Organiser une course des élèves, étape par étape

Une course des élèves se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une compétition. Commence par fixer la date, le lieu de départ et d’arrivée, le parcours et les autorisations nécessaires. Enchaîne ensuite les inscriptions, la répartition des départs et le recrutement des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier le balisage, les contacts des parents, le matériel et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Balisage des parcours de course
3 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Demander des mesures de circulation
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Réserver les toilettes
7
Réserver le dispositif de premiers secours
8
Contacter les écoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Publier la carte du parcours
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Répartir les groupes de départ
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Vérifier les contacts parents
2 personnes
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les postes le long du parcours
2 personnes
18
Concevoir les dossards
19
Imprimer les dossards
2 personnes
20
Imprimer la liste des participants
21
Vérifier les rubans des médailles
22
Commander les prix
23
Préparer le briefing de l’itinéraire
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Composer les kits de démarrage
4 personnes
28
Emballer les prix et les médailles
2 personnes
29
Trier les flèches de parcours
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Nettoyer le site
3 personnes
33
Monter les tentes
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer les tables d'inscription
2 personnes
36
Installer la table traiteur
3 personnes
37
Mettre en place les points boissons
3 personnes
38
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
39
Installer des barrières de circulation
4 personnes
40
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
41
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
42
Tester le système de sonorisation
2 personnes
43
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

45
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
46
Accueillir les participants
4 personnes
47
Distribuer les dossards
4 personnes
48
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
49
Annoncer les groupes de départ
50
Animer l'échauffement
2 personnes
51
Donner le coup d’envoi
52
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
53
Enregistrer les arrivants
4 personnes
54
Distribuer les médailles
3 personnes
55
Distribuer de l'eau
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Encadrer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
60
Annoncer les résultats
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
63
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
64
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Ranger l'installation sonore
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rapporter le matériel
2 personnes
74
Ranger les restes
2 personnes
75
Envoyer les résultats aux écoles
76
Gérer les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Housses de nappesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de circulationqté 20
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 10
Médaillesqté 350
Gobeletsqté 12
Prixqté 12
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40

Équipement

Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 400
Couvertsqté 400
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Filtres à caféqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 12
Pompes de désinfectionqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 12
Bannières fléchéesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloque le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : publie une carte lisible et vérifie les mesures de circulation nécessaires au moins quelques semaines à l’avance. Une modification tardive complique les groupes de départ et l’information des familles.
Prévois un responsable pour chaque zone du parcours. Donne à chaque bénévole un poste précis, un horaire d’arrivée et un moyen de communication ; les sifflets et les mégaphones ne remplacent pas un briefing clair.
Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les élèves par groupes et imprimer les dossards. Vérifie ensuite les coordonnées des parents et les besoins alimentaires signalés, plutôt que de les rechercher le matin de la course.
Contrôle le matériel la veille : arche, flèches, cônes, ruban de balisage, barrières, chronomètres, médailles et épingles de sûreté. Compte les dossards et les médailles séparément et garde une petite réserve pour les erreurs d’impression ou les changements de dernière minute.
Consulte les prévisions météo et la liste des courses la veille au soir, puis une dernière fois le matin. Charge les batteries, teste les haut-parleurs et installe les tables, tentes et points d’eau avant l’arrivée des élèves.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course des élèves ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, réserver le départ et l’arrivée, organiser les secours et contacter les écoles. Garde les 7 derniers jours pour les vérifications et les ajustements.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course scolaire ?: Ouvre le formulaire une fois la date, le parcours et les règles de circulation confirmés. Ferme-le idéalement 7 à 10 jours avant la course afin d’établir les groupes, les dossards et la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une course des élèves ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et de ses croisements, mais prévois au minimum une personne par point à sécuriser, plus une équipe au départ, à l’arrivée et au ravitaillement. Attribue les postes au plus tard une semaine avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’une course des élèves ?: Vérifie la météo, les autorisations, la liste des courses, les contacts des parents et l’état du balisage. Teste aussi les chronomètres, microphones, haut-parleurs et batteries, et confirme la présence des secours et des toilettes.

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