Zo organiseer je een sloepenrace

Begin met het wedstrijdconcept, de route en de beschikbare startlocatie. Controleer daarna direct de vaarwegvergunning en reserveer een juryboot, rescueboot en toiletvoorziening; deze zaken zijn lastig op het laatste moment te regelen. Werk vervolgens het deelnemersreglement, de inschrijving en de veiligheidsinstructie uit. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen, deel je vrijwilligers in en controleer je alle wedstrijdmaterialen. Op de dag zelf draait alles om duidelijke communicatie, gemarkeerde routepunten en een korte briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdroute uitzetten
3 personen
3
Vaarwegvergunning controleren
4
Startlocatie reserveren
5
Juryboot reserveren
6
Rescueboot reserveren
7
Toiletvoorziening reserveren
8
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
15
Startnummers toewijzen
2 personen
16
Deelnemersbrief versturen
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
19
Veiligheidsinstructie opstellen
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
24
Routepunten markeren
3 personen
25
Boeien langs route plaatsen
4 personen
26
Juryboot klaarmaken
3 personen
27
Rescueboot klaarmaken
3 personen
28
Tenten opbouwen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Drankenpunt inrichten
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Verlichting plaatsen
2 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Startnummers uitdelen
2 personen
41
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
42
Sloepen naar start brengen
4 personen
43
Startprocedure uitvoeren
3 personen
44
Wedstrijdverloop registreren
4 personen
45
Route en deelnemers bewaken
5 personen
46
Tussentijden noteren
3 personen
47
Finishvolgorde vastleggen
3 personen
48
Deelnemers opvangen
4 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dinerbuffet serveren
4 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
57
Muziek verzorgen
58
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

59
Boeien uit het water halen
4 personen
60
Wedstrijdboten terugbrengen
3 personen
61
Tenten afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Koelboxen reinigen
2 personen
70
Wedstrijdresultaten publiceren
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Routebordenaantal 10
Startnummersaantal 25
Reddingsvestenaantal 30
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Fluitjesaantal 12
Waterdichte zakkenaantal 10
Juryboot
Rescueboot
Peddelsaantal 8
Landvastenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Megafoonaantal 2
Geluidsset
Microfoonaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Prijzenaantal 6
Medaillelintenaantal 25
Startnummerbordenaantal 25

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekrollenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de route eerst uit en controleer alle bochten, start- en finishpunten op het water. Plaats wedstrijdboeien met ankers en ankerlijnen en markeer routepunten voordat deelnemers arriveren.
Plan veiligheid als een aparte productielijn. Geef iedere vrijwilliger een concrete taak, houd reddingsvesten, reddingsboeien en werplijnen beschikbaar en laat de rescueboot en juryboot vooraf controleren.
Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de race. Vermeld daarin het startnummer, de verzameltijd, de route, het reglement, veiligheidsafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Test de communicatie minstens 1 dag vooraf. Laad portofoons op, leg een reservecommunicatie vast en controleer de megafoon, microfoon, geluidsset, stopwatches, laptop en printer.
Maak een tijdschema voor opbouw en afbouw met vaste overdrachtsmomenten. Zet partytenten, tafels en afvalbakken op tijd klaar, zet dranken koud en controleer startvlaggen, finishvlaggen, routeborden en waterdichte zakken vóór de briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sloepenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de route, vaarwegvergunning, startlocatie en boten; reserveer daarna snel de toiletvoorziening en maak het reglement.
Wanneer moet ik de vaarwegvergunning voor een sloepenrace controleren?: Controleer dit meteen zodra de route is gekozen, dus uiterlijk 12 weken voor de race. De benodigde toestemming en behandelingstermijn verschillen per vaarweg; wacht niet tot de inschrijving al geopend is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sloepenrace?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen bij start en finish, 2 personen voor routecontrole en een aparte veiligheidsbezetting bij de rescueboot. Bij extra routepunten of veel deelnemers heb je per punt minstens 1 vrijwilliger nodig.
Wanneer verstuur je de deelnemersbrief voor een sloepenrace?: Stuur de brief 7 dagen vóór de wedstrijd en stuur uiterlijk 24 uur vooraf een korte weer- en veiligheidsupdate. Controleer vóór verzending de deelnemersgegevens, dieetwensen en startnummers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.