Zo organiseer je een schaaktoernooi zonder chaos

Begin met de datum, locatie en het toernooiformaat; die drie keuzes bepalen hoeveel tafels, schaaksets, klokken en begeleiding je nodig hebt. Werk daarna het rondeschema en reglement uit voordat je deelnemers uitnodigt. Houd inschrijvingen, betalingen en dieetwensen centraal bij en controleer materiaal minstens een week vooraf. Op de dag zelf draait alles om een strakke registratie, duidelijke indelingen en een plan voor defecte klokken of ontbrekende spelers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Speellocatie reserveren
3
Toernooiformaat bepalen
2 personen
4
Rondeschema opstellen
5
Reglement uitschrijven
6
Prijzengeld vastleggen
2 personen
7
Scheidrechters vastleggen
8
Inschrijfformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Toernooi online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Betalingen controleren
15
Startgeld bevestigen
16
Prijzen bestellen
17
Certificaten voorbereiden
18
Speelsets inventariseren
2 personen
19
Klokken testen
2 personen
20
Reservebatterijen testen
21
Wedstrijdformulieren printen
22
Aanwezigheidslijsten printen
23
Indelingstafels printen
24
Reglementen printen
25
Naambadges voorbereiden
2 personen
26
Routebeschrijving versturen
27
Catering reserveren
28
Boodschappenlijst controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Prijzen ophalen
31
Speelsets klaarzetten
2 personen
32
Apparatuur opladen
33
Boodschappen sorteren
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Locatie openen
2 personen
36
Zaal controleren
2 personen
37
Tafels opstellen
4 personen
38
Stoelen plaatsen
3 personen
39
Schaakborden klaarleggen
3 personen
40
Schaakstukken klaarleggen
3 personen
41
Schaakklokken plaatsen
3 personen
42
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
43
Registratietafel inrichten
2 personen
44
Cateringtafel inrichten
2 personen
45
Koffie en thee zetten
2 personen

Event

46
Deelnemers ontvangen
3 personen
47
Aanwezigheid registreren
2 personen
48
Startnummers uitdelen
2 personen
49
Openingsuitleg geven
50
Eerste ronde starten
2 personen
51
Partijen begeleiden
3 personen
52
Uitslagen innemen
2 personen
53
Volgende ronde indelen
2 personen
54
Rondeaankondigingen doen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Snacks serveren
2 personen
58
Pauzetafels schoonhouden
59
Toiletartikelen controleren
60
Tussenstanden publiceren
61
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
62
Eindstand controleren
2 personen
63
Prijsuitreiking houden
2 personen
64
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Schaakstukken verzamelen
3 personen
66
Schaakborden verzamelen
3 personen
67
Schaakklokken verzamelen
2 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
2 personen
70
Afval verzamelen
2 personen
71
Zaal schoonmaken
3 personen
72
Keuken schoonmaken
2 personen
73
Uitslagen archiveren
74
Deelnemers uitslag mailen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven catering opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Speeltafelsaantal 32
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Cateringtafelsaantal 3
Prijzentafel

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 36
Schaakstukkenaantal 36
Schaakklokkenaantal 36
Reserve-schaaksetsaantal 4
Reserve-schaakklokkenaantal 4
Demonstratiebord
Magnetische schaakstukken
Wedstrijdformulierenaantal 500
Scorekaartenaantal 100
Startnummersaantal 70
Reglementmappenaantal 10
Uitslagenbord
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 8
Whiteboardwisseraantal 2
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillesaantal 12
Certificatenaantal 70
Notatieblokkenaantal 40

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Opladersaantal 4
Powerbanksaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2
Presentatiescherm
Kabelhaspel

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 2
Opslagbakkenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 70
Rondebordjesaantal 36
Wegwijspijlenaantal 8
Prijzendisplay

Verlichting

Tafellampenaantal 8
Reserve-ledlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handvegeraantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Kruimeldief

Tips

Leg het formaat vast vóór je het toernooi publiceert. Noteer per ronde de speeltijd, pauzes en uiterste eindtijd, zodat deelnemers weten hoeveel uur ze moeten reserveren.
Plan de zaal op basis van het aantal deelnemers plus ruimte voor registratie, catering en een prijzentafel. Zet de registratietafel minimaal 45 minuten vóór de eerste ronde klaar.
Test schaakklokken, laptops, printer en presentatiescherm uiterlijk 7 dagen vooraf. Leg reservebatterijen, reserve-schaaksets en reserve-schaakklokken apart klaar; die worden vaak pas gemist als een partij al begonnen is.
Sluit de deelnemerslijst 48 uur vóór de eerste ronde af en controleer daarna betalingen en startgeld. Print op de avond ervoor de aanwezigheidslijsten, indelingstafels, wedstrijdformulieren en reglementen.
Maak de eerste ronde niet afhankelijk van mondelinge uitleg. Hang het reglement zichtbaar op, geef elke speler een naambadge en gebruik een demonstratiebord om indelingen en uitslagen centraal toe te lichten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een schaaktoernooi te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een klein schaaktoernooi. Reserveer de locatie en leg het formaat in de eerste week vast; sluit inschrijvingen uiterlijk 48 uur voor de start.
Hoeveel schaakklokken heb je nodig voor een schaaktoernooi?: Je hebt één schaakklok per gelijktijdige partij nodig. Plan daarnaast minstens 2 reserve-schaakklokken, zodat één defect exemplaar het rondeschema niet stillegt.
Wanneer moet je de indeling van een schaaktoernooi maken?: Maak een voorlopige deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf en verwerk wijzigingen tot 48 uur voor de start. Controleer op de dag zelf de aanwezigen voordat je de eerste indeling definitief maakt.
Hoe lang duurt een schaaktoernooi?: Dat hangt af van het aantal rondes en de speeltijd. Tel per ronde de maximale partijduur, ongeveer 10 tot 15 minuten voor indeling en uitslagen, plus minimaal 30 minuten voor registratie en pauzes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.