Organiser une sortie en rollers, étape par étape

Une sortie en rollers se prépare d’abord comme un itinéraire sécurisé, puis comme un accueil bien réglé. Commencez par fixer définitivement le parcours et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les secouristes, les bénévoles, le balisage et le matériel de protection. Le jour J, les participants doivent pouvoir s’inscrire, récupérer leur dossard et trouver facilement le départ, l’arrivée et les zones à risque.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Arrêter définitivement l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Demander des mesures de circulation
2 personnes
6
Désigner les secouristes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Créer le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le parcours en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
14
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
15
Baliser les zones dangereuses
2 personnes
16
Imprimer la liste des participants
17
Préparer les dossards
2 personnes
18
Trier les bracelets
19
Imprimer les cartes d'itinéraire
20
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
21
Vérifier les rollers et les équipements de protection
2 personnes
22
Vérifier le matériel de premiers secours
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
6 personnes
26
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
27
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
28
Installer la table traiteur
3 personnes
29
Raccorder la sonorisation
2 personnes
30
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
31
Tracer l’itinéraire
6 personnes
32
Tenir les postes de circulation
8 personnes
33
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

34
Vérifier les inscriptions
3 personnes
35
Distribuer les dossards
2 personnes
36
Distribuer le matériel de location
2 personnes
37
Informer les participants
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Encadrer le sas de départ
4 personnes
42
Donner le signal de départ
2 personnes
43
Encadrer les postes de circulation
8 personnes
44
Approvisionner les postes de ravitaillement
3 personnes
45
Aider les incidents
3 personnes
46
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
47
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
48
Accueillir les finishers
2 personnes
49
Distribuer de l'eau
2 personnes
50
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
51
Fournir la musique
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Accompagner les derniers participants
3 personnes

Suivi

54
Démonter les postes du parcours
6 personnes
55
Récupérer les panneaux de signalisation
4 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Démonter les tentes de fête
6 personnes
58
Démonter la sono
2 personnes
59
Réfrigérer les restes
2 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Vérifier la route pour les déchets
3 personnes
66
Publier les résultats des participants
67
Gérer les objets trouvés
68
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de cateringqté 4
Chaises pliantesqté 20
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 40
Flèches de directionqté 80
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Casques de rollersqté 20
Genouillèresqté 20
Coudièresqté 20
Protèges-poignetsqté 20
Roues de rechangeqté 24
Clés Allenqté 6
Pompes à véloqté 4
Cordons de tractionqté 4
Gilets de sécuritéqté 30
Cartes d'itinéraireqté 150
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 12
Ruban de signalisationqté 4
Gilets de sécuritéqté 16
Lampes de pocheqté 8
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Ruban imperméableqté 8
Cordeqté 2
Mètres rubansqté 2
Chronomètresqté 4
Clochettes à mainqté 2
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Gants jetablesqté 4
Compresses froidesqté 20
Couvertureqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Téléphones portablesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Bannièresqté 8
Panneaux de directionqté 12
Supports de panneaux d’itinéraireqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Gobelets de serviceqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 12
Torchonsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire avant toute communication : vérifiez chaque portion, repérez les zones dangereuses et prévoyez des flèches, des cônes et des panneaux visibles aux changements de direction.
Lancez les inscriptions seulement après avoir vérifié les autorisations, l’assurance et le lieu de départ et d’arrivée. Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire afin d’éviter les réponses de dernière minute.
Répartissez les bénévoles sur des postes précis : inscription, départ, points sensibles, ravitaillement et arrivée. Donnez-leur des gilets de sécurité et des talkies-walkies ou des téléphones chargés.
Préparez les dossards, bracelets et cartes d’itinéraire par ordre ou par groupe avant l’ouverture. Imprimez aussi la liste des participants : une connexion défaillante ne doit pas bloquer l’accueil.
Faites un contrôle du matériel avant l’installation : casques, genouillères, coudières, protège-poignets, roues de rechange, clés Allen et pompes. Remplissez les glacières et testez la sonorisation, le microphone, les rallonges et les batteries externes le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie en rollers ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’itinéraire, les autorisations, l’assurance, le lieu de départ et d’arrivée, puis de recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il demander les autorisations pour une sortie en rollers ?: Déposez les demandes dès que l’itinéraire est arrêté, idéalement 6 semaines avant la sortie. Les mesures de circulation et les éventuelles modifications du parcours doivent être confirmées avant la publication en ligne.
Combien de bénévoles prévoir pour une sortie en rollers ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point sensible et 2 personnes pour l’inscription et l’arrivée. Ajoutez des responsables de groupe selon la taille du peloton et faites la répartition définitive 7 jours avant l’événement.
Que vérifier la veille d’une sortie en rollers ?: Contrôlez l’itinéraire, le balisage, les panneaux, les rollers et les protections, ainsi que le matériel de premiers secours. Préparez les dossards, bracelets, cartes et la liste des participants au plus tard la veille.

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