Zo organiseer je een retrokoers zonder verrassingen

Begin met het parcours, de datum en de start- en finishzone. Daarna regel je vergunning, verzekering en verkeersplan, want die bepalen hoeveel tijd je nodig hebt en welke route haalbaar is. Open vervolgens de inschrijving, werf vrijwilligers en leg vast wie toezicht houdt, deelnemers registreert en pech opvangt. Plan het materiaal per zone: inschrijving, parcours, fietsherstel, catering en finish. De meeste problemen ontstaan wanneer routeborden, koeltransport of reserveonderdelen pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Verkeersplan indienen
2 personen
5
Locatie reserveren
6
Start- en finishzone bepalen
2 personen
7
Parcours inspecteren
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Muziekprogramma vastleggen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemers bevestigen
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Startnummers ontwerpen
18
Routekaarten drukken
19
Borden en pijlen maken
3 personen
20
Prijzen en medailles bestellen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Koeltransport regelen
23
Fietsen en rekken controleren
2 personen
24
Gereedschap controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Startpakketten samenstellen
4 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Routeborden laden
3 personen
30
Parcours uitzetten
8 personen
31
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
32
Dranghekken plaatsen
6 personen
33
Tenten opbouwen
6 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
36
Techniek aansluiten
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Catering klaarzetten
4 personen
39
Fietsenstalling inrichten
3 personen
40
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Startnummers uitdelen
3 personen
43
Fietsen controleren
3 personen
44
Publiek informeren
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Renners naar start begeleiden
3 personen
48
Startschot verzorgen
2 personen
49
Koersposten bemannen
8 personen
50
Rondeverloop registreren
2 personen
51
Muziek verzorgen
2 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
55
Renners opvangen
4 personen
56
Prijzen uitreiken
3 personen
57
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

59
Parcours vrijgeven
4 personen
60
Routeborden verwijderen
6 personen
61
Dranghekken afbreken
6 personen
62
Tenten afbreken
6 personen
63
Meubilair verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
5 personen
66
Afval afvoeren
3 personen
67
Materialen sorteren
3 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
70
Routecontrole na afloop
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10
Fietsenrekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Stopwatchesaantal 4
Megafonenaantal 3
Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Nummerhoudersaantal 150
Racefietsen voor demonstratieaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsbandenlichtersaantal 6
Inbussleutelsetsaantal 4
Fietskettingenaantal 2
Bidonhoudersaantal 4
Bidonsaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Startvlaggenaantal 4
Finishlintenaantal 3
Rondebordenaantal 10
Parcoursbewegwijzeringaantal 35
Reflecterende hesjesaantal 20
Handschoenen voor verkeerspostenaantal 20
Dranghekkenaantal 30
Start- en finishboog

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Koelkrattenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Aluminium serveerbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Retro wielerpostersaantal 20
Prijzendozenaantal 6
Medaillesaantal 12
Trofeeënaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegers en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours eerst vast en inspecteer het daarna minstens één keer volledig. Noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeerskegels, pijlen of extra vrijwilligers nodig zijn.
Start de vergunning, verzekering en het verkeersplan zodra datum en route bekend zijn. Houd voor administratieve goedkeuring rekening met meerdere weken, zodat je nog kunt bijsturen als een straat of tijdstip niet haalbaar blijkt.
Open de inschrijving pas nadat start- en finishzone, deelnemerslimiet en route-informatie vaststaan. Verzamel dieetwensen meteen en stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf hun bevestiging, startnummer en routekaart.
Maak per vrijwilliger een dienst en locatie, met portofoons voor de coördinatie. Plan extra bezetting bij de inschrijftafels, de start, de finish en technische pechpunten; daar loopt de planning het snelst vast.
Controleer twee dagen voor de koers fietsenrekken, reparatiestandaards, fietspompen, reservebinnenbanden, gereedschap, geluidsinstallatie en verlengkabels. Regel koeltransport en boodschappen op tijd en zet op de dag zelf een aparte plek klaar voor EHBO en afval.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een retrokoers organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, vergunning en verkeersplan. Reserveer de locatie en werf vrijwilligers zodra de route voorlopig vastligt; de laatste week gebruik je alleen voor bevestigingen en controles.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een retrokoers?: Tel minimaal één coördinator, twee mensen voor inschrijving, twee voor start en finish en per belangrijk kruispunt één vrijwilliger. Voor een parcours met vijf bewaakte punten kom je daarmee al snel op 10 tot 12 mensen, exclusief technische hulp en catering.
Wanneer verstuur je de deelnemersbevestiging voor een retrokoers?: Stuur de bevestiging uiterlijk 7 dagen voor de koers. Vermeld daarin starttijd, startnummer, verzamelplaats, routekaart, parkeerinformatie en een contactnummer voor wijzigingen op de dag zelf.
Wat moet je meenemen voor fietspech tijdens een retrokoers?: Zorg per technische post voor een fietsreparatiestandaard, fietspomp, fietsbandenlichters, inbussleutelset en reservebinnenbanden. Controleer dit materiaal uiterlijk 48 uur vooraf en wijs één persoon aan die de reparatieplek beheert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.