Zo organiseer je een scholentoernooi zonder chaos

Begin bij de datum, locatie en spelvorm; pas daarna kun je inschrijvingen openen en teams indelen. Leg vroeg vast hoeveel teams en leeftijdsgroepen meedoen, hoeveel velden beschikbaar zijn en wie de wedstrijden begeleidt. De meeste problemen ontstaan vlak voor de start: ontbrekende teamgegevens, een te krap schema, onvoldoende scheidsrechters of materiaal dat op meerdere velden tegelijk nodig is. Werk daarom terug vanaf de toernooidag en geef elke voorbereiding een duidelijke deadline.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Wedstrijdvelden reserveren
4
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
5
Leeftijdsgroepen bepalen
2 personen
6
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
EHBO-bezetting regelen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Teamgegevens controleren
2 personen
17
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
18
Prijzen bestellen
19
Wedstrijdschema maken
2 personen
20
Poule-indeling maken
2 personen
21
Wedstrijdschema publiceren
22
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
23
Scheidsrechtersbriefing plannen
24
Locatie-instructies versturen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
28
Wedstrijdformulieren printen
2 personen
29
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
30
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Locatie openen
2 personen
33
Sportvloer controleren
2 personen
34
Velden uitzetten
4 personen
35
Doelen en netten plaatsen
4 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Stoelen opstellen
4 personen
38
Registratiebalie inrichten
2 personen
39
Cateringpunt inrichten
3 personen
40
Geluid en microfoon testen
2 personen
41
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
3 personen
42
Bewegwijzering ophangen
2 personen
43
EHBO-tafel inrichten
2 personen
44
Prijzen uitstallen
2 personen

Event

45
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
46
Scheidsrechters instrueren
2 personen
47
Teams registreren
4 personen
48
Teamtassen uitdelen
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
51
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
52
Publiek informeren
53
Dranken uitserveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Rustpauze begeleiden
3 personen
58
Tussenstanden publiceren
2 personen
59
Hapjes serveren
3 personen
60
Finaleronde begeleiden
6 personen
61
Finalisten aankondigen
62
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
63
Bedankwoord uitspreken
64
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

65
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
66
Velden afbouwen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Catering opruimen
3 personen
69
Afval naar containers brengen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Kleedkamers controleren
2 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Locatie schoon achterlaten
4 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
76
Uitslagen naar scholen sturen
77
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 3
Cateringtafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 12
Reserveballenaantal 6
Pionnenaantal 60
Markeerschijvenaantal 40
Starthesjesaantal 120
Teamhesjesaantal 80
Doelenaantal 6
Nettenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Wedstrijdhesjesaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Scharenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Startnummersaantal 120
Teamkaartenaantal 30
Programmaboekjesaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Infobordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Start- en finishlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezem en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast: datum, sportlocatie, wedstrijdvelden, leeftijdsgroepen en deelnemerslimiet. Zonder die keuzes kun je geen betrouwbare uitnodiging of inschrijfformulier maken.
Open de aanmeldingen pas nadat het wedstrijdreglement klaar is. Vermeld daarin onder meer speelduur, poule-indeling, wisselregels en wat er gebeurt bij gelijke standen; zo voorkom je discussies aan de wedstrijdtafel.
Controleer de teamgegevens 1 tot 2 weken voor het toernooi en verzamel dieetwensen tegelijk. Verstuur daarna één deelnemersbevestiging met aankomsttijd, locatie-instructies, kleedkamers en de uiterste wijzigingsdatum.
Maak het wedstrijdschema en vrijwilligersrooster uiterlijk 5 dagen vooraf. Plan niet alleen scheidsrechters, maar ook bezetting voor registratie, scoreborden, catering, omroep en EHBO.
Test de organisatie op locatie minimaal 1 dag vooraf. Controleer laptop, tablets, printer, verlengkabels, stekkerdozen en omroepinstallatie; leg per veld wedstrijdballen, reserveballen, pionnen, hesjes, fluitjes en stopwatches klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scholentoernooi organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, velden en leeftijdsgroepen. Reserveer scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de toernooidag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een scholentoernooi?: Verzamel eerst het definitieve aantal teams en deel ze per leeftijdsgroep in poules in. Rond het schema uiterlijk 5 dagen vooraf af en houd per wedstrijd ruimte voor wisselen, uitloop en veldverplaatsing.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een scholentoernooi?: Plan per wedstrijdrun minimaal één scheidsrechter en één aanspreekpunt voor de score of uitslag. Tel daar aparte bezetting bij op voor registratie, catering, EHBO en materiaal; maak het rooster minstens 5 dagen vooraf.
Wat moet je de deelnemers vooraf sturen?: Stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 1 week vooraf met aankomsttijd, locatie-instructies, wedstrijdschema, teamindeling en informatie over kleedkamers. Vraag ontbrekende teamgegevens en dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor het toernooi na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.