Zo organiseer je een schoolschaaktoernooi

Begin met de datum, speellocatie en het toernooiformat. Daarna leg je vast hoeveel leeftijdsgroepen en prijscategorieën er zijn, zodat je inschrijvingen en wedstrijdschema daarop aansluiten. Plan tijd voor het controleren van contactgegevens, dieetwensen en schoolbegeleiders. In de laatste week maak je de definitieve deelnemerslijst, print je wedstrijdkaarten en controleer je per speeltafel een compleet bord, stukken, klok en scoremateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Speellocatie vastleggen
3
Toernooiformat bepalen
2 personen
4
Prijscategorieën vaststellen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Contactgegevens controleren
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Schoolbegeleiders bevestigen
13
Schaaktafels reserveren
14
Catering reserveren
15
Prijzen bestellen
16
Spelregels uitschrijven
2 personen
17
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
18
Indeling per leeftijd maken
2 personen
19
Arbiters instrueren
2 personen
20
Plattegrond maken
21
Informatiebericht versturen
22
Aanmeldingen sluiten
23
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
24
Naambadges voorbereiden
2 personen
25
Wedstrijdkaarten printen
26
Uitslagenformulieren printen
27
Bewegwijzering printen
28
Boodschappenlijst controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Prijzen en bekers controleren
31
Schaakmateriaal sorteren
2 personen
32
Draaiboek printen
33
Catering voorbereiden
3 personen
34
Dranken koelen
2 personen

Event

35
Locatie openen
2 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Stoelen plaatsen
3 personen
38
Schaakborden klaarleggen
3 personen
39
Schaakstukken klaarleggen
3 personen
40
Klokken instellen
2 personen
41
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
42
Informatieborden ophangen
2 personen
43
Prijzentafel inrichten
44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Naambadges uitdelen
2 personen
46
Startuitleg geven
2 personen
47
Eerste ronde begeleiden
4 personen
48
Uitslagen verwerken
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Tweede ronde begeleiden
4 personen
53
Derde ronde begeleiden
4 personen
54
Pauze aankondigen
55
Vierde ronde begeleiden
4 personen
56
Vijfde ronde begeleiden
4 personen
57
Kruisfinales begeleiden
4 personen
58
Finale begeleiden
4 personen
59
Eindstanden controleren
2 personen
60
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
61
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Schaakstukken verzamelen
3 personen
64
Schaakborden verzamelen
3 personen
65
Schaakklokken verzamelen
2 personen
66
Tafels afbreken
4 personen
67
Stoelen terugzetten
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
2 personen
70
Locatie schoonmaken
3 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Materialen terugbrengen
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Uitslagen archiveren
75
Deelnemers bedanken
76
Prijslijst publiceren
77
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 80
Ontvangsttafel
Prijzentafel

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 40
Schaakstukkenaantal 40
Schaakklokkenaantal 40
Reservebordenaantal 4
Reservestukkenaantal 4
Scoreblokkenaantal 80
Pennenaantal 100
Klembordenaantal 10
Bekersaantal 12
Medaillesaantal 20
Certificatenaantal 80
Wisselbeker
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidspreker
Microfoon
Megafoon
Powerbanksaantal 3

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Theelepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveertraysaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Startbord
Rondebordjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 6
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas op de toernooidag. Plan de sluiting minimaal 7 dagen vooraf, zodat je de deelnemers per leeftijd kunt indelen en het wedstrijdschema kunt maken.
Reserveer per partij een schaakbord, schaakklok en scoreblok en leg daarnaast reserveborden en reservestukken klaar. Bij 20 tafels heb je dus minimaal 20 complete sets nodig, plus enkele reserves.
Stuur het informatiebericht uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Vermeld daarin de starttijd, speellocatie, groepsindeling, benodigde begeleiding en wat deelnemers bij aankomst moeten doen.
Wijs arbiters vooraf hun rol toe en geef de spelregels schriftelijk door. Plan vóór de eerste ronde een korte instructie van 15 minuten, vooral over klokgebruik, remise en het registreren van uitslagen.
Richt de ruimte in met een aparte ontvangsttafel en prijzentafel en test laptop, printer, microfoon en verlengsnoeren vóór de opening. Zet catering en dieetwensen naast de deelnemerslijst, zodat niemand bij het uitserveren wordt vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolschaaktoernooi organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna en sluit ze minimaal 7 dagen voor het toernooi, zodat je indeling en schema definitief kunt maken.
Hoeveel schaakborden heb je nodig voor een schoolschaaktoernooi?: Voor een ronde met 40 spelers heb je 20 schaakborden nodig, omdat twee spelers één bord gebruiken. Reken daarnaast op 2 tot 4 reserveborden en voldoende reservestukken.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een schoolschaaktoernooi?: Maak het schema nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de deelnemers per leeftijd zijn ingedeeld. Doe dat uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat arbiters en begeleiders het kunnen controleren.
Wat moet je een week voor een schoolschaaktoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, contactgegevens, schoolbegeleiders, catering en prijzen. Print in de laatste week ook naambadges en wedstrijdkaarten en test de apparatuur op locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.