Zo organiseer je een schaatswedstrijd

Begin ongeveer zes tot acht weken vooraf met het wedstrijdformat, de regels en het aanmeldformulier. Daarna verwerk je de inschrijvingen, deel je startgroepen in en bevestig je deelnemers en juryleden. In de laatste week draait alles om het schema, de baanindeling, startnummers en techniek. Op de wedstrijddag heb je aparte plekken nodig voor registratie, jury en catering, plus een getest omroepsysteem en gecontroleerde stopwatches en rondetellers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Wedstrijdregels publiceren
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Startgroepen indelen
2 personen
8
Deelnemersbevestiging versturen
9
Juryleden bevestigen
10
Reserveringen maken
11
Muziek en omroep voorbereiden
12
Wedstrijdschema afdrukken
13
Startlijsten afdrukken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen
16
Prijzen en medailles controleren
17
Dranken koelen
2 personen
18
Startnummers sorteren
2 personen
19
Baanindeling controleren
3 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Jurytafel inrichten
2 personen
23
Cateringtafel inrichten
2 personen
24
Omroepinstallatie testen
2 personen
25
Stopwatches en tellers testen
2 personen
26
Startnummers klaarleggen
2 personen

Event

27
Jurybriefing geven
3 personen
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Startnummers uitdelen
2 personen
30
Warming-up begeleiden
2 personen
31
Openingsbriefing houden
2 personen
32
Startgroepen oproepen
2 personen
33
Ritten begeleiden
4 personen
34
Tijden registreren
3 personen
35
Ranglijsten bijwerken
2 personen
36
Dranken serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Publiek informeren
2 personen
40
Incidenten registreren
41
Finales aankondigen
42
Prijzen uitreiken
3 personen
43
Uitslagen publiceren
2 personen
44
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Materialen sorteren
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Uitslagen naar deelnemers sturen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 100
Pionnenaantal 20
Markeerschijvenaantal 30
Starthoorn
Stopwatchesaantal 6
Rondetellersaantal 4
Fluitjesaantal 4
Juryhesjesaantal 8
Startblokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermosbekersaantal 20
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Decoratie

Pijlbordenaantal 12
Wedstrijdpostersaantal 6
Podiumlintaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Papieraantal 2
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Nietmachineaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
IJspriemenaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vloertrekkersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Tips

Leg het format vast voordat je uitnodigingen verstuurt: bepaal onder meer afstanden, leeftijds- of niveaugroepen, startwijze en tijdregistratie. Publiceer de regels uiterlijk tegelijk met het aanmeldformulier, zodat je later geen uitzonderingen hoeft uit te leggen.
Sluit de inschrijving minimaal 10 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die deadline om dieetwensen te verzamelen, startgroepen te maken en deelnemersbevestigingen met aankomsttijd, baaninformatie en praktische regels te versturen.
Maak het wedstrijdschema en de startlijsten uiterlijk 3 dagen vooraf. Print reserve-exemplaren en sorteer de startnummers per groep; op de dag zelf voorkom je zo zoeken bij de registratietafel.
Plan opbouwtijd vóór de eerste start: reken minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, jurytafel, baanmarkering en catering. Test de omroepinstallatie, draadloze microfoon, speaker, stopwatches en rondetellers voordat deelnemers binnenkomen.
Controleer de koude en warme catering niet pas tijdens de pauze. Koel dranken vooraf in koelboxen, vul thermoskannen en zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar; houd ook verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schaatswedstrijd organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met het format, de regels en de inschrijving. Sluit de aanmelding ongeveer 10 dagen voor de wedstrijddag, zodat je nog tijd hebt voor startgroepen, startlijsten en deelnemersbevestigingen.
Hoe maak je een startlijst voor een schaatswedstrijd?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en deel deelnemers daarna in startgroepen in. Maak de startlijsten uiterlijk 3 dagen vooraf, controleer namen en groepen en druk per groep minstens één werkexemplaar plus een reserve af.
Wat moet je op de wedstrijddag testen?: Test vóór de eerste start de starthoorn, stopwatches, rondetellers, fluitjes en de omroepinstallatie. Reserveer hiervoor minimaal 30 minuten en controleer ook draadloze microfoon, speaker, stroomaansluitingen en powerbanks.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een schaatswedstrijd?: Plan minstens 90 minuten voor het plaatsen van tafels en stoelen, het inrichten van registratie, jury en catering en het controleren van de baanindeling. Laat juryleden en organisatoren eerder komen dan deelnemers, zodat de registratie op tijd kan openen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.