Organiser un concours de chiens de recherche, étape par étape

Un concours de chiens de recherche se prépare d’abord sur le terrain, puis autour d’un règlement clair et d’un calendrier précis. Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, définissez les épreuves et les zones de recherche, puis répartissez les rôles entre jury, bénévoles et participants. Les détails souvent oubliés sont l’assurance, les horaires de départ, l’eau pour les chiens et le matériel de balisage. Voici l’ordre de préparation qui limite les imprévus le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Définir le jury et l’organisation du concours
2 personnes
4
Vérifier l’assurance et le permis
5
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
6
Définir les zones de recherche
3 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les informations des chiens
2 personnes
13
Répartir les groupes de départ
2 personnes
14
Publier les heures de départ
15
Envoyer les informations aux participants
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Rédiger le briefing des bénévoles
19
Commander les prix et les rubans
20
Faire réaliser les imprimés
21
Commander le catering
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Envoyer un rappel aux participants
25
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
26
Imprimer les listes de numéros et les feuilles de score
2 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Contrôler le site
3 personnes
29
Installer le parcours d’enquête
4 personnes
30
Placer les objets à retrouver
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Installer la table du jury
2 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Délimiter la zone de repos des chiens
2 personnes
37
Installer des points d’eau pour les chiens
2 personnes
38
Tester le son et le micro
2 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
40
Briefing du jury
4 personnes
41
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

42
Ouvrir le bureau d'inscription
3 personnes
43
Accueillir les participants
3 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Expliquer la sécurité avec les chiens
46
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
47
Envoyer les groupes de départ sur le parcours
3 personnes
48
Encadrer les épreuves de recherche
6 personnes
49
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
50
Contrôler le parcours en cours de route
2 personnes
51
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier le calcul des scores
2 personnes
57
Annoncer les finalistes
58
Encadrer la finale
4 personnes
59
Vérifier le classement final
3 personnes
60
Assurer la remise des prix
3 personnes
61
Prononcer le discours de remerciement
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
64
Démonter le parcours
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Archiver les feuilles de score
73
Envoyer les résultats aux participants
74
Partager les photos avec les participants
75
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barrières de sécuritéqté 30
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Numéros de départqté 80
Objets à chercherqté 30
Odeurs facticesqté 12
Sachets de chasse au trésorqté 20
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 8
Gamelles d'eau pour chiensqté 12
Cage pour chienqté 4
Projecteur de ligneqté 2
Lignes d’entraînementqté 12
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Rouleaux de sacs à déjectionsqté 60

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 6
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 24
Carafes d’eauqté 8
Caisses de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Bannièresqté 6
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 14
Panneaux en ardoiseqté 4
Badges nominatifsqté 40

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez l’assurance ainsi que les autorisations avant toute communication. Prévoyez assez d’espace pour séparer les zones de recherche, l’accueil, les chiens en attente et la circulation du public.
Finalisez le règlement avant de publier le formulaire d’inscription. Indiquez les épreuves, les critères d’évaluation, les conditions de participation et les informations demandées pour chaque chien afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Fixez les horaires après avoir traité les inscriptions. Publiez les groupes de départ au moins 7 jours avant le concours et envoyez un rappel avec l’adresse, l’heure de convocation, les consignes et les besoins alimentaires signalés.
Donnez aux bénévoles un rôle précis et un briefing écrit. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une par zone de recherche et une personne chargée du chronométrage et des résultats, selon la taille du concours.
Rassemblez le matériel au moins la veille : cônes, ruban de balisage, numéros de départ, objets à chercher, odeurs factices, chronomètres et mètres rubans. Installez aussi des gamelles d’eau, des sacs à déjections, des barrières et une zone abritée avec tables et chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de chiens de recherche ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver le lieu, définir le règlement et les épreuves ; les dernières sont consacrées aux inscriptions, aux groupes de départ, aux bénévoles et au matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de chiens de recherche ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la date du concours, une fois le règlement et les épreuves validés. Fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant l’événement pour avoir le temps de vérifier les informations des chiens et de composer les groupes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours canin ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par zone de recherche et 1 personne pour le chronométrage et les résultats. Ajoutez 2 personnes de réserve pour les pauses, les déplacements de chiens et les imprévus.
Que faut-il prévoir pour les chiens le jour du concours ?: Prévoyez une gamelle d’eau par zone ou environ 1 point d’eau pour 10 chiens, ainsi que des sacs à déjections en quantité suffisante. Une cage, des lignes d’entraînement et une zone ombragée ou abritée sont également utiles pour les temps d’attente.

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