Zo organiseer je een scholierenloop

Begin met de datum, start- en finishlocatie en een route die past bij de leeftijd en conditie van de leerlingen. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO en toiletten voordat je scholen uitnodigt. Zodra de inschrijving openstaat, verwerk je aanmeldingen, oudercontacten en dieetwensen en deel je de startgroepen in. In de laatste week draait alles om routecontrole, startnummers, vrijwilligersbriefing, materiaal en een duidelijke weersbeslissing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Hardlooproutes uitzetten
3 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Toiletten reserveren
7
EHBO-voorziening reserveren
8
Scholen benaderen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Routekaart publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Startgroepen indelen
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Oudercontacten controleren
2 personen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Posten langs de route indelen
2 personen
18
Startnummers ontwerpen
19
Startnummers afdrukken
2 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Medaillelinten controleren
22
Prijzen bestellen
23
Routebriefing voorbereiden
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Startpakketten samenstellen
4 personen
28
Prijzen en medailles verpakken
2 personen
29
Routepijlen sorteren
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Terrein schoonmaken
3 personen
33
Tenten opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Inschrijftafels inrichten
2 personen
36
Cateringtafel inrichten
3 personen
37
Drankpunten inrichten
3 personen
38
Routepijlen plaatsen
5 personen
39
Verkeershekken plaatsen
4 personen
40
Kilometerborden plaatsen
2 personen
41
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
42
Geluidsinstallatie testen
2 personen
43
EHBO-tafel inrichten
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

45
Routeposten bemannen
8 personen
46
Deelnemers ontvangen
4 personen
47
Startnummers uitdelen
4 personen
48
Laatste inschrijvingen verwerken
2 personen
49
Startgroepen omroepen
50
Warming-up begeleiden
2 personen
51
Startschot geven
52
Tussentijden registreren
3 personen
53
Finishers registreren
4 personen
54
Medailles uitdelen
3 personen
55
Water uitdelen
4 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Prijzenceremonie begeleiden
3 personen
60
Uitslagen bekendmaken
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Routepijlen verwijderen
5 personen
63
Verkeershekken verwijderen
4 personen
64
Start- en finishboog afbreken
4 personen
65
Tenten afbreken
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelboxen leegmaken
2 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Materialen terugbrengen
2 personen
74
Restanten opbergen
2 personen
75
Uitslagen naar scholen sturen
76
Gevonden voorwerpen afhandelen
77
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedhoezenaantal 10

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Veiligheidsspeldenaantal 800
Start- en finishboog
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 10
Markeerlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 40
Verkeershekkenaantal 20
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 10
Medaillesaantal 350
Bekersaantal 12
Prijzenaantal 12
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40

Apparatuur

Megafonenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 20
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Herbruikbare bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koffiefiltersaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdoekenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballongewichtenaantal 12
Pijlenbannersaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route niet pas op de wedstrijddag uit. Zet routepijlen, kilometerborden, markeerlint en verkeerskegels vooraf op een plattegrond en controleer elk kruispunt met de mensen die daar komen te staan.
Wacht niet met verkeersmaatregelen en vergunningen tot de inschrijving opent. Controleer meteen welke aanvragen nodig zijn; zonder goedkeuring kunnen start- en finishlocatie of route alsnog wijzigen.
Maak startgroepen op basis van leeftijd of afstand en druk de deelnemerslijst en startnummers pas af nadat de laatste aanmeldingen en oudercontacten zijn gecontroleerd. Houd enkele lege nummers achter voor correcties op de dag zelf.
Plan meer vrijwilligers dan alleen de posten langs de route. Je hebt ook mensen nodig voor start en finish, registratie, materiaal, EHBO-ondersteuning en het begeleiden van leerlingen die te laat of verdwaald zijn.
Doe de materiaal- en weerscontrole uiterlijk de dag ervoor. Test megafonen, luidsprekers, microfoons, stopwatches en verlengsnoeren en leg medailles, bekers, prijzen, klemborden en pennen per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scholierenloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, route, vergunningen en verkeersmaatregelen. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je genoeg tijd houdt voor startgroepen en vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een scholierenloop?: Reken op minimaal één vrijwilliger per routepost en voeg mensen toe voor registratie, start, finish, materiaal en begeleiding. Tel daarnaast een kleine reserveploeg mee; bij een route met 10 posten heb je al snel 15 tot 20 vrijwilligers nodig.
Wanneer deel je de startgroepen voor een scholierenloop in?: Verwerk eerst alle aanmeldingen, oudercontacten en eventuele dieetwensen en deel de groepen ongeveer 3 tot 5 dagen vooraf in. Print de definitieve deelnemerslijst en startnummers pas na de laatste controle.
Wat regel je voor de veiligheid bij een scholierenloop?: Controleer vooraf vergunningen en verkeersmaatregelen, zet routepijlen, verkeerskegels en verkeershekken klaar en reserveer EHBO. Plan uiterlijk de dag voor de loop een routebriefing en geef iedere post een duidelijke plek en instructie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.