Zo organiseer je een reptielenbeurs

Begin met de zaal, datum en openingstijden; pas daarna kun je exposanten en bezoekers goed informeren. Controleer vroeg welke vergunningen, meldingen en verzekeringen nodig zijn en leg de voorwaarden voor dierenwelzijn en verkoop schriftelijk vast. Houd vervolgens de exposantenlijst, dierenlijsten en tafelindeling bij, terwijl je entree, betaalmogelijkheden, bewegwijzering en voorzieningen voorbereidt. Op de beursdag draait alles om een rustige opbouw, veilige dierenverzorging en duidelijke briefings.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Datum en openingstijden bevestigen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Verzekering van het evenement regelen
5
Exposanten uitnodigen
2 personen
6
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Affiches verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen van exposanten verwerken
2 personen
10
Exposantenlijst bijhouden
11
Tafelindeling voor exposanten maken
2 personen
12
Dierenlijst van exposanten opvragen
13
Dierenwelzijnseisen delen
14
Verkoopregels voor exposanten delen
15
Inschrijvingen voor standplaatsen bevestigen
2 personen
16
Catering voor medewerkers reserveren
17
Dieetwensen verzamelen
18
Toiletvoorzieningen reserveren
19
Afvalinzameling afspreken
20
Betaalmogelijkheden voorbereiden
2 personen
21
Entreeprijzen vastleggen
22
Polsbandjes en tickets tellen
23
Bewegwijzering ontwerpen
24
Informatieborden voorbereiden
2 personen
25
Exposantenbriefing maken
26
Vrijwilligers inplannen
2 personen
27
Contactlijst voor noodgevallen maken
28
Route voor laden en lossen bepalen
29
Voorraad en materialen controleren
2 personen
30
Boodschappen doen
2 personen
31
Tickets en kassalade klaarleggen
2 personen
32
Koelboxen vullen
2 personen
33
Zaal en entreeruimte controleren
2 personen
34
Laden en lossen begeleiden
3 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen en wachtrijen plaatsen
3 personen
37
Standplaatsen markeren
2 personen
38
Entreebalie opbouwen
2 personen
39
Informatiebalie inrichten
2 personen
40
Bewegwijzering ophangen
2 personen
41
Stroompunten en kabels aanleggen
3 personen
42
Kabels veilig afplakken
2 personen
43
Exposantentafels controleren
2 personen
44
Temperatuurmeters plaatsen
2 personen
45
Dierenveiligheidszone inrichten
3 personen
46
Sanitaire punten controleren
2 personen
47
Koffiepunt inrichten
2 personen
48
Dranken koud zetten
2 personen
49
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

50
Exposanten ontvangen
3 personen
51
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
52
Dieren en verblijven controleren
3 personen
53
Vrijwilligers instrueren
2 personen
54
Kassa bemannen
2 personen
55
Bezoekers ontvangen
3 personen
56
Toegangsbewijzen controleren
2 personen
57
Informatie aan bezoekers geven
2 personen
58
Dierenwelzijn rond stands bewaken
3 personen
59
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Hapjes aanvullen
2 personen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Sanitaire voorraad aanvullen
65
Pauzes voor medewerkers regelen
66
Eindomroep verzorgen
67
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
68
Exposanten uitchecken
2 personen
69
Dieren veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

70
Kassa afsluiten
2 personen
71
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
72
Standmaterialen verzamelen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Zaal bezemschoon opleveren
3 personen
75
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
76
Koelboxen leegmaken
2 personen
77
Materialen terugbrengen
3 personen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
80
Facturen en kassastukken archiveren
81
Bedankbericht aan exposanten sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 40
Stoelenaantal 80
Entreebalie
Informatiebalie
Kledingrek
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Kassatabletaantal 2
Pinapparaataantal 2
Kassaladeaantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Handmicrofoon
Draadloze speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Labelprinter

Dierenverzorging

Digitale thermometersaantal 12
Hygrometersaantal 12
Handdesinfectiepuntenaantal 8
Wegwerphandschoenenaantal 4
Transportbakkenaantal 6
Escape-proof clipsaantal 100
Afschermdoekenaantal 12
Waterbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Exposantenbordjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 40
Pennenbakjesaantal 6
Prikbordenaantal 4
Kleefstripsaantal 8

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Batterijlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Nitrilhandschoenenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dierenlijsten van exposanten ruim vóór de beurs op en controleer of de opgegeven dieren passen binnen je dierenwelzijnseisen. Zo ontdek je ontbrekende informatie niet pas bij de opbouw.
Maak de tafelindeling nadat de standplaatsen zijn bevestigd. Houd ruimte vrij voor looproutes, afzetpalen en afzetlint; een indeling die alleen op tafelafmetingen is gebaseerd loopt snel vast.
Plan stroom en kabels vóór je de tafels neerzet. Gebruik stekkerdozen, kabelhaspels en kabelgoten en test kassatablet, pinapparaat en geluidsapparatuur uiterlijk tijdens de opbouw.
Tel polsbandjes en tickets per verkoopkanaal voordat de deuren opengaan. Richt de entreebalie en informatiebalie apart in, zodat vragen de kaartcontrole niet ophouden.
Geef exposanten een briefing met openingstijden, tafelnummer, verkoopregels en dierenwelzijnseisen. Regel ook vooraf medewerkerscatering, dieetwensen, toiletten en afvalinzameling; dat zijn voorzieningen die op de dag zelf moeilijk nog te organiseren zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een reptielenbeurs organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, datum, openingstijden, vergunningen en verzekering. Nodig exposanten daarna zo snel mogelijk uit, zodat je de tafelindeling en dierenlijsten tijdig kunt afronden.
Wanneer moet je exposanten voor een reptielenbeurs uitnodigen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de beurs. Vraag bij de aanmelding meteen de standplaats, contactgegevens en dierenlijst op en bevestig de inschrijving schriftelijk.
Hoe maak je een veilige tafelindeling voor een reptielenbeurs?: Maak de indeling nadat alle standplaatsen zijn bevestigd en reserveer brede looproutes rond de tafels. Plan daarnaast ruimte voor afzetlint, kabelgoten, informatiepunten en een medewerker die bezoekers kan helpen zonder dierenverblijven te blokkeren.
Wat moet je vóór de opening van een reptielenbeurs controleren?: Controleer minimaal 60 minuten vóór opening de tickets en polsbandjes, betaalapparatuur, bewegwijzering en briefing van exposanten. Loop ook alle dierenverblijven na met thermometers en hygrometers en controleer handdesinfectie, handschoenen en transportbakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.