Zo organiseer je een schoolsportdag zonder chaos

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met de randvoorwaarden: datum, locatie, sportonderdelen en het aantal deelnemers. Daarna kun je groepen indelen, velden reserveren en bepalen hoeveel scheidsrechters, vrijwilligers en materiaal nodig zijn. Werk op de dag zelf met duidelijke tijden, routebordjes en één centrale registratieplek. Controleer uiterlijk de dag ervoor het weer, de sportmaterialen, de catering en de deelnemerslijsten; juist die laatste controles worden vaak te laat gedaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Sportonderdelen vaststellen
3 personen
3
Deelnemersaantallen inventariseren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Teams en groepen indelen
3 personen
8
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
9
Sportvelden reserveren
10
Muziekvoorziening reserveren
11
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Scheidsrechters instrueren
2 personen
14
EHBO-contact regelen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Wedstrijdkaarten afdrukken
18
Route- en terreinbordjes maken
2 personen
19
Medailles en prijzen controleren
2 personen
20
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
21
Catering ophalen
2 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Deelnemersinformatie klaarleggen
2 personen
24
Terrein inspecteren
3 personen
25
Sportvelden uitzetten
5 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Partytenten opzetten
4 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Sportmateriaal per onderdeel klaarleggen
4 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
EHBO-punt inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
4 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Lunchpakketten klaarzetten
4 personen
35
Muziek en microfoon testen
2 personen
36
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
37
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Teamkleuren uitdelen
3 personen
40
Opening en veiligheidsuitleg geven
2 personen
41
Warming-up begeleiden
3 personen
42
Estafettes begeleiden
6 personen
43
Voetbalwedstrijden begeleiden
6 personen
44
Volleyballwedstrijden begeleiden
4 personen
45
Atletiekonderdelen begeleiden
6 personen
46
Scores registreren
3 personen
47
Water uitdelen
3 personen
48
Sportmateriaal verplaatsen
3 personen
49
Finales begeleiden
6 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
52
Lunchbuffet serveren
5 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Afval rond het terrein verzamelen
3 personen
55
Vrije sportactiviteiten begeleiden
5 personen
56
Muziek verzorgen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Afsluiting aankondigen
60
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

61
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
63
Catering opruimen
4 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Afvalcontainers legen
3 personen
67
Terrein schoonmaken
5 personen
68
Materialen droog en compleet opbergen
3 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering opslaan
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelboxen reinigen
2 personen
73
EHBO-materialen aanvullen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Foto's en uitslagen delen
2 personen
76
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Biertafelsetsaantal 6
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Volleybalaantal 8
Basketballenaantal 8
Handballenaantal 8
Tennisballenaantal 30
Estafettestokkenaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeringshoedjesaantal 100
Springtouwenaantal 20
Hoepelsaantal 20
Hordenaantal 12
Mattenaantal 10
Startblokkenaantal 8
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 12
Teamhesjesaantal 120
Scorebordenaantal 8
Korfbalpalenaantal 2
Voetbaldoelenaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Basketbalstandaardsaantal 2
Waterjerrycansaantal 8
Drinkbekersaantal 250

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Megafonenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220
Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Lintenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Terreinbordjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 12

Catering

Boodschappen
Thermoskannenaantal 8
Waterdispensersaantal 4
Drankkrattenaantal 12
Medaillesaantal 36
Bekers voor winnaarsaantal 12
Sportprijzenaantal 12
Naamstickersaantal 250
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Scoreformulierenaantal 200
Klembordenaantal 20
Polsbandjesaantal 250
Pleistersetsaantal 4
Wegwerpkoelelementenaantal 20
Nooddekensaantal 6
Zonnebrandcrèmeaantal 8
Regenponcho'saantal 30
Paraplu'saantal 10
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 6
Afzetlintaantal 6
Touwaantal 4
Krattenaantal 20
Handdoekenaantal 12
Opbergboxenaantal 12
Transportkaraantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Desinfectiesprayaantal 4
Handvegersaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Koelboxen voor dieetvoedingaantal 2

Tips

Leg de sportonderdelen en tijdsblokken eerst vast. Reserveer daarna pas de velden en maak het wedstrijdschema, zodat je geen groepen plant op een terrein of tijdstip dat niet beschikbaar is.
Tel deelnemers per groep en noteer dieetwensen vóór je de catering bestelt. Houd de deelnemerslijst en wedstrijdkaarten op papier bij de registratietafel; een telefoon is bij een drukke start geen betrouwbare back-up.
Geef vrijwilligers en scheidsrechters een korte instructie met hun starttijd, plek en taak. Plan bij elk sportonderdeel een aanspreekpunt en leg fluitjes, stopwatches, scoreborden en reserveballen vooraf klaar.
Zet het terrein op de ochtend zelf uit en controleer of doelen, netten, palen en markeringshoedjes veilig staan. Plaats routebordjes naar registratie, velden, catering en EHBO voordat de eerste leerlingen aankomen.
Regel water op meerdere punten en vul koelboxen vóór de start. Controleer één dag vooraf de weersverwachting en bepaal wanneer je partytenten, extra drinkbekers of een aangepast programma nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolsportdag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en sportonderdelen. Reserveer velden, muziekvoorziening en catering zodra het deelnemersaantal bekend is; de laatste week gebruik je voor indeling, materiaalcontrole en instructies.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolsportdag?: Reken minimaal 1 begeleider per sportonderdeel en 2 mensen voor registratie en algemene coördinatie. Bij meerdere groepen tegelijk is 1 vrijwilliger per groep praktischer, zodat wedstrijden niet stilvallen door vragen of zoekgeraakte deelnemers.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een schoolsportdag?: Maak een voorlopig schema zodra de groepen en beschikbare velden bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Werk het uiterlijk 3 dagen voor de sportdag definitief uit en druk dan ook de wedstrijdkaarten af.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een schoolsportdag?: Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 2 uur voor de start. Bepaal vooraf welke onderdelen je inkort of verplaatst, waar deelnemers kunnen schuilen en wie de beslissing over uitstel of aanpassing communiceert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.