Zo organiseer je een schaaktoernooi

Begin met de zaal, het toernooiformaat en het wedstrijdreglement. Die keuzes bepalen hoeveel deelnemers je kunt aannemen, hoeveel schaakborden en klokken nodig zijn en hoeveel rondes passen binnen de beschikbare tijd. Open daarna de inschrijving en leg een duidelijke sluitingsdatum vast. In de laatste week verwerk je de aanmeldingen, bevestig je deelnemers, druk je het schema af en controleer je al het materiaal. Reserveborden, reserveklokken en een werkende printer voorkomen vertraging op de speeldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Toernooiformaat vastleggen
2 personen
3
Prijzengeld bepalen
2 personen
4
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
5
Toernooinaam registreren
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Promotie ophangen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemers bevestigen
14
Prijzen bestellen
15
Schaakmateriaal controleren
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Indeling tafels voorbereiden
2 personen
18
Boodschappen bestellen
2 personen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Wedstrijdschema afdrukken
21
Boodschappen ophalen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Broodjes voorbereiden
3 personen
24
Prijzen inpakken

Event

25
Zaal openen
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Schaakborden klaarzetten
4 personen
29
Schaakklokken instellen
2 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Cateringtafel inrichten
3 personen
32
Wegwijzers ophangen
2 personen
33
Deelnemers registreren
3 personen
34
Startgeld controleren
2 personen
35
Toernooiregels toelichten
36
Eerste ronde begeleiden
3 personen
37
Uitslagen verwerken
2 personen
38
Broodjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Overgebleven hapjes aanvullen
2 personen
41
Rondes begeleiden
4 personen
42
Pauzes aankondigen
43
Einduitslag controleren
2 personen
44
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
45
Bedankwoord uitspreken
46
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

47
Schaakmateriaal verzamelen
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Zaal schoonmaken
4 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Uitslagen publiceren
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Cateringtafelaantal 3

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 40
Schaakstukkenaantal 40
Schaakklokkenaantal 40
Reserve schaakbordenaantal 4
Reserve schaakklokkenaantal 4
Toernooiboekjesaantal 80
Scoreformulierenaantal 500
Pennenaantal 100
Presentatiebekeraantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 2
Megafon
Rekenmachinesaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Toernooibanner
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordenaantal 8
Prijslintaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld het aantal rondes, de speelduur per partij, de puntentelling en de manier waarop je gelijke standen beslist.
Plan de inschrijving met een sluitingsdatum van minimaal 7 dagen voor het toernooi. Zo houd je tijd over om deelnemers te bevestigen, dieetwensen te verzamelen en de tafels in te delen.
Controleer per speelbord één schaakbord, één set schaakstukken en één schaakklok. Leg daarnaast minstens twee reserveborden en twee reserveklokken klaar voor defecten of ontbrekend materiaal.
Druk de deelnemerslijst en het wedstrijdschema uiterlijk de dag ervoor af. Neem ook pennen, scoreformulieren, een laptop, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen mee; een lege printer of ontbrekende stroomaansluiting zorgt snel voor oponthoud.
Open de zaal minstens 60 minuten voor de eerste partij. Richt eerst de registratietafel in, zet daarna de tafels en stoelen volgens de indeling klaar en koel de dranken voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een schaaktoernooi te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een klein schaaktoernooi. Reserveer de zaal en bepaal het format in de eerste week; sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de speeldatum.
Hoeveel schaakborden heb ik nodig voor een schaaktoernooi?: Je hebt één schaakbord per gelijktijdige partij nodig. Leg daarnaast minimaal 2 reserveborden en 2 reserveklokken klaar, zodat een defect bord of een ontbrekende klok het schema niet stillegt.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een schaaktoernooi?: Verwerk eerst de definitieve deelnemerslijst en kies daarna de indeling per ronde. Druk het schema uiterlijk 1 dag vooraf af en neem een digitale versie mee op een laptop of mobiele telefoon.
Hoe laat moet je een schaaktoernooi voorbereiden?: Open de zaal minimaal 60 minuten voor de start. Gebruik het eerste halfuur voor tafels, borden en klokken en houd daarna ongeveer 30 minuten over voor registratie, laatste controles en vragen van deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.