Zo organiseer je een solextocht zonder verrassingen

Een solextocht organiseren begint niet bij het versieren van de startlocatie, maar bij de route, het aantal deelnemers en de beschikbaarheid van de solexen. Leg eerst datum, start- en eindlocatie vast en reserveer daarna het vervoer en de catering. Verken de route vooraf en controleer risico’s, verkeersinformatie en mogelijke omleidingen. Daarna volgen de deelnemerslijst, groepsindeling, routekaarten en veiligheidsmaterialen. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, een duidelijke uitleg en een gecontroleerde start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Solexen reserveren
3
Startlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Catering en diner reserveren
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Route vooraf verkennen
2 personen
11
Route op risico's controleren
2 personen
12
Verkeersinformatie controleren
13
Routekaart en groepsindeling maken
2 personen
14
Deelnemers over route informeren
15
Weersverwachting volgen
16
Definitieve deelnemerslijst maken
17
Levering van materialen bevestigen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Deelnemerspakket samenstellen
2 personen
22
EHBO- en reparatieset controleren
23
Catering koelen en klaarzetten
2 personen
24
Startterrein schoonmaken
2 personen
25
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Buffet- en barpunt inrichten
3 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Routeborden plaatsen
2 personen
31
Solexen op veiligheidsgebreken controleren
3 personen
32
Helmen en hesjes klaarleggen
2 personen

Event

33
Registratiebalie bemannen
2 personen
34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Helmen en hesjes uitdelen
2 personen
36
Solexen per deelnemer uitgeven
3 personen
37
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
38
Groepen en voorrijders indelen
2 personen
39
Solextocht begeleiden
5 personen
40
Pauzepunt inrichten
2 personen
41
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
42
Achterblijvers begeleiden
2 personen
43
Solexen innemen
3 personen
44
Helmen en hesjes innemen
2 personen
45
Borrelhapjes serveren
2 personen
46
Buffet klaarzetten
3 personen
47
Diner uitserveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Muziek verzorgen
51
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

52
Buffet afbouwen
3 personen
53
Servies en glazen afwassen
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
55
Partytenten afbreken
4 personen
56
Versiering verwijderen
2 personen
57
Routeborden weghalen
2 personen
58
Terrein schoonmaken
3 personen
59
Afval afvoeren
2 personen
60
Materialen inventariseren
2 personen
61
Solexen en materialen retourneren
2 personen
62
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
63
Restanten opbergen
2 personen
64
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Solexenaantal 30
Reserve-solexaantal 2
Fietshelmenaantal 35
Reflecterende hesjesaantal 35
Routekaartenaantal 35
Drinkrugzakkenaantal 5
Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 6
Spanbandenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 50
Herbruikbare wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 50
Soepkommenaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 6
Broodmandenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Routepijlenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Naamstickersaantal 40
Stiftenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Toiletpapieraantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de solexen pas nadat je een realistische deelnemersinschatting hebt gemaakt. Houd één reserve-solex achter de hand en tel fietshelmen, reflecterende hesjes en veiligheidsvesten per deelnemer.
Verken de route minimaal één keer vooraf en noteer lastige kruisingen, smalle stukken en plekken waar groepen uit elkaar kunnen vallen. Maak daarna een routekaart en groepsindeling met kleine, overzichtelijke groepen.
Verzamel dieetwensen direct met de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen voor het diner door. Zo voorkom je dat catering of boodschappen niet aansluiten op de deelnemerslijst.
Plan de ontvangst vóór de start: zet de ontvangsttafel klaar, leg routekaarten en deelnemerspakketten gereed en controleer de EHBO- en reparatieset. Reken per deelnemer op een korte uitleg over helm, route en pechprocedure.
Volg de weersverwachting vanaf ongeveer een week vooraf en controleer de definitieve verwachting opnieuw op de ochtend zelf. Koel dranken en catering op tijd, maar houd bij regen ook een plan voor de startlocatie en materialen onder een partytent klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik solexen reserveren?: Reserveer de solexen zodra datum, route en een eerste deelnemersaantal bekend zijn, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Controleer 1 week voor vertrek het definitieve aantal en de levering van de materialen.
Hoeveel deelnemers kunnen samen in één groep rijden?: Houd groepen klein genoeg om route-instructies en verkeerssituaties overzichtelijk te houden; ongeveer 6 tot 10 solexen per groep werkt meestal praktisch. Wijs per groep een voorrijder aan en geef iedereen een routekaart.
Wat moet ik doen als het onderweg regent?: Controleer de weersverwachting 7 dagen, 3 dagen en op de ochtend van de solextocht. Bepaal vooraf of de tocht doorgaat, pas de route aan of verplaats onderdelen naar de start- of eindlocatie; bescherm routekaarten en catering tegen regen.
Wanneer maak ik de definitieve deelnemerslijst?: Maak de definitieve lijst ongeveer 3 tot 5 dagen voor de solextocht. Verwerk dan afmeldingen, dieetwensen, groepsindeling en het aantal benodigde helmen, hesjes, drinkglazen en dinerplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.