Organiser un tournoi d’échecs, étape par étape

Commencez par fixer la date, le lieu et le format avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de rondes, la cadence et la taille du tournoi déterminent ensuite le planning, le règlement et le nombre de jeux nécessaires. Prévoyez une personne pour l’arbitrage et une autre pour suivre les inscriptions, les paiements et les résultats. Les oublis les plus fréquents concernent les pendules testées trop tard, les documents imprimés en quantité insuffisante et les jeux de réserve.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2
Réserver le lieu de jeu
3
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
4
Établir le planning des tours
5
Rédiger le règlement
6
Fixer les prix
2 personnes
7
Constituer les arbitres
8
Créer le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le tournoi en ligne
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Vérifier les paiements
15
Confirmer les frais d'inscription
16
Commander les prix
17
Préparer les certificats
18
Inventorier les sets de jeu
2 personnes
19
Tester les horloges
2 personnes
20
Tester les batteries de rechange
21
Imprimer les formulaires de match
22
Imprimer les listes de présence
23
Imprimer les tableaux d'organisation
24
Imprimer le règlement
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Envoyer les indications d'accès
27
Réserver le catering
28
Vérifier la liste des courses
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Récupérer les prix
31
Installer les kits de jeu
2 personnes
32
Recharger les appareils
33
Trier les courses
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Ouvrir le lieu
2 personnes
36
Vérifier la salle
2 personnes
37
Installer les tables
4 personnes
38
Installer les chaises
3 personnes
39
Préparer les échiquiers
3 personnes
40
Disposer les pièces d’échecs
3 personnes
41
Installer les horloges d’échecs
3 personnes
42
Préparer les feuilles de match
2 personnes
43
Installer la table d'inscription
2 personnes
44
Installer la table traiteur
2 personnes
45
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

46
Accueillir les participants
3 personnes
47
Enregistrer la présence
2 personnes
48
Distribuer les dossards
2 personnes
49
Donner les consignes d’ouverture
50
Lancer le premier tour
2 personnes
51
Accompagner les groupes
3 personnes
52
Récupérer les résultats
2 personnes
53
Répartir pour la prochaine manche
2 personnes
54
Faire les annonces au micro
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
57
Servir des snacks
2 personnes
58
Garder les tables de pause propres
59
Vérifier les articles de toilette
60
Publier les classements intermédiaires
61
Préparer la remise des prix
2 personnes
62
Vérifier le score final
2 personnes
63
Organiser la remise des prix
2 personnes
64
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

65
Rassembler les pièces d'échecs
3 personnes
66
Rassembler les échiquiers
3 personnes
67
Rassembler les horloges d'échecs
2 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
2 personnes
70
Rassembler les déchets
2 personnes
71
Nettoyer la salle
3 personnes
72
Nettoyer la cuisine
2 personnes
73
Archiver les résultats
74
Envoyer les résultats aux participants par e-mail
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Ranger le catering restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de jeuqté 32
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de cateringqté 3
Table des prix

Matériel de sport

Échiquiersqté 36
Pièces d’échecsqté 36
Pendules d'échecsqté 36
Jeux d’échecs de rechangeqté 4
Horloges d’échecs de réserveqté 4
Panneau de démonstration
Pièces d'échecs magnétiques
Fiches de matchqté 500
Fiches de scoreqté 100
Numéros de départqté 70
Classeurs de règlementqté 10
Tableau des résultats
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Effaceur pour tableau blancqté 2
Trophéesqté 6
Médaillesqté 12
Certificatsqté 70
Blocs-notesqté 40

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeursqté 4
Batteries externesqté 2
Téléphone mobileqté 2
Écran de présentation
Enrouleur de câble

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 2
Bacs de rangementqté 6
Pinces de serviceqté 6
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 70
Assiettes rondesqté 36
Flèches directionnellesqté 8
Présentoir des prix

Éclairage

Lampes de tableqté 8
Ampoules LED de rechangeqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Balayetteqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Aspirateur à main

Conseils

Définissez le format avant de publier le formulaire : indiquez le nombre de rondes, la cadence, les horaires prévus et les règles de départage. Les joueurs doivent savoir exactement à quoi s’inscrire.
Bloquez le planning avec une marge entre les rondes. Ajoutez au moins 15 minutes pour l’annonce des résultats, les retards et le déplacement des joueurs avant la ronde suivante.
Calculez le matériel à partir du nombre de parties simultanées : prévoyez un échiquier, un jeu de pièces et une pendule par table, plus plusieurs jeux et pendules de réserve.
Testez chaque pendule et les batteries de rechange avant l’ouverture des portes. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, chargeurs et l’ordinateur si les résultats sont saisis sur place.
Préparez les documents la veille : règlement, listes de présence, feuilles de partie, tableaux d’organisation, badges et certificats. Gardez une version numérique, mais imprimez assez d’exemplaires pour éviter une file à l’imprimante.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’échecs ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour un tournoi ouvert aux inscriptions. Ce délai permet de réserver le lieu, publier le règlement, suivre les paiements et commander les prix sans urgence.
Combien d’échiquiers faut-il pour un tournoi ?: Comptez un échiquier, un jeu de pièces et une pendule par partie jouée simultanément. Ajoutez au minimum 2 jeux complets et 1 à 2 pendules de réserve pour remplacer rapidement le matériel défectueux.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi d’échecs ?: Fermez-les 3 à 7 jours avant le tournoi si le nombre de places est limité. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les paiements, mettre à jour la liste des participants et imprimer les documents.
Que préparer la veille d’un tournoi d’échecs ?: Installez ou regroupez les tables, chaises, échiquiers, pendules et documents, puis testez tout le matériel électronique. Préparez aussi les badges et les certificats afin que l’accueil ne ralentisse pas le début de la première ronde.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.