Test daarnaast de geluidsapparatuur en laad powerbanks volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.