Organiser une course d’aviron, étape par étape

Une course d’aviron se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le lieu, puis les autorisations, la sécurité et les inscriptions. Ensuite, il faut verrouiller les équipages, les rôles des juges et chronométreurs, ainsi que le dispositif de départ et d’arrivée. Les oublis les plus gênants concernent souvent les secours, les besoins alimentaires, les batteries et les documents de briefing. Ce plan vous aide à répartir les 70 tâches et à contrôler les 61 éléments nécessaires avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Demander les autorisations
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Réserver les moyens de secours
6
Prévoir les juges et les chronométreurs
2 personnes
7
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les participants
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Publier la liste de départ
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Convenir du poste de secours
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier le matériel et les bateaux
3 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer les dossards
2 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Préparer les prix et certificats
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Imprimer les documents de briefing
26
Inspecter le site
3 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
30
Installer les cônes et le marquage de piste
4 personnes
31
Vérifier le bateau de sécurité
3 personnes
32
Préparer les équipements de sauvetage
2 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Tester le chronométrage
3 personnes
35
Tester les moyens de communication
3 personnes
36
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

37
Accueillir les participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Vérifier les bateaux et les équipes
3 personnes
40
Organiser le briefing du jury
2 personnes
41
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
42
Accueillir le public
3 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Lancer la première course
4 personnes
45
Encadrer les courses
8 personnes
46
Enregistrement des horaires
3 personnes
47
Vérifier les résultats
2 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Assurer l’information du public
2 personnes
53
Préparer la remise des prix
2 personnes
54
Organiser la remise des prix
3 personnes
55
Encadrer le programme du soir
3 personnes
56
Vérifier l'éclairage du site
2 personnes
57
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

58
Retirer les cônes et le marquage de piste
4 personnes
59
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
60
Démonter les tentes
4 personnes
61
Ranger le mobilier
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Vider les glacières
2 personnes
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Publier les résultats
67
Envoyer des messages aux participants
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner les bateaux et le matériel de sauvetage
3 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 60
Nappesqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 16
Numéros de départqté 80
Bouées de couloirqté 24
Lignes de pisteqté 8
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 2
Bouées de sauvetageqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Lignes de lancerqté 4
Pagaies de rechangeqté 4
Blocs de départqté 8
Tableaux de score étanchesqté 2
Rubans de médailleqté 30
Trophéesqté 6
Classeurs de certificatsqté 80

Équipement

Chronomètresqté 6
Tablettesqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Étuis étanches pour téléphoneqté 10
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du matchqté 6
Bannières sponsorsqté 8
Panneau de table des prix

Nettoyage

Balaiqté 2
Lampionsqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le format de la compétition et le lieu, puis demandez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les validations et adapter le parcours si nécessaire.
Traitez la sécurité comme un dispositif complet : poste de secours, moyens de secours, gilets de sauvetage, bouées, lignes de lancer et plan de circulation doivent être vérifiés avant la confirmation des participants.
Fermez les inscriptions assez tôt pour attribuer les numéros de départ, publier la liste et répartir les bénévoles. Une liste définitive au moins 3 jours avant la course évite de modifier les départs sur place.
Testez le chronométrage et les communications avant l’arrivée des équipages. Vérifiez les chronomètres, tablettes, talkies-walkies, mégaphones, batteries externes et piles de rechange le même jour.
Préparez séparément ce qui doit rester sec et ce qui doit être visible depuis l’eau : documents de briefing, tableaux de score étanches, panneaux, drapeaux de départ et fanions d’arrivée. Refroidissez les boissons et installez les tentes, tables et chaises avant le briefing.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, organiser les secours, ouvrir les inscriptions et confirmer les équipages.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course d’aviron ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, attribuer les numéros de départ et publier une liste fiable.
Que faut-il vérifier la veille d’une course d’aviron ?: La veille, contrôlez les bateaux, les gilets, les bouées, les lignes de couloir et les pagaies de rechange. Testez aussi les chronomètres, les talkies-walkies et toutes les batteries, puis imprimez les documents de briefing.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’aviron ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de départs, mais répartissez les bénévoles par fonctions distinctes : départ, arrivée, chronométrage, sécurité, accueil et ravitaillement. Finalisez cette répartition au moins 3 jours avant l’événement et donnez à chacun un poste et un moyen de communication.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.