Zo organiseer je een skatewedstrijd zonder gaten in de planning

Begin niet met obstakels of muziek, maar met de wedstrijdopzet en de locatie. Leg vast hoeveel deelnemers je aankunt, welke categorieën meedoen en hoe de rondes verlopen. Controleer daarna vergunningen, verzekering, muziektoestemming en de veiligheidsmaatregelen. Pas wanneer de basis staat, regel je jury, vrijwilligers, materialen en communicatie. Zo voorkom je dat inschrijvingen sneller binnenkomen dan je startindeling, juryformulieren of EHBO-organisatie aankunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdcategorieën vaststellen
2 personen
4
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
5
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Toestemming voor muziek regelen
9
Juryleden vastleggen
2 personen
10
Wedstrijdleider aanwijzen
11
EHBO-contact vastleggen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Aanmeldformulier openen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Deelnemerslijst bijwerken
18
Startindeling maken
2 personen
19
Juryformulieren maken
20
Draaiboek afdrukken
21
Bewegwijzering ontwerpen
22
Prijzen bestellen
23
Materiaal reserveren
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Prijzen en medailles controleren
27
Materiaal ophalen
2 personen
28
Weersverwachting controleren
29
Vrijwilligersbriefing versturen
30
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
31
Terrein schoonvegen
4 personen
32
Barrières plaatsen
4 personen
33
Obstakels opstellen
4 personen
34
Start- en finishlijn markeren
2 personen
35
Jurytafel opstellen
2 personen
36
Registratietafel opstellen
2 personen
37
Publieksvakken markeren
3 personen
38
Partytenten opzetten
4 personen
39
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
40
Geluidsset aansluiten
2 personen
41
Microfoon testen
2 personen
42
Jurytafel voorzien van formulieren
2 personen
43
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
44
Dranken koud zetten
3 personen
45
Eten voorbereiden
4 personen
46
Prijzen uitstallen
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

48
Deelnemers registreren
4 personen
49
Startnummers uitdelen
2 personen
50
Inrijden begeleiden
3 personen
51
Openingsuitleg geven
52
Wedstrijdonderdeel begeleiden
6 personen
53
Jurybeoordelingen verzamelen
3 personen
54
Publiek informeren
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Eten serveren
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Kwalificatieresultaten verwerken
2 personen
59
Finalisten omroepen
60
Finale begeleiden
6 personen
61
Finalescores controleren
3 personen
62
Winnaars bekendmaken
2 personen
63
Prijzen uitreiken
3 personen
64
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
65
Terrein afsluiten
3 personen

Nazorg

66
Obstakels afbreken
4 personen
67
Barrières verwijderen
4 personen
68
Tenten afbreken
4 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Geluidsset uitschakelen
2 personen
71
Afval verzamelen
4 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Materialen inpakken
3 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Restanten opbergen
2 personen
77
Uitslagen publiceren
78
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Jurytafel
Registratietafel
Klapbarrenaantal 2

Sportmateriaal

Skateboardobstakelsaantal 6
Startnummersaantal 100
Startnummerbandenaantal 100
Wedstrijdhesjesaantal 12
Pionnenaantal 40
Afzethekkenaantal 24
Afzetlintaantal 8
Rubberen mattenaantal 8
Bezemaantal 4
Bladblazer
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 8

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Powerbanksaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Laptop
Printer
Mobiele betaalterminal
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Waterkannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdspandoek
Richtingsbordenaantal 10
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Prijzentafelbord

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende handgelaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het wedstrijdformat vóór je het aanmeldformulier opent. Leg per categorie vast hoeveel deelnemers starten, hoeveel minuten een run duurt en hoeveel deelnemers doorgaan naar de volgende ronde.
Controleer de ondergrond en de publieksroute minstens enkele weken vooraf. Plan afzethekken, afzetlint en rubberen matten rond obstakels en kabels, en houd een vrije doorgang voor EHBO.
Wijs één wedstrijdleider aan en geef juryleden vaste formulieren. Laat de wedstrijdleider de startindeling, tijdsblokken en beslissingen coördineren; de jury beoordeelt dan volgens dezelfde criteria.
Regel vrijwilligers niet alleen voor opbouw en bar, maar ook voor registratie, startbegeleiding en opruimen. Maak uiterlijk 1 week vooraf een rooster met namen, beginuren en een vervanger per kritieke taak.
Test geluid, microfoons, portofoons en betaalapparatuur vóór de wedstrijddag. Leg verlengkabels, stekkerdozen, batterijen en powerbanks klaar en druk het draaiboek, de deelnemerslijst en de juryformulieren af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een skatewedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 8 weken voor een kleinschalige skatewedstrijd en langer als vergunningen, verzekering of muziektoestemming nodig zijn. Open de inschrijving pas nadat locatie, format, categorieën en veiligheidsplan zijn gecontroleerd.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een skatewedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden per wedstrijdonderdeel, plus 1 wedstrijdleider die niet tegelijk hoeft te jureren. Bij meerdere categorieën of parallelle onderdelen heb je per gelijktijdige baan een aparte jurybezetting nodig.
Hoeveel tijd moet je reserveren voor de inschrijving en startindeling?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd. Gebruik die periode om de deelnemerslijst te controleren, startnummers toe te wijzen, categorieën te verdelen en de startindeling af te drukken.
Wat moet je regelen voor de veiligheid bij een skatewedstrijd?: Werk minimaal 2 weken vooraf een veiligheidsplan uit met afzetting, een vrije EHBO-route, toezicht en een contactpersoon voor EHBO. Controleer op de dag zelf de ondergrond, obstakels, kabels en publiekszones vóór de eerste deelnemer start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.