Zo organiseer je een schaaktoernooi

Begin met het toernooiformaat en het verwachte aantal deelnemers. Daarmee bepaal je hoeveel rondes, tafels, schaakklokken en wedstrijdformulieren je nodig hebt. Reserveer daarna de locatie en werk toe naar één bijgewerkte deelnemerslijst, een duidelijk wedstrijdschema en vaste toernooiregels. Op de speeldag draait alles om een snelle registratie, goed ingestelde klokken en een opstelling waarbij iedereen zonder zoeken zijn bord en tafel vindt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformaat bepalen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Schaaktafels inventariseren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Prijzen bestellen
8
Schaakklokken regelen
9
Toernooiregels opstellen
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Prijzengeld gereedmaken
13
Wedstrijdformulieren printen
14
Naamkaartjes printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Prijzen en materialen verzamelen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen neerzetten
3 personen
21
Schaakborden klaarleggen
3 personen
22
Schaakklokken instellen
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Informatieborden ophangen
2 personen
26
Techniek testen
2 personen

Event

27
Deelnemers registreren
3 personen
28
Toernooiregels toelichten
29
Eerste ronde begeleiden
3 personen
30
Tussenstanden verwerken
2 personen
31
Tweede ronde begeleiden
3 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Derde ronde begeleiden
3 personen
35
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
36
Finaleronde begeleiden
3 personen
37
Eindstand controleren
2 personen
38
Winnaars huldigen
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Schaakmateriaal verzamelen
4 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Uitslagen publiceren
47
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Schaakmateriaal

Schaakbordenaantal 28
Schaakstukkenaantal 28
Schaakklokkenaantal 28
Reserve schaaksetsaantal 3
Reserve schaakklokkenaantal 3
Scoreblokkenaantal 60
Pennenaantal 60
Toernooimap

Registratie

Naamkaartjesaantal 60
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Inschrijfformulierenaantal 60
Klembordenaantal 6
Tafelnummerkaartenaantal 14
Wedstrijdformulierenaantal 120
Prikbord
Papiertapeaantal 4

Catering

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiescherm

Decoratie

Toernooibanner
Rondebord
Trofeeënaantal 3
Medaillesaantal 10

Schoonmaak

Schoonmaaksponsjesaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 10
Emmersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6

Tips

Leg het formaat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per ronde de speeltijd, puntentelling en eventuele tiebreakregels; zo kunnen deelnemers zich gericht aanmelden en voorkom je discussies tijdens de wedstrijden.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen voor het toernooi definitief. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, tafelnummerkaarten, het wedstrijdschema en de aantallen koffie, water en andere catering.
Test en stel alle schaakklokken de dag ervoor in. Houd daarnaast reserve schaaksets en reserve schaakklokken apart klaar; bij een toernooi met meerdere rondes kost één defect onderdeel anders direct speeltijd.
Richt de registratietafel minimaal 45 minuten voor de eerste ronde in. Leg inschrijfformulieren, klemborden, pennen, naamkaartjes en de actuele deelnemerslijst daar samen neer, zodat late wijzigingen niet door de speelzaal lopen.
Zet tafels, stoelen en borden op basis van het wedstrijdschema klaar voordat deelnemers binnenkomen. Hang informatieborden op met de registratieplek, tafelindeling en ronde-instructies; dat voorkomt dat je dezelfde uitleg tientallen keren geeft.

Veelgestelde vragen

Hoeveel schaakborden heb ik nodig voor een schaaktoernooi?: Reken op één schaakbord per geplande partij. Bij 32 deelnemers heb je in de eerste ronde 16 borden nodig; houd daarnaast minimaal 1 of 2 reserve schaaksets achter de hand.
Hoe lang van tevoren moet ik een schaaktoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het formaat en de locatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren en sluit de deelnemerslijst 2 dagen voor de speeldag.
Hoeveel schaakklokken heb ik nodig voor een toernooi?: Je hebt per gelijktijdige partij één schaakklok nodig. Voor 32 deelnemers zijn dat 16 klokken, plus 1 of 2 reserveklokken om een defect tijdens een ronde direct op te vangen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de registratie?: Plan 30 tot 45 minuten voor registratie vóór de eerste ronde. Open de locatie minstens 60 minuten eerder, zodat je in het eerste kwartier de tafels, borden, klokken en registratietafel kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.