Zo organiseer je een veilige skeelertocht

Begin met de route en werk daarna pas de rest uit. Leg start- en finishlocatie vast, controleer welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn en regel hulpverleners voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna richt je de inschrijving in, deel je vrijwilligers in en controleer je de route opnieuw op gevarenzones. Op de dag zelf moeten startnummers, polsbandjes, routekaarten, beschermsets en EHBO-materialen al gesorteerd klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route definitief vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
6
Hulpverleners vastleggen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Inschrijfformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Route online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
14
Route controleren
3 personen
15
Gevarenzones markeren
2 personen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Startnummers voorbereiden
2 personen
18
Polsbandjes sorteren
19
Routekaarten afdrukken
20
Verkeersborden controleren
2 personen
21
Skeelers en beschermsets controleren
2 personen
22
EHBO-materialen controleren
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Partytenten opbouwen
6 personen
26
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
27
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
28
Cateringtafel inrichten
3 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
30
Routepijlen klaarleggen
2 personen
31
Route uitzetten
6 personen
32
Verkeersposten bemannen
8 personen
33
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

34
Inschrijvingen controleren
3 personen
35
Startnummers uitdelen
2 personen
36
Huurmaterialen uitgeven
2 personen
37
Deelnemers informeren
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Startvak begeleiden
4 personen
42
Startsein geven
2 personen
43
Verkeersposten begeleiden
8 personen
44
Routeposten bevoorraden
3 personen
45
Pechgevallen ondersteunen
3 personen
46
EHBO-post bemannen
2 personen
47
Finish registreren
3 personen
48
Finishers verwelkomen
2 personen
49
Water uitdelen
2 personen
50
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
51
Muziek verzorgen
52
Verloren voorwerpen registreren
53
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

54
Routeposten afbouwen
6 personen
55
Verkeersborden ophalen
4 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Partytenten afbreken
6 personen
58
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
59
Overgebleven eten koelen
2 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Route controleren op afval
3 personen
66
Deelnemersuitslag publiceren
67
Gevonden voorwerpen afhandelen
68
Foto's delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Cateringtafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 20
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Pionnenaantal 40
Routepijlenaantal 80
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Skeelerhelmenaantal 20
Kniebeschermersaantal 20
Elleboogbeschermersaantal 20
Polsbeschermersaantal 20
Reservewielenaantal 24
Inbussleutelsaantal 6
Fietspompenaantal 4
Sleepkoordenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 30
Routekaartenaantal 150
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 12
Waarschuwingslintaantal 4
Verkeersvestenaantal 16
Zaklampenaantal 8
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Watervaste tapeaantal 8
Touwaantal 2
Meetlintenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Handbellenaantal 2
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 4
Koelcompressenaantal 20
Dekenaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Start- en finishboog
Baniersaantal 8
Pijlenbordenaantal 12
Routebordhoudersaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schenkbekersaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 12
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal 6 tot 8 weken vooraf definitief vast. Controleer niet alleen de afstand, maar markeer ook kruisingen, scherpe bochten, slecht wegdek en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
Vraag vergunningen, verkeersmaatregelen en eventuele toestemming voor de start- en finishlocatie direct na het vastleggen van de route aan. Houd voor de beoordeling rekening met meerdere weken en controleer ook je verzekering.
Open de inschrijving pas wanneer route, starttijd en veiligheidsinformatie vaststaan. Vraag dieetwensen meteen mee; die worden vaak pas op de evenementdag genoemd als je ze niet in het formulier opneemt.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 7 dagen vooraf. Wijs per routegedeelte een aanspreekpunt aan en geef mensen portofoons of opgeladen mobiele telefoons, zodat een melding over een valpartij niet via meerdere tussenpersonen hoeft te gaan.
Doe 1 tot 2 dagen voor de tocht een laatste materiaalcontrole. Test de geluidsinstallatie en microfoon, laad powerbanks op, controleer skeelers en beschermsets en leg reservewielen, inbussleutels, fietspompen en sleepkoorden bij de finish klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een skeelertocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route vastleggen, vergunningen en verkeersmaatregelen aanvragen, hulpverleners regelen en de inschrijving openen.
Welke veiligheidsmaterialen heb je nodig voor een skeelertocht?: Reken naast EHBO-materialen op pionnen, routepijlen, veiligheidshesjes en portofoons. Leg ook helmen, knie-, elleboog- en polsbeschermers klaar en zorg voor reservewielen, fietspompen en inbussleutels.
Wanneer moet je de route van een skeelertocht controleren?: Controleer de route bij het vastleggen en nogmaals 1 tot 2 dagen voor de tocht. Markeer gevarenzones opnieuw, controleer verkeersborden en kijk of wegwerkzaamheden of obstakels de route hebben gewijzigd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een skeelertocht?: Dat hangt af van de route en het aantal deelnemers, maar plan minimaal één vrijwilliger per belangrijk kruispunt of gevarenzone, plus een coördinator bij start en finish. Maak de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf en houd enkele mensen beschikbaar als reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.