Organiser une excursion en Solex, étape par étape

Une excursion en Solex se prépare d’abord sur la route, pas autour du dîner. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée, puis réservez les Solex en fonction du nombre d’inscrits. Le repérage du parcours permet de repérer les risques, les travaux et les passages difficiles avant le jour J. Gardez ensuite quelques jours pour confirmer les participants, les besoins alimentaires, la météo et la livraison du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver des Solex
3
Réserver le lieu de départ
4
Réserver le lieu d’arrivée
5
Réserver le traiteur et le dîner
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
11
Contrôler les risques sur le parcours
2 personnes
12
Vérifier les informations de circulation
13
Créer le plan de route et la répartition des groupes
2 personnes
14
Informer les participants de l’itinéraire
15
Suivre les prévisions météo
16
Établir la liste définitive des participants
17
Confirmer la livraison du matériel
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
21
Composer le pack participant
2 personnes
22
Vérifier la trousse de premiers secours et de réparation
23
Refroidir et installer le service traiteur
2 personnes
24
Nettoyer la zone de départ
2 personnes
25
Installer la table d'accueil
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Aménager le point buffet et bar
3 personnes
29
Suspendre la décoration
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
31
Contrôler les Solex pour des défauts de sécurité
3 personnes
32
Préparer les casques et les gilets
2 personnes

Événement

33
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Distribuer les casques et les gilets
2 personnes
36
Distribuer les Solex par participant
3 personnes
37
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
38
Répartir les groupes et les ouvreurs
2 personnes
39
Encadrer la sortie en Solex
5 personnes
40
Aménager le point de pause
2 personnes
41
Distribuer les boissons de la pause
2 personnes
42
Encadrer les retardataires
2 personnes
43
Récupérer les Solex
3 personnes
44
Récupérer les casques et les gilets
2 personnes
45
Servir les amuse-bouches
2 personnes
46
Mettre le buffet en place
3 personnes
47
Servir le dîner
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Fournir la musique
51
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

52
Démonter le buffet
3 personnes
53
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
55
Démonter les tentes de fête
4 personnes
56
Retirer la décoration
2 personnes
57
Retirer les panneaux de parcours
2 personnes
58
Nettoyer le site
3 personnes
59
Évacuer les déchets
2 personnes
60
Inventorier le matériel
2 personnes
61
Rendre les Solex et le matériel
2 personnes
62
Nettoyer les glacières et les outils
2 personnes
63
Ranger les restes
2 personnes
64
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Solexqté 30
Solex de secoursqté 2
Casques de véloqté 35
Gilets réfléchissantsqté 35
Cartes d'itinéraireqté 35
Sacs à eauqté 5
Pompes à véloqté 3
Kits de réparationqté 3
Chambres à air de rechangeqté 6
Sangles d'arrimageqté 6
Gilets de sécuritéqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 36
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 50
Verres à vin réutilisablesqté 40
Assiettesqté 50
Bol à soupeqté 40
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Flèches de directionqté 12
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Étiquettes nominativesqté 40
Marqueursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Papier toiletteqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations : indiquez la distance, la durée prévue et le niveau de difficulté afin que chacun sache à quoi s’attendre. Faites un repérage suffisamment tôt pour modifier le parcours en cas de route dangereuse ou de travaux.
Ne commandez pas exactement le nombre de Solex correspondant aux inscriptions. Prévoyez des Solex de secours et vérifiez les casques, gilets réfléchissants, pompes, chambres à air et kits de réparation au plus tard la veille.
Répartissez les participants en groupes avant le départ et donnez à chacun une carte d’itinéraire. Communiquez les consignes de circulation, les points de regroupement et les horaires afin d’éviter qu’un groupe ne parte seul ou trop tard.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires avant de confirmer le traiteur. Établissez la liste définitive plusieurs jours avant l’excursion, puis transmettez le bon nombre de repas et de places.
Préparez l’accueil avant l’arrivée des participants : table d’accueil, panneaux de direction, packs participants, boissons refroidies et trousse de premiers secours doivent être en place. Confirmez aussi la livraison du matériel et surveillez les prévisions météo jusqu’au départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une excursion en Solex ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver les Solex, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que le traiteur. Gardez les derniers jours pour confirmer les inscriptions, la météo et le matériel.
Quand faut-il repérer l’itinéraire d’une excursion en Solex ?: Faites un premier repérage 2 à 3 semaines avant l’excursion, puis vérifiez les informations de circulation dans la semaine précédant le départ. Un dernier contrôle permet d’intégrer les travaux ou déviations signalés entre-temps.
Combien de Solex de secours faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 Solex de secours pour un petit groupe et 2 pour un groupe plus important. Ajoutez une pompe, un kit de réparation et des chambres à air de rechange au matériel d’assistance.
Quand confirmer le nombre de participants et les repas ?: Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’excursion. Confirmez ensuite la liste définitive, les besoins alimentaires et le nombre de repas au traiteur avant sa dernière échéance de commande.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.