Zo organiseer je een rivierfietstocht

Begin met de route, niet met de boodschappen. Leg eerst afstand, start- en finishlocatie, rustpunten en een alternatieve route vast. Daarna werk je het aantal deelnemers, vrijwilligers en de communicatie uit. Voor de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, zichtbare routeaanduiding, fietsreparaties en voldoende eten en drinken onderweg. Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en maak de definitieve deelnemerslijst voordat je materialen en porties klaarmaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
4
Alternatieve route bij slecht weer maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Routebestand en routekaarten maken
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Vrijwilligers indelen
13
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Routekaarten en polsbandjes klaarleggen
2 personen
16
Fietsnummers voorbereiden
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes en fruit portioneren
3 personen
19
Sandwiches voorbereiden
3 personen
20
EHBO- en reparatietassen vullen
2 personen
21
Telefoons en portofoons opladen

Event

22
Tafels en tenten klaarzetten
4 personen
23
Start- en finishgebied afzetten
2 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Fietsrekken plaatsen
2 personen
26
Routeborden plaatsen
3 personen
27
Rustpunten inrichten
4 personen
28
EHBO- en reparatiepunten klaarzetten
3 personen
29
Finishverlichting testen
2 personen
30
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
31
Ontvangsttafel bemannen
3 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Polsbandjes en fietsnummers uitdelen
2 personen
34
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
35
Groepen indelen
2 personen
36
Startfoto maken
37
Eerste fietsgroep begeleiden
2 personen
38
Middengroep begeleiden
2 personen
39
Laatste fietsgroep begeleiden
2 personen
40
Rustpunt bij kilometer twintig bemannen
2 personen
41
Rustpunt bij kilometer veertig bemannen
2 personen
42
Water en sportdrank uitdelen
3 personen
43
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Pechgevallen registreren
46
Fietsen repareren
2 personen
47
Eerste hulp verlenen
2 personen
48
Routeborden controleren
2 personen
49
Binnenkomende deelnemers afvinken
2 personen
50
Finishdrankjes serveren
2 personen
51
Sandwiches serveren
3 personen
52
Vegetarische maaltijden uitserveren
2 personen
53
Koffie en thee bijvullen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Finishgebied opruimen
4 personen
56
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

57
Routeborden verwijderen
3 personen
58
Rustpunten opruimen
4 personen
59
Tenten en tafels afbreken
4 personen
60
Servies en gereedschap reinigen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
3 personen
62
Afval afvoeren
2 personen
63
Materialen droog opbergen
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Verloren voorwerpen verzamelen
66
Routebestand archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Fietsrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Fietsnummersaantal 70
Polsbandjesaantal 70
Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 60
Bevestigingsbandenaantal 100
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Multitools voor fietsenaantal 4
Plaksetsaantal 6
Reserve fietskettingenaantal 2
Sloten voor materiaalaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterjerrycansaantal 8
Isolerende dekensaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidsscharenaantal 3

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Telefoonhoudersaantal 4
Powerbanksaantal 6
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Startbanner
Finishbanner
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 3
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rustpunten op vaste afstanden en bepaal vooraf wie water, fruit en sandwiches aanvult. Zo voorkom je dat het eerste rustpunt overvol raakt en het laatste zonder voorraad zit.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met starttijd, routebestand, routekaarten, verwachte afstand en een telefoonnummer voor noodgevallen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen.
Maak naast de hoofdroute een slechtweerroute en wijs per route een herkenbaar verzamelpunt aan. Controleer routepijlen en bevestigingsbanden de dag vóór vertrek, niet pas tijdens de opbouw.
Vul minimaal één reparatietas met een fietspomp, reservebinnenbanden, bandenlichters, multitool en plakset. Laat vrijwilligers vóór de start weten wie reparaties doet en hoe zij elkaar bereiken via portofoon of telefoon.
Richt de start- en finishzone in een vaste volgorde in: eerst afzetten, daarna fietsrekken plaatsen, vervolgens registratie, polsbandjes en fietsnummers klaarleggen. Laad telefoons, portofoons en powerbanks de avond ervoor volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een rivierfietstocht?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met route, afstand en start- en finishlocatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de tocht, zodat je dieetwensen, aantallen en vrijwilligers op tijd kunt verwerken.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een rivierfietstocht?: Reken per deelnemer op minimaal 1 liter drinken voor de tocht, verdeeld over start, rustpunten en finish. Zet extra water klaar bij warm weer en vul waterjerrycans vóór de eerste deelnemers vertrekken.
Hoe bereid je je voor op pech tijdens een fietstocht?: Plan per groep of routegedeelte een reparatietas met minstens één pomp, reservebinnenbanden, bandenlichters, een plakset en multitool. Wijs vooraf reparatievrijwilligers aan en noteer hun contactgegevens op de deelnemersinformatie.
Wanneer controleer je het weer voor een rivierfietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik de alternatieve route bij slecht weer en informeer deelnemers uiterlijk 24 uur vooraf over een gewijzigde route of starttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.