Zo organiseer je een roeiwedstrijd

Begin met de datum, locatie en veiligheidsvoorwaarden voordat je deelnemers uitnodigt. Een roeiwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en startlijsten: vergunningen, reddingscapaciteit, jury, vrijwilligers en een duidelijke baanindeling moeten op tijd vaststaan. Open daarna de inschrijving, verwerk aanmeldingen en stuur deelnemersinformatie zodra tijden en startgroepen bekend zijn. In de laatste week controleer je het wedstrijdmateriaal, de boten en de locatie opnieuw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Juryleden bevestigen
13
EHBO-ondersteuning vastleggen
14
Reddingsboot indelen
2 personen
15
Start- en finishindeling maken
2 personen
16
Startlijsten opstellen
2 personen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
20
Boten inspecteren
3 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Prijzen en medailles ophalen

Event

24
Boten naar de steiger brengen
4 personen
25
Terrein inspecteren
2 personen
26
Tenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Start- en finishgebied inrichten
4 personen
29
Boeien en baanmarkering plaatsen
5 personen
30
Jurytafel inrichten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
33
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
34
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
35
Deelnemersregistratie openen
3 personen
36
Roeiers naar boten verwijzen
3 personen
37
Boten en uitrusting controleren
4 personen
38
Openingsbriefing geven
2 personen
39
Wedstrijdonderdelen starten
5 personen
40
Tijden en uitslagen registreren
3 personen
41
Roeiers bij de finish opvangen
3 personen
42
Dranken serveren
3 personen
43
Hapjes aanvullen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Publiek informeren
2 personen
46
Veiligheid op het water bewaken
4 personen
47
Uitslagen controleren
2 personen
48
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
49
Slotmededelingen verzorgen
50
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

51
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
52
Boeien en baanmarkering verwijderen
5 personen
53
Boten terugbrengen
4 personen
54
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
55
Servies en materialen afwassen
3 personen
56
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
57
Terrein schoonmaken
4 personen
58
Locatie opleveren
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
61
Uitslagen publiceren
62
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Afzethekkenaantal 12

Sportmateriaal

Wedstrijdbotenaantal 8
Reserveboot
Roeiriemenaantal 20
Startnummersaantal 120
Boeienaantal 40
Baanmarkeringaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Werplijnenaantal 4
Peddelsaantal 6
Wedstrijdhesjesaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 20

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Megafoonsaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheptangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Koffiefiltersaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Poetsdoekenaantal 20

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Prijzentafelkleed

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijddatum en locatie minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer direct welke vergunningen nodig zijn en reserveer ruimte voor start, finish, jury en publiek.
Maak het veiligheidsplan voordat je het inschrijfformulier opent. Leg vast wie de reddingsboot bedient, waar reddingsvesten en werplijnen liggen en hoe EHBO-ondersteuning bereikbaar is.
Plan vrijwilligers in per taak en tijdsblok. Voor start, finish, jury, ontvangst en terreinbeheer heb je per onderdeel een verantwoordelijke nodig; bevestig de indeling uiterlijk één week vooraf.
Maak start- en finishindeling pas definitief nadat de inschrijving sluit. Verstuur startlijsten en deelnemersinformatie minimaal 3 dagen voor de wedstrijd, zodat deelnemers hun nummer, tijd en verzamelpunt kennen.
Controleer boten, riemen, boeien, baanmarkering en stopwatches niet pas op de wedstrijddag. Doe een volledige materiaalcontrole in de laatste week en inspecteer de steiger en het terrein opnieuw op de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roeiwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en veiligheid. Plan de materiaalcontrole en terreininspectie in de laatste week en bevestig vrijwilligers en jury uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd.
Wanneer open je de inschrijving voor een roeiwedstrijd?: Open de inschrijving zodra datum, locatie, wedstrijdreglement en veiligheidskaders vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de inschrijving bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddag, zodat je startlijsten kunt maken.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie en startlijsten?: Stuur de deelnemersinformatie en voorlopige startlijsten minimaal 3 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het startnummer, de verzameltijd, het verzamelpunt, de baanindeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een roeiwedstrijd?: Reken op minimaal één verantwoordelijke per onderdeel: ontvangst, start, finish, jury, terrein en veiligheid. Bij meerdere startgroepen is een aparte vrijwilliger voor startnummers en tijdregistratie nodig; maak de definitieve indeling uiterlijk een week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.