Organiser une course rétro, étape par étape

Une course rétro se prépare d’abord comme un événement sportif, puis comme une fête visuelle et conviviale. Commence par fixer le parcours et la date, car les autorisations, l’assurance et le plan de circulation en dépendent. Ensuite, ouvre les inscriptions, recrute les bénévoles et attribue à chacun une zone précise. Les oublis arrivent souvent le jour même : signalétique insuffisante, ravitaillement mal conservé, radios non chargées ou assistance vélo trop éloignée du parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
5
Réserver le lieu
6
Définir les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
7
Inspecter le parcours
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Conserver le programme musical
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Confirmer les participants
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Concevoir les dossards
18
Imprimer les cartes d’itinéraire
19
Créer des panneaux et des flèches
3 personnes
20
Commander les prix et médailles
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Organiser le transport réfrigéré
23
Vérifier les vélos et les supports
2 personnes
24
Vérifier les outils
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Composer les kits de démarrage
4 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Charger les panneaux d'itinéraire
3 personnes
30
Mettre en place le parcours
8 personnes
31
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
32
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
33
Monter les tentes
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
36
Brancher la technique
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
39
Aménager le parking à vélos
3 personnes
40
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
3 personnes
43
Vérifier les vélos
3 personnes
44
Informer le public
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
4 personnes
47
Accompagner les coureurs au départ
3 personnes
48
Donner le coup de départ
2 personnes
49
Tenir les postes de course
8 personnes
50
Enregistrer le déroulement du tour
2 personnes
51
Fournir la musique
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
55
Accueillir les coureurs
4 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
58
Rassembler les objets trouvés

Suivi

59
Autoriser le parcours
4 personnes
60
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
61
Démonter les barrières de sécurité
6 personnes
62
Démonter les tentes
6 personnes
63
Rassembler le mobilier
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
5 personnes
66
Évacuer les déchets
3 personnes
67
Trier les matériaux
3 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
70
Contrôle de parcours après l'événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 10
Râteliers à vélosqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Chronomètresqté 4
Mégaphonesqté 3
Supports de réparation de véloqté 2
Pompes à véloqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-numérosqté 150
Vélos de course pour démonstrationqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneus de véloqté 6
Jeux de clés Allenqté 4
Chaînes de véloqté 2
Porte-bidonsqté 4
Bidonsqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Drapeaux de départqté 4
Rubans d’arrivéeqté 3
Assiettes rondesqté 10
Signalétique du parcoursqté 35
Gilets réfléchissantsqté 20
Gants pour les postes de circulationqté 20
Barrières de fouleqté 30
Arche de départ et d’arrivée

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Caisses réfrigéréesqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Plateaux de service en aluminiumqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches cyclistes rétroqté 20
Boîtes de prixqté 6
Médaillesqté 12
Trophéesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaisqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le parcours au moins 8 à 10 semaines avant la course. Fais une inspection complète à vélo ou à pied et repère les croisements, les zones étroites et les endroits où installer des flèches.
Prévois un bénévole pour 15 à 25 participants aux points sensibles. Donne à chaque équipe un talkie-walkie ou un mégaphone, une carte du secteur et l’heure à laquelle elle doit être en place.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement si tu dois imprimer les dossards, les cartes d’itinéraire et la liste des participants. Demande les besoins alimentaires avant cette échéance pour éviter les achats de dernière minute.
Prépare une zone d’arrivée distincte de la zone de départ, avec tables d’inscription, chaises, poubelles et espace de remise des médailles. Installe la sonorisation et teste les rallonges au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier participant.
Place une assistance vélo visible près de l’arrivée et un point de dépannage sur le parcours si celui-ci est long. Vérifie les pompes, chambres à air, démonte-pneus, clés Allen et chaînes avant le chargement du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course rétro ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de réserver le lieu et de recruter les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une course à vélo ?: Commence la demande au moins 8 semaines avant la date prévue, ou plus tôt si le parcours utilise plusieurs rues ou communes. Le plan de circulation et l’assurance doivent être prêts avant le dépôt du dossier.
Combien de bénévoles faut-il pour une course rétro ?: Compte environ 1 bénévole pour 15 à 25 participants aux intersections, au départ et à l’arrivée. Ajoute au minimum une personne pour les inscriptions, une pour l’assistance vélo et une pour la coordination générale.
Que faut-il prévoir pour le ravitaillement d’une course rétro ?: Prépare les boissons et aliments au moins 24 heures avant, puis conserve les produits frais dans des glacières jusqu’au service. Prévois une quantité adaptée au nombre confirmé de participants et garde une réserve pour les bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.