Zo organiseer je een schaaktoernooi zonder chaos

Begin niet met tafels neerzetten, maar met het wedstrijdformat. Bepaal hoeveel spelers je aankunt, hoeveel rondes je speelt en hoeveel tijd één partij krijgt. Leg daarna het reglement en de inschrijving vast, zodat deelnemers vooraf weten waar ze aan toe zijn. Test het pairingsysteem met een kleine deelnemerslijst en controleer al het schaakmateriaal minstens één dag eerder. Op de toernooidag draait alles om een korte registratie, een duidelijk schema en een zaal die vóór de eerste ronde klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Toernooireglement maken
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie ophangen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
10
Prijzen bestellen
11
Schaakmateriaal controleren
2 personen
12
Pairingsysteem testen
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
14
Catering bestellen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Deelnemerslijst printen
19
Wedstrijdschema printen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Schaakborden klaarleggen
2 personen
23
Klokken instellen
2 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Cateringtafel inrichten
2 personen
26
Wegwijzers ophangen
2 personen
27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Toernooi openen
29
Rondes begeleiden
3 personen
30
Uitslagen registreren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Pauzetafels opruimen
2 personen
34
Eindstanden controleren
2 personen
35
Prijzen uitreiken
2 personen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Schaakmateriaal verzamelen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Materialen controleren
2 personen
43
Locatie afsluiten
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Uitslagen publiceren
46
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Cateringtafelaantal 2

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 20
Schaakstukkenaantal 20
Schaakklokkenaantal 20
Reserve schaakklokkenaantal 2
Schaakboekenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Wifi-router

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Openersaantal 3

Decoratie

Toernooibanner
Wegwijzerbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Prijzenaantal 5
Tafelkledenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Kies het format en de speeltijd vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld ook hoeveel rondes en welke meldtijd gelden; zonder die informatie krijg je op de wedstrijddag late wijzigingen.
Test het pairingsysteem met minimaal 6 voorbeeldspelers en controleer of een oneven aantal spelers correct wordt verwerkt. Print daarnaast een deelnemerslijst en wedstrijdschema als back-up wanneer de laptop of wifi uitvalt.
Controleer per bord een schaakklok én leg reserveklokken klaar. Stel alle klokken vooraf in; dat voorkomt dat de eerste ronde 10 tot 15 minuten later begint door verschillende instellingen.
Plan registratie 30 tot 45 minuten vóór de eerste ronde. Richt één tafel in voor aanmeldingen en naamkaartjes, en houd de catering apart zodat spelers niet door elkaar lopen bij binnenkomst.
Bestel catering pas nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Koel dranken vooraf en zet koffie, water en bekers klaar voordat de zaal opent; tijdens een ronde heb je geen tijd om nog boodschappen te doen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een schaaktoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor een klein toernooi. Reserveer de zaal, bepaal het format en maak het reglement eerst; plan de materiaal- en pairingsysteemtest uiterlijk 1 dag vooraf.
Hoeveel schaakborden heb je nodig voor een toernooi?: Voor een ronde heb je één bord, één set stukken en één schaakklok per twee spelers nodig. Bij 24 deelnemers zijn dat 12 complete speelsets; leg daarnaast 1 of 2 reserveklokken klaar.
Hoe lang duurt een schaaktoernooi met 5 rondes?: Plan per ronde de maximale speeltijd plus ongeveer 10 minuten voor uitslagen en nieuwe pairings. Bij partijen van 30 minuten per speler kan 5 rondes inclusief pauzes al snel 4 tot 5 uur duren.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een schaaktoernooi maken?: Maak het basisformat minstens 1 week vooraf en werk het deelnemersschema bij tot de inschrijving sluit. Print op de dag zelf een definitieve deelnemerslijst en een reservekopie voordat de eerste ronde start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.