Zo organiseer je een roeiwedstrijd zonder last-minute problemen

Een roeiwedstrijd organiseren begint niet met boten klaarleggen, maar met het vastleggen van het format, de locatie en de veiligheidsaanpak. Daarna regel je vergunningen, jury, tijdwaarneming, baanindeling en reddingsmiddelen voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste weken verwerk je inschrijvingen, maak je startnummers en deel je vrijwilligers in. Op de wedstrijddag moeten start, finish, communicatie en noodprocedures onafhankelijk van elkaar kunnen doorlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Reddingsmiddelen reserveren
6
Jury en tijdwaarnemers vastleggen
2 personen
7
Start- en finishindeling maken
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemers bevestigen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Startlijst publiceren
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Reddingspost afspreken
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Materiaal en boten controleren
3 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Startnummers klaarleggen
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Prijzen en certificaten klaarleggen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Briefingdocumenten afdrukken
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Start- en finishgebied inrichten
4 personen
30
Boeien en baanmarkering plaatsen
4 personen
31
Veiligheidsboot controleren
3 personen
32
Reddingsmiddelen klaarleggen
2 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Tijdwaarneming testen
3 personen
35
Communicatiemiddelen testen
3 personen
36
Catering voorbereiden
3 personen

Event

37
Deelnemers ontvangen
4 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Boten en ploegen controleren
3 personen
40
Jurybriefing houden
2 personen
41
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
42
Publiek verwelkomen
3 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Eerste race starten
4 personen
45
Races begeleiden
8 personen
46
Tijden registreren
3 personen
47
Uitslagen controleren
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Publieksinformatie verzorgen
2 personen
53
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
54
Prijsuitreiking houden
3 personen
55
Avondprogramma begeleiden
3 personen
56
Terreinverlichting controleren
2 personen
57
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Boeien en baanmarkering verwijderen
4 personen
59
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
60
Tenten afbreken
4 personen
61
Meubilair opruimen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Koelboxen legen
2 personen
64
Afval sorteren
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Uitslagen publiceren
67
Deelnemersberichten versturen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Boten en reddingsmiddelen retourneren
3 personen
70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 8
Riemenaantal 16
Startnummersaantal 80
Baanboeienaantal 24
Baanlijnenaantal 8
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 2
Reddingsboeienaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Werplijnenaantal 4
Reservepeddelsaantal 4
Startblokkenaantal 8
Waterdichte scorebordenaantal 2
Medaillelintenaantal 30
Trofeeënaantal 6
Certificaatmappenaantal 80

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Tabletsaantal 3
Portofoonsaantal 10
Megafoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Waterdichte telefoonhoezenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Waterkannenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Wedstrijdpostersaantal 6
Sponsorbannersaantal 8
Prijzentafelbord

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Bliksemersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de start- en finishindeling eerst vast. Daarmee bepaal je hoeveel boten, startnummers, baanboeien, baanlijnen en tijdwaarnemers je nodig hebt.
Regel vergunningen en het veiligheidsplan ruim vóór de uitnodigingen worden verstuurd. Leg ook vast waar de reddingspost komt en wie met reddingsboeien, reddingsvesten en werplijnen handelt.
Open de inschrijving zodra locatie en format definitief zijn en verzamel dieetwensen meteen mee. Bevestig deelnemers pas nadat je startnummers en de startlijst logisch hebt kunnen indelen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip, niet alleen per algemene rol. De start, finish, reddingspost, briefing en tijdwaarneming mogen niet afhankelijk zijn van één persoon met een portofoon.
Controleer materiaal en weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Leg waterdichte scoreborden, stopwatches, reservebatterijen en powerbanks klaar voordat de eerste ploeg arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roeiwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met format, locatie, vergunningen en veiligheid. Plan de inschrijving daarna open en reserveer jury, tijdwaarnemers en reddingsmiddelen uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd.
Wanneer moet je de startlijst van een roeiwedstrijd publiceren?: Publiceer de startlijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd, nadat aanmeldingen en startnummers zijn gecontroleerd. Zo hebben deelnemers tijd om briefingdocumenten en starttijden te bekijken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een roeiwedstrijd?: Reken voor een kleinschalige wedstrijd op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers: voor start, finish, tijdwaarneming, jury, briefing, ontvangst, materiaal en reddingspost. Bij meerdere banen of starts tegelijk heb je per extra onderdeel extra bezetting nodig.
Wanneer controleer je het weer voor een roeiwedstrijd?: Controleer de weersverwachting 48 uur en 24 uur vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Leg vooraf vast wie beslist over uitstel, aanpassing of afgelasting en hoe je deelnemers daarover informeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.