Organiser une journée sportive scolaire sans imprévu

Commencez par fixer la date, le lieu et les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine ensuite les équipes, les groupes, le planning des matchs et le nombre d’arbitres nécessaires. Prévoyez un déroulé distinct pour l’accueil, les rotations, les pauses et la remise des récompenses. Les oublis les plus fréquents concernent la météo, le balisage des terrains, les besoins alimentaires et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir les épreuves sportives
3 personnes
3
Recenser le nombre de participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Répartir les équipes et les groupes
3 personnes
8
Établir le programme de la compétition
3 personnes
9
Réserver les terrains de sport
10
Réserver la sonorisation
11
Passer la commande traiteur
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Briefer les arbitres
2 personnes
14
Prévoir un contact de premiers secours
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer la liste des participants
17
Imprimer les cartes du concours
18
Créer des panneaux de route et de site
2 personnes
19
Vérifier les médailles et les prix
2 personnes
20
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
21
Récupérer le catering
2 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Préparer les informations des participants
2 personnes
24
Inspecter le site
3 personnes
25
Délimiter les terrains de sport
5 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les tentes de fête
4 personnes
28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
29
Préparer le matériel de sport par épreuve
4 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer les lunch-packs
4 personnes
35
Tester la musique et le micro
2 personnes
36
Inscrire les bénévoles
2 personnes
37
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

38
Enregistrer les participants
4 personnes
39
Distribuer les couleurs de l’équipe
3 personnes
40
Donner l'ouverture et les consignes de sécurité
2 personnes
41
Animer l'échauffement
3 personnes
42
Encadrer les relais
6 personnes
43
Encadrer les matchs de football
6 personnes
44
Encadrer les matchs de volley-ball
4 personnes
45
Encadrer les épreuves d’athlétisme
6 personnes
46
Enregistrer les scores
3 personnes
47
Distribuer de l'eau
3 personnes
48
Déplacer le matériel sportif
3 personnes
49
Encadrer les finales
6 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
52
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Ramasser les déchets autour du site
3 personnes
55
Encadrer les activités sportives libres
5 personnes
56
Fournir la musique
57
Préparer la remise des prix
2 personnes
58
Assurer la remise des prix
3 personnes
59
Annoncer la clôture
60
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Ranger le service traiteur
4 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Vider les conteneurs à déchets
3 personnes
67
Nettoyer le site
5 personnes
68
Ranger le matériel au sec et complet
3 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Stocker la restauration restante
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer les glacières
2 personnes
73
Réapprovisionner les fournitures de premiers secours
74
Rassembler les objets trouvés
75
Partager les photos et les résultats
2 personnes
76
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Volley-ballqté 8
Ballons de basketqté 8
Ballons de handballqté 8
Balles de tennisqté 30
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 60
Cônes de balisageqté 100
Cordes à sauterqté 20
Cerceauxqté 20
Haiesqté 12
Tapisqté 10
Blocs de départqté 8
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 12
Chasubles d’équipeqté 120
Panneaux de scoreqté 8
Poteaux de korfbalqté 2
Buts de footballqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Paniers de basketqté 2
Bidons d'eauqté 8
Gobeletsqté 250

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 8
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Gobelets réutilisablesqté 250
Pichets à caféqté 6
Louchesqté 12

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Rubansqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux de terrainqté 20
Panneaux de directionqté 12

Catering

Courses
Thermosqté 8
Distributeurs d'eauqté 4
Casiers de boissonsqté 12
Médaillesqté 36
Trophées pour les gagnantsqté 12
Prix sportifsqté 12
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Feuilles de scoreqté 200
Presse-papiersqté 20
Braceletsqté 250
Trousses de pansementsqté 4
Packs de froid jetablesqté 20
Couvertures de survieqté 6
Crème solaireqté 8
Ponchos de pluieqté 30
Parapluiesqté 10
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ruban de balisageqté 6
Cordeqté 4
Caissesqté 20
Serviettesqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Chariot de transportqté 2

Nettoyage

Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Spray désinfectantqté 4
Balais à mainqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à batterieqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Glacières pour aliments diététiquesqté 2

Conseils

Clôturez les inscriptions au moins 10 jours avant la journée : vous aurez le temps de répartir les élèves par équipes, d’imprimer la liste des participants et de signaler les besoins alimentaires.
Construisez le programme par rotations plutôt qu’épreuve par épreuve. Ajoutez 10 à 15 minutes entre deux créneaux pour les déplacements, les changements de matériel et les retards.
Attribuez chaque terrain à un bénévole et à un arbitre, puis faites un briefing de 20 minutes avant l’accueil. Précisez les règles, les horaires, les scores et la personne à contacter en cas de problème.
Inspectez le site la veille ou le matin même : délimitez les terrains avec des cônes, vérifiez les buts et les filets, installez les panneaux de direction et gardez un passage libre vers les premiers secours.
Préparez une zone d’accueil avec table d’inscription, chasubles, programme et informations pratiques. Remplissez les glacières avant le début et répartissez les bidons d’eau et les gobelets sur les différents espaces sportifs.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une journée sportive scolaire ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu, les terrains et la sonorisation, puis gardez les deux dernières semaines pour les inscriptions, le programme et la répartition des bénévoles.
Combien de temps faut-il prévoir entre deux épreuves sportives ?: Prévoyez au moins 10 minutes entre deux épreuves pour les déplacements et la remise en place du matériel. Pour un changement de terrain ou de discipline, comptez plutôt 15 minutes.
Quand faut-il répartir les élèves en équipes ?: Faites la répartition 7 à 10 jours avant l’événement, une fois les inscriptions vérifiées. Imprimez ensuite les listes, les chasubles et les cartes du concours, avec une copie de secours pour l’accueil.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée sportive scolaire ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Définissez à l’avance les espaces couverts, le report éventuel et la personne chargée d’informer les participants.

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