Organiser une sortie à vélo le long de la rivière

Commencez par fixer le parcours, sa distance et les lieux de départ et d’arrivée avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des points de repos réguliers, une solution de repli en cas de pluie et une personne responsable de chaque groupe. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à établir le nombre définitif de participants. La veille, vérifiez la météo, préparez les cartes, les ravitaillements et le matériel de réparation afin de ne pas improviser le matin du départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Définir les points de repos le long du parcours
2 personnes
4
Prévoir un itinéraire alternatif en cas de mauvais temps
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations aux participants
9
Créer le fichier de parcours et les cartes du parcours
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Établir la liste définitive des participants
12
Répartir les bénévoles
13
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer les cartes d'itinéraire et les bracelets
2 personnes
16
Préparer les numéros de vélo
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Répartir les snacks et les fruits en portions
3 personnes
19
Préparer les sandwiches
3 personnes
20
Remplir les trousses de premiers secours et de réparation
2 personnes
21
Recharger les téléphones et les talkies-walkies

Événement

22
Installer les tables et les tentes
4 personnes
23
Balisage du départ et de l'arrivée
2 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Installer les supports à vélos
2 personnes
26
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
27
Aménager des points de repos
4 personnes
28
Installer les postes de premiers secours et de réparation
3 personnes
29
Tester l’éclairage de l’arrivée
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Tenir le bureau d'accueil
3 personnes
32
Enregistrer les participants
3 personnes
33
Distribuer les bracelets et les numéros de vélo
2 personnes
34
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
35
Répartir les groupes
2 personnes
36
Prendre la photo de départ
37
Encadrer le premier groupe de cyclistes
2 personnes
38
Encadrer le groupe intermédiaire
2 personnes
39
Accompagner le dernier groupe de cyclistes
2 personnes
40
Tenir le point de repos au kilomètre vingt
2 personnes
41
Positionner le point de repos au kilomètre quarante
2 personnes
42
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
3 personnes
43
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Enregistrer les incidents
46
Réparer les vélos
2 personnes
47
Fournir les premiers secours
2 personnes
48
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
49
Cocher les participants arrivants
2 personnes
50
Servir les boissons d’arrivée
2 personnes
51
Servir les sandwiches
3 personnes
52
Servir les repas végétariens
2 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Ranger la zone d’arrivée
4 personnes
56
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

57
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
58
Ranger les points de repos
4 personnes
59
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
60
Nettoyer la vaisselle et les ustensiles
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
3 personnes
62
Évacuer les déchets
2 personnes
63
Ranger le matériel au sec
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Rassembler les objets perdus
66
Archiver le fichier de parcours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Porte-vélosqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Dossards de véloqté 70
Braceletsqté 70
Gilets réfléchissantsqté 12
Flèches de directionqté 60
Sangles de fixationqté 100
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Sets de collageqté 6
Chaînes de vélo de rechangeqté 2
Cadenas pour le matérielqté 6
Glacièresqté 6
Bidons d'eauqté 8
Couvertures isolantesqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Ciseaux de sécuritéqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Supports de téléphoneqté 4
Batteries externesqté 6
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Pincesqté 4
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Balais à main et pellesqté 3
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définissez la distance et le rythme avant les inscriptions, puis indiquez une durée estimée et les endroits où le groupe pourra s’arrêter. Ajoutez un itinéraire alternatif utilisable en cas de mauvais temps.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant la sortie : heure et lieu de rendez-vous, distance, pauses, équipement conseillé et numéro à joindre le jour même.
Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les besoins alimentaires, de préparer les bracelets et les numéros de vélo, puis de répartir les bénévoles.
Prévoyez environ 500 ml d’eau par personne pour chaque heure de vélo et répartissez les fruits, snacks et sandwiches en portions individuelles. Refroidissez les boissons la veille plutôt que le matin même.
Contrôlez chaque vélo et préparez au minimum une pompe, des chambres à air de rechange, des démonte-pneus, un outil multifonction et un nécessaire de réparation par groupe. Rechargez aussi les téléphones et les talkies-walkies avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une sortie à vélo ?: Commencez 3 à 4 semaines avant la date prévue pour réserver le départ et l’arrivée, tracer le parcours et envoyer les invitations. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la sortie afin de finaliser les quantités et les équipes.
Quelle quantité d’eau prévoir pour une sortie à vélo ?: Comptez environ 500 ml par personne et par heure, puis ajoutez une réserve pour les pauses et les imprévus. Pour une sortie de 3 heures, prévoyez donc au moins 1,5 litre par participant.
Que faire s’il pleut le jour de la sortie à vélo ?: Préparez un itinéraire alternatif avant d’ouvrir les inscriptions et vérifiez les prévisions 48 heures puis 24 heures avant le départ. Communiquez la décision finale au plus tard le matin même, avec une heure précise de rendez-vous maintenue ou modifiée.
Quel matériel de réparation faut-il emporter pour une sortie de groupe ?: Prévoyez au moins une pompe, deux chambres à air de rechange, des démonte-pneus, un outil multifonction et un kit de réparation par groupe de 8 à 10 vélos. Ajoutez des sangles de fixation et quelques pièces adaptées aux vélos utilisés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.