Zo organiseer je een speurhondenwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de wedstrijdopzet. Leg eerst de locatie, onderdelen, zoekgebieden en het reglement vast; daarna kun je jury, wedstrijdleiding en planning regelen. Controleer vroeg of verzekering en vergunningen nodig zijn en reserveer materiaal voordat het evenement dichterbij komt. De laatste weken draaien vooral om hondengegevens, startgroepen, vrijwilligers en duidelijke deelnemersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
4
Verzekering en vergunning controleren
5
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
6
Zoekgebieden vastleggen
3 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Hondengegevens controleren
2 personen
13
Startgroepen indelen
2 personen
14
Starttijden publiceren
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Briefing voor vrijwilligers schrijven
19
Prijzen en rozetten bestellen
20
Drukwerk laten maken
21
Catering bestellen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Deelnemersherinnering versturen
25
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
26
Nummerlijsten en scorebladen printen
2 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Terrein controleren
3 personen
29
Speurparcours uitzetten
4 personen
30
Zoekobjecten plaatsen
3 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Jurytafel inrichten
2 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Hondenrustzone afzetten
2 personen
37
Drinkpunten voor honden plaatsen
2 personen
38
Geluid en microfoon testen
2 personen
39
Catering klaarzetten
3 personen
40
Jurybriefing geven
4 personen
41
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

42
Inschrijfbalie openen
3 personen
43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Startnummers uitdelen
2 personen
45
Hondenveiligheid toelichten
46
Openingsbriefing geven
2 personen
47
Startgroepen naar parcours sturen
3 personen
48
Speurproeven begeleiden
6 personen
49
Tijden en resultaten registreren
3 personen
50
Parcours tussentijds controleren
2 personen
51
Hondenwater bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Scoreberekening controleren
2 personen
57
Finalisten bekendmaken
58
Finale begeleiden
4 personen
59
Einduitslag controleren
3 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
61
Bedankwoord uitspreken
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
64
Parcours afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Scorebladen archiveren
73
Uitslag naar deelnemers sturen
74
Foto's met deelnemers delen
75
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Afzethekkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Markeerlintaantal 8
Startnummersaantal 80
Zoekobjectenaantal 30
Dummygeurenaantal 12
Speurzakjesaantal 20
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Hondenwaterbakkenaantal 12
Hondenbenchaantal 4
Lijnwerperaantal 2
Trainingslijnenaantal 12
Poepzakdispensersaantal 6
Poepzakrollenaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 6
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 24
Waterkannenaantal 8
Opslagboxenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 14
Krijtbordenaantal 4
Naambadgesaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zoekgebieden en wedstrijdonderdelen vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Deelnemers moeten vooraf weten wat ze kunnen verwachten en welke hondengegevens je nodig hebt.
Reserveer jury en wedstrijdleiding ruim vóór het publiceren van de starttijden. Plan daarnaast vrijwilligers per taak en maak een korte briefing, zodat op de wedstrijddag niet iedereen bij de inschrijftafel of hetzelfde zoekgebied staat.
Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam, maar controleer ook de hondengegevens en verzamelde dieetwensen. Publiceer startgroepen en starttijden pas nadat je die controle hebt afgerond.
Bestel prijzen, rozetten en drukwerk niet in de laatste week. Houd rekening met levertijd en controleer vóór de wedstrijddag of startnummers, zoekobjecten, dummygeuren, meetlinten en stopwatches compleet zijn.
Plan een vaste controle 24 tot 48 uur vooraf: bekijk de weersverwachting, stuur een deelnemersherinnering en controleer partytenten, afzethekken, hondenwaterbakken, poepzakrollen en catering. Juist water, afvalvoorzieningen en beschutting worden bij hondenevenementen vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurhondenwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, reglement, onderdelen en jury. Open de inschrijving pas wanneer zoekgebieden, voorwaarden en benodigde hondengegevens duidelijk zijn.
Wanneer deel ik de startgroepen en starttijden in?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en controleer de hondengegevens. Publiceer de startgroepen en tijden meestal 7 tot 10 dagen vooraf, zodat deelnemers hun voorbereiding kunnen plannen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een speurhondenwedstrijd?: Reken minimaal op één wedstrijdleider, een juryteam en per actief zoekgebied ten minste één begeleider. Tel daarnaast mensen voor ontvangst, catering en materiaalbeheer; maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wat moet ik de dag voor een speurhondenwedstrijd controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, wedstrijdmaterialen, startnummers, afzetting, waterbakken en poepzakken. Zet ook de deelnemersherinnering klaar en controleer of catering, prijzen en rozetten zijn geleverd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.