Organiser une course de sloops, étape par étape

Une course de sloops se prépare d’abord à terre : définissez le format, tracez le parcours et vérifiez le permis de navigation avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite le lieu de départ, le bateau du jury et le bateau de sauvetage, puis rédigez un règlement compréhensible. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer les équipages et contrôler la météo. Le jour J, balisez le parcours avant l’arrivée des participants et testez les moyens de communication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Tracer le parcours de la compétition
3 personnes
3
Vérifier le permis de navigation
4
Réserver le lieu de départ
5
Réserver le bateau du jury
6
Réserver le bateau de sauvetage
7
Réserver les installations sanitaires
8
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les données des participants
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Envoyer la lettre aux participants
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
19
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
24
Marquer les points du parcours
3 personnes
25
Installer des bouées le long du parcours
4 personnes
26
Préparer le bateau du jury
3 personnes
27
Préparer le bateau de secours
3 personnes
28
Monter les tentes
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Installer le point de boissons
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Installer l’éclairage
2 personnes
36
Préparer les dossards
2 personnes
37
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
4 personnes
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Distribuer les dossards
2 personnes
41
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
42
Amener les canots de sauvetage au départ
4 personnes
43
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
44
Enregistrer le déroulement du match
4 personnes
45
Surveiller l’itinéraire et les participants
5 personnes
46
Noter les temps intermédiaires
3 personnes
47
Fixer l'ordre d'arrivée
3 personnes
48
Accueillir les participants
4 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir le buffet du dîner
4 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Préparer la remise des prix
2 personnes
56
Assurer la remise des prix
3 personnes
57
Fournir la musique
58
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

59
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
60
Rapatrier les bateaux de course
3 personnes
61
Démonter les tentes
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Nettoyer les glacières
2 personnes
70
Publier les résultats du match
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Portantsqté 2

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Ancresqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Panneaux de directionqté 10
Numéros de départqté 25
Gilets de sauvetageqté 30
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Siffletsqté 12
Sacs imperméablesqté 10
Chaussure du jury
Bateau de sauvetage
Pagaiesqté 8
Aussièresqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphoneqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Prixqté 6
Rubans de médailleqté 25
Panneaux de dossardqté 25

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-tout en papierqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations. Faites valider le tracé, les bouées, les ancres et les lignes d’ancrage avant de réserver les autres équipements ; une modification tardive peut déplacer tout le dispositif de sécurité.
Réservez les trois éléments souvent oubliés en premier : le lieu de départ, le bateau du jury et le bateau de sauvetage. Confirmez leurs horaires au moins 2 semaines avant la course et indiquez clairement qui prend la décision en cas de problème.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les données des participants, attribuer les numéros de départ et recueillir les besoins alimentaires. Envoyez la lettre aux participants au minimum 7 jours avant, avec le règlement, les horaires et les consignes de sécurité.
Donnez à chaque bénévole une fonction précise et un moyen de contact. Prévoyez un briefing avant le départ, distribuez les talkies-walkies et vérifiez que les personnes chargées du parcours savent installer les bouées et signaler un incident.
Ne gardez pas le contrôle du matériel pour le dernier matin. Vérifiez la veille les gilets de sauvetage, les bouées de sauvetage, les sifflets, les chronomètres, les drapeaux et le système de sonorisation ; mettez aussi les boissons au frais avant l’arrivée des équipages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de sloops ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une course avec inscriptions, autorisation de navigation, bateaux de sécurité et bénévoles. Commencez par le parcours et les réservations, car ce sont les éléments les plus difficiles à remplacer au dernier moment.
Quand faut-il vérifier le permis de navigation ?: Vérifiez les conditions du permis dès que le concept et le parcours sont définis, idéalement 6 semaines avant la course. Ne publiez pas le formulaire d’inscription tant que les règles de navigation et la zone de course ne sont pas confirmées.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez la lettre aux participants au moins 7 jours avant le départ, après avoir contrôlé leurs données et attribué les numéros de départ. Rappelez les horaires, le règlement, le point de rendez-vous, les besoins alimentaires déclarés et les consignes de sécurité.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de sloops ?: La veille, contrôlez les prévisions météo, le matériel de compétition, les bouées et leurs ancrages, les gilets de sauvetage, les moyens radio et les chronomètres. Préparez également les panneaux, les drapeaux et les boissons afin de consacrer le matin à l’installation et au briefing.

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