Zo organiseer je een spinningmarathon

Begin met de capaciteit: bevestig de locatie, reserveer genoeg spinningfietsen en leg vast hoeveel deelnemers per ronde kunnen meedoen. Regel daarna de inschrijvingen, betalingen, instructeurs en lesindeling, zodat je op tijd weet wie wanneer fietst. Techniek en logistiek bepalen vervolgens of de dag soepel loopt: test geluid, stroom, verlichting en fietsen vóór de deelnemers binnenkomen. Vergeet ook niet om dieetwensen, noodcontacten en vrijwilligers ruim vooraf te verzamelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Spinningfietsen reserveren
3
Geluidsinstallatie reserveren
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie ophangen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Betalingen controleren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Instructeurs vastleggen
11
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
12
Lesindeling opstellen
2 personen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Noodcontacten controleren
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Startpakket per fiets klaarleggen
2 personen
19
Deelnemers herinneren

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Spinningfietsen uitladen
4 personen
22
Fietsen opstellen
4 personen
23
Fietsen technisch controleren
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Verlichting instellen
2 personen
26
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
27
Cateringtafel klaarzetten
2 personen
28
Waterpunten vullen
2 personen
29
Routeborden plaatsen
2 personen
30
Registratietafel bemannen
2 personen
31
Deelnemers inchecken
3 personen
32
Polsbandjes uitdelen
2 personen
33
Veiligheidsinstructie geven
34
Eerste spinningblok begeleiden
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Fruit en snacks serveren
2 personen
37
Fietsen tussentijds reinigen
2 personen
38
Tweede spinningblok begeleiden
2 personen
39
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
40
Derde spinningblok begeleiden
2 personen
41
Laatste spinningblok begeleiden
2 personen
42
Afsluiting en bedankwoord
43
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

44
Fietsen demonteren
4 personen
45
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
46
Meubilair opruimen
3 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Vloer en sanitaire ruimtes reinigen
3 personen
50
Materialen terugbrengen
2 personen
51
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
52
Gevonden voorwerpen registreren
53
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Spinningfietsenaantal 35
Fietsbenodigdhedenaantal 2
Zweetdoekjesaantal 50
Yoga- of stretchmattenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Tafelnummersaantal 35
Polsbandjesaantal 60
Startnummersaantal 60

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Waterdispensersaantal 3
Boodschappen

Tips

Plan de fietsindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd een actuele deelnemerslijst bij en controleer betalingen uiterlijk enkele dagen voor de marathon, zodat openstaande plekken niet op de dag zelf voor verwarring zorgen.
Leg per fiets een startpakket klaar met fietsbenodigdheden en een zweetdoekje. Zo hoef je bij binnenkomst niet nog 30 of meer deelnemers één voor één te helpen.
Test geluidsinstallatie, microfoons, mengpaneel en laptop vóór de opbouw klaar is. Gebruik verlengkabels en stekkerdozen zo dat looppaden vrij blijven en wijs één vrijwilliger aan voor technische problemen.
Laat instructeurs het muziekprogramma en de lesindeling vooraf ontvangen. Plan tussen lessen enkele minuten wisseltijd voor deelnemers, controle van fietsen en het klaarzetten van de volgende groep.
Koel dranken op tijd en zet waterkannen op vaste plekken neer. Herinner deelnemers uiterlijk 24 uur vooraf aan starttijd, locatie, kleding en het meenemen van een waterfles; dat voorkomt veel vragen bij de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spinningfietsen heb je nodig voor een spinningmarathon?: Reserveer één fiets per deelnemer per ronde en houd daarnaast minimaal 1 of 2 fietsen achter de hand voor een defect exemplaar. Bepaal eerst de maximale zaalcapaciteit en maak daarna de lesindeling.
Wanneer moet je deelnemers laten inschrijven voor een spinningmarathon?: Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie, fietsenaantal en instructeurs vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement om deelnemerslijst, betalingen en dieetwensen te kunnen controleren.
Hoe lang van tevoren moet je de geluidsinstallatie testen?: Test speakers, microfoons, mengpaneel, laptop en stroomaansluitingen minimaal 1 dag vooraf en nogmaals bij de opbouw. Controleer op de locatie ook het geluidsniveau voordat de eerste groep start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een spinningmarathon?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en deelnemersregistratie, 1 voor techniek en 1 voor de zaal of bevoorrading. Bij meerdere groepen of een grote deelnemerslijst is een extra vrijwilliger voor fietsindeling en vragen verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.