Organiser une course d’aviron, étape par étape

Une course d’aviron se prépare d’abord à terre : date, lieu, autorisations et règlement doivent être verrouillés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite la sécurité sur l’eau, les jurés, les bénévoles et l’assistance de premiers secours. Le matériel demande une vérification séparée, notamment les bateaux, les rames, le balisage et le bateau de réserve. Les dernières heures servent surtout à installer la jetée, imprimer les listes de départ et transmettre les consignes aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Demander les autorisations
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Définir le règlement du concours
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Contacter les sponsors
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les jurés
13
Organiser l’assistance premiers secours
14
Répartir le bateau de sauvetage
2 personnes
15
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
16
Établir les listes de départ
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
18
Commander les prix et médailles
19
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
20
Inspecter les bateaux
3 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les prix et les médailles

Événement

24
Amener les bateaux à la jetée
4 personnes
25
Inspecter le site
2 personnes
26
Monter les tentes
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
29
Installer les cônes et le marquage de piste
5 personnes
30
Installer la table du jury
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
33
Aménager le point café et boissons
3 personnes
34
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
35
Ouvrir l’enregistrement des participants
3 personnes
36
Orienter les rameurs vers les bateaux
3 personnes
37
Vérifier les bateaux et l’équipement
4 personnes
38
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
39
Lancer les épreuves
5 personnes
40
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
41
Accueillir les rameurs à l’arrivée
3 personnes
42
Servir les boissons
3 personnes
43
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Informer le public
2 personnes
46
Veiller à la sécurité sur l’eau
4 personnes
47
Vérifier les résultats
2 personnes
48
Organiser la remise des prix
3 personnes
49
Préparer les annonces de clôture
50
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

51
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
52
Retirer les cônes et le marquage de piste
5 personnes
53
Rapporter les bateaux
4 personnes
54
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
55
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
56
Collecter et trier les déchets
3 personnes
57
Nettoyer le site
4 personnes
58
Remettre le lieu en état
2 personnes
59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
60
Ranger les courses restantes
2 personnes
61
Publier les résultats
62
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Barrières de sécuritéqté 12

Matériel de sport

Bateaux de compétitionqté 8
Bateau de réserve
Ramesqté 20
Numéros de départqté 120
Bouéesqté 40
Marquage de pisteqté 8
Chronomètresqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Lignes de lancerqté 4
Pagaiesqté 6
Maillots de compétitionqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 4
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pince de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Filtres à caféqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Nappe pour table des prix

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu plusieurs mois à l’avance, puis demandez les autorisations avant d’annoncer la course. Sans validation du site et du plan d’eau, les invitations peuvent devoir être repoussées.
Ouvrez les inscriptions uniquement quand le règlement, les catégories et les horaires sont définis. Fermez-les au moins 7 jours avant la course pour traiter les besoins alimentaires et établir les listes de départ.
Répartissez les bénévoles par zone et par créneau : départ, arrivée, jetée, accueil et sécurité. Confirmez les jurés et l’assistance de premiers secours au plus tard 2 semaines avant le jour J.
Préparez un contrôle du matériel la veille : bateaux de compétition, bateau de réserve, rames, gilets de sauvetage, bouées, chronomètres et marquage de piste. Apportez les bateaux à la jetée avant l’arrivée des équipages.
Imprimez les listes de départ, les numéros et les consignes avant l’ouverture du site. Testez le système de sonorisation, le microphone, les ordinateurs, l’imprimante et les rallonges au moins 2 heures avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévoyez au minimum 3 mois pour une course locale, et davantage si des autorisations nautiques ou administratives sont nécessaires. Les inscriptions peuvent être ouvertes une fois le règlement et le dispositif de sécurité validés.
Quand demander les autorisations pour une course d’aviron ?: Déposez les demandes dès que la date et le lieu sont choisis, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Attendez la confirmation avant d’envoyer les invitations définitives.
Quand fermer les inscriptions d’une course d’aviron ?: Fermez le formulaire environ 7 jours avant la course. Ce délai permet de contrôler les inscriptions, recueillir les informations alimentaires, préparer les listes et envoyer les horaires aux participants.
Que faut-il vérifier le matin d’une course d’aviron ?: Contrôlez le site, le balisage, les bouées, les bateaux, les rames, les gilets de sauvetage et le bateau de réserve. Faites aussi un test du son et prévoyez environ 2 heures avant le premier départ pour corriger un oubli.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.