Organiser un tournoi de rugby : la méthode

Commencez par fixer la date, le lieu et le format du tournoi avant de contacter les équipes. Les inscriptions, les arbitres, les autorisations et la réservation des terrains doivent être suivies dans un même calendrier. Ensuite, préparez le règlement, le programme des matchs et la répartition des bénévoles. Les derniers contrôles portent sur les paiements, la météo, le matériel, les récompenses et les documents nécessaires le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date et le lieu du tournoi
2 personnes
2
Définir le format du concours
2 personnes
3
Inviter les équipes
2 personnes
4
Envoyer le formulaire d’inscription
5
Contacter les arbitres
2 personnes
6
Prendre contact avec les responsables du concours
2 personnes
7
Vérifier les autorisations et les déclarations
8
Confirmer la réservation des terrains de sport
9
Confirmer la réservation des vestiaires
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Enregistrer les coordonnées des capitaines d’équipe
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
14
Établir le programme de la compétition
2 personnes
15
Envoyer le règlement aux équipes
16
Vérifier la liste des participants
2 personnes
17
Vérifier les paiements
18
Envoyer un rappel aux équipes
19
Commander les prix et médailles
20
Vérifier les prévisions météo
21
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
24
Vérifier les prix et les médailles
25
Imprimer les formulaires de match
26
Imprimer la répartition des équipes et le planning
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Répartir les fruits et les en-cas
3 personnes
29
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
30
Effectuer l’inspection du site
2 personnes
31
Délimiter les espaces
4 personnes
32
Installer les buts et les housses de protection
4 personnes
33
Installer les tentes et les tables
4 personnes
34
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Vérifier les vestiaires
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Donner le briefing des arbitres
2 personnes

Événement

41
Ouvrir l’enregistrement de l’équipe
3 personnes
42
Distribuer les maillots de rugby des équipes
2 personnes
43
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
44
Ouverture et photo de l’équipe
3 personnes
45
Encadrer les matchs
8 personnes
46
Suivre les scores du match
2 personnes
47
Chronométrer
2 personnes
48
Tenir les points d’eau
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les vestiaires entre-temps
2 personnes
55
Enregistrer les blessures
2 personnes
56
Encadrer la finale
6 personnes
57
Vérifier le score final
2 personnes
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Organiser la remise des prix
3 personnes
60
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
61
Accompagner le départ des équipes
3 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

63
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
64
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
65
Libérer des emplacements
4 personnes
66
Collecter et trier les déchets
4 personnes
67
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
68
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
69
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Rendre la caution et les clés
75
Envoyer les résultats aux équipes
76
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 8
Bancsqté 12
Nappesqté 10

Matériel de sport

Ballons de rugbyqté 12
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Mètres rubansqté 2
Buts de rugbyqté 4
Protections de poteaux de butqté 4
Chasubles d’entraînementqté 40
Siffletsqté 8
Lacets de rechangeqté 12
Bidons d'eauqté 8
Gobelets pour les joueursqté 200
Glacièresqté 8
Serviettesqté 20
Pompe à ballons de réserveqté 2
Aiguilles de ballonqté 10
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4
Prixqté 4
Médaillesqté 40
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Couverturesqté 4
Ponchos de pluieqté 20

Équipement

Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 6
Batteries externesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Caissesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 100
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacières pour le traiteurqté 4
Thermosqté 6
Plateauxqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de noms d’équipeqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux multiples A4qté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les terrains, les vestiaires et les arbitres au moins 8 à 12 semaines avant le tournoi. Sans ces confirmations, vous risquez de devoir modifier le format ou le nombre d’équipes.
Fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant la compétition. Demandez dès le formulaire les coordonnées du capitaine, les besoins alimentaires et la confirmation du paiement.
Envoyez le règlement et le programme provisoire aux équipes 7 jours avant le tournoi. Un rappel 48 heures avant permet de vérifier les horaires, les effectifs et les éventuels changements.
Préparez le matériel par zone : terrains, arbitrage, accueil et secours. Contrôlez notamment les ballons, cônes, chasubles, chronomètres, panneaux de score, sifflets et pompe de réserve la veille.
Établissez un plan météo de secours avant la dernière semaine. Vérifiez les prévisions 72 heures puis 24 heures avant l’événement, et prévoyez l’information à transmettre aux capitaines si les conditions changent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de rugby ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains et les vestiaires, contacter les arbitres, obtenir les autorisations et finaliser les inscriptions.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de rugby ?: Fermez les inscriptions 3 à 4 semaines avant le tournoi. Vous pourrez ainsi établir le programme, vérifier les paiements, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles.
Quand envoyer le règlement aux équipes ?: Envoyez-le au plus tard 7 jours avant la compétition, avec les horaires et les consignes pratiques. Faites un dernier rappel 48 heures avant pour confirmer la présence et l’heure d’arrivée.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de rugby ?: Contrôlez les réservations, les listes de participants, les paiements, les prévisions météo et tout le matériel. Vérifiez aussi les prix, les médailles, les formulaires de match et les trousses de premiers secours.

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