Zo organiseer je een rugbytoernooi zonder verrassingen

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met datum, locatie en het wedstrijdformat. Pas daarna kun je teams uitnodigen, officials vastleggen en de benodigde veld- en kleedkamercapaciteit bepalen. Werk met één overzicht van teamcaptains, betalingen, dieetwensen en vrijwilligers. Plan de laatste week vooral voor controles: weersverwachting, materiaal, prijzen, formulieren en een alternatief bij slecht weer. Zo voorkom je dat een ontbrekende scheidsrechter, bal of veldmarkering op de toernooidag het programma vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Teams uitnodigen
2 personen
4
Inschrijfformulier versturen
5
Scheidsrechters benaderen
2 personen
6
Wedstrijdbegeleiders benaderen
2 personen
7
Vergunningen en meldingen controleren
8
Reservering sportvelden bevestigen
9
Reservering kleedkamers bevestigen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Contactgegevens teamcaptains vastleggen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
14
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
15
Reglement naar teams sturen
16
Deelnemerslijst controleren
2 personen
17
Betalingen controleren
18
Herinnering naar teams sturen
19
Prijzen en medailles bestellen
20
Weersverwachting controleren
21
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Sportmateriaal ophalen
2 personen
24
Prijzen en medailles controleren
25
Wedstrijdformulieren printen
26
Teamindeling en schema printen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Fruit en snacks portioneren
3 personen
29
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
30
Terreininspectie uitvoeren
2 personen
31
Velden uitzetten
4 personen
32
Doelen en beschermhoezen plaatsen
4 personen
33
Tenten en tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Kleedkamers controleren
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
EHBO-tafel inrichten
2 personen
40
Scheidsrechtersbriefing geven
2 personen

Event

41
Teamregistratie openen
3 personen
42
Teamrugbyshirts uitdelen
2 personen
43
Spelregels toelichten
2 personen
44
Opening en teamfoto maken
3 personen
45
Wedstrijden begeleiden
8 personen
46
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
47
Tijdwaarneming uitvoeren
2 personen
48
Waterpunten bemannen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Fruit en snacks serveren
3 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Kleedkamers tussentijds controleren
2 personen
55
Blessures registreren
2 personen
56
Finalewedstrijd begeleiden
6 personen
57
Eindstand controleren
2 personen
58
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
59
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
60
Laatste drankronde serveren
2 personen
61
Vertrek teams begeleiden
3 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

63
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
64
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
65
Velden vrijmaken
4 personen
66
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
67
Servies en materialen afwassen
3 personen
68
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
69
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
72
Geleend materiaal retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
74
Borg en sleutels terugbrengen
75
Uitslagen naar teams sturen
76
Bedankbericht naar vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Bankenaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Sportmateriaal

Rugbyballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Veldmarkeringstapeaantal 8
Meetlintenaantal 2
Rugbydoelenaantal 4
Doelpaalbeschermersaantal 4
Trainingshesjesaantal 40
Fluitjesaantal 8
Reservevetersaantal 12
Waterjerrycansaantal 8
Drinkbekers voor spelersaantal 200
Koelboxenaantal 8
Handdoekenaantal 20
Reserveballenpompaantal 2
Balnaaldenaantal 10
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Prijzenaantal 4
Medaillesaantal 40
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Dekensaantal 4
Regenponcho'saantal 20

Apparatuur

Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Kassa'saantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxen voor cateringaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamnaambordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
A4-multibordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je teams uitnodigt. Noteer per wedstrijd de speelduur, rusttijd, veldindeling en maximale teamgrootte; daarmee kun je een realistisch schema maken in plaats van achteraf wedstrijden te schrappen.
Benader scheidsrechters en wedstrijdbegeleiders vroeg. Plan per veld een verantwoordelijke en houd reservecapaciteit achter de hand, want één afmelding kan bij een strak schema al snel 30 tot 60 minuten vertraging veroorzaken.
Sluit de inschrijving af met een vaste controledatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi. Controleer dan deelnemerslijst, contactgegevens van teamcaptains, betalingen en dieetwensen tegelijk en stuur direct een herinnering naar ontbrekende teams.
Maak het terrein logisch voor spelers en publiek: wijs kleedkamers, wedstrijdvelden, registratie, water en EHBO aan. Test scoreborden, stopwatches, megafoon en veldmarkering vóór de eerste wedstrijd; materiaal dat pas op de dag zelf wordt opgehaald, zorgt vaak voor de eerste vertraging.
Neem het weerplan uiterlijk 48 uur vooraf definitief door. Controleer partytenten, dekens en regenponcho's, bevestig wat er met de velden gebeurt bij slecht weer en zet water, drinkbekers, koelboxen en ijscompressen klaar voordat teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een rugbytoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een toernooi met meerdere teams. In die periode leg je locatie en format vast, nodig je teams uit en regel je scheidsrechters, vergunningen, materiaal en vrijwilligers.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een rugbytoernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en de teamlijst is gecontroleerd, meestal 7 dagen voor het toernooi. Stuur het definitieve schema uiterlijk 48 uur vooraf naar de teamcaptains, samen met het reglement en praktische informatie.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een rugbytoernooi?: Plan minimaal één scheidsrechter per gelijktijdig gebruikt veld en regel daarnaast minstens één reserve. Bij twee velden heb je dus ten minste 3 benaderde scheidsrechters nodig, zodat één afmelding niet meteen het programma stillegt.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een rugbytoernooi?: Bevestig uiterlijk 48 uur vooraf wie beslist over afgelasting of verplaatsing en welk alternatief beschikbaar is. Controleer op de ochtend zelf de velden en zorg voor bescherming, dekens, regenponcho's, water en EHBO voordat de deelnemers aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.