Reptilienbörse organisieren: der richtige Ablauf

Bei einer Reptilienbörse laufen Besucherorganisation, Ausstellerplanung und Tierwohl gleichzeitig. Beginne mit Veranstaltungsort, Datum, Öffnungszeiten und den nötigen Genehmigungen, bevor du Werbung verschickst. Danach folgen Ausstelleranmeldungen, Tierlisten, Tischaufstellung und klare Vorgaben für Transport, Haltung und Verkauf. In den letzten Tagen prüfst du Einlass, Bezahlsystem, Beschilderung, Technik und die Versorgung des Teams.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Versicherung für die Veranstaltung regeln
5
Aussteller einladen
2 Personen
6
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung in sozialen Medien posten
8
Plakate verteilen
2 Personen
9
Anmeldungen der Aussteller bearbeiten
2 Personen
10
Ausstellerliste pflegen
11
Tischaufstellung für Aussteller erstellen
2 Personen
12
Tierliste der Aussteller anfordern
13
Tierschutzanforderungen teilen
14
Verkaufsregeln für Aussteller teilen
15
Anmeldungen für Standplätze bestätigen
2 Personen
16
Catering für Mitarbeiter reservieren
17
Ernährungswünsche erfassen
18
Toiletteneinrichtungen reservieren
19
Müllabholung vereinbaren
20
Zahlungsmöglichkeiten vorbereiten
2 Personen
21
Eintrittspreise festlegen
22
Armbänder und Tickets zählen
23
Beschilderung entwerfen
24
Informationsschilder vorbereiten
2 Personen
25
Ausstellerbriefing erstellen
26
Freiwillige einplanen
2 Personen
27
Notfallkontaktliste erstellen
28
Route für Be- und Entladen festlegen
29
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
30
Einkaufen gehen
2 Personen
31
Tickets und Kassenlade bereitlegen
2 Personen
32
Kühlboxen füllen
2 Personen
33
Saal und Eingangsbereich kontrollieren
2 Personen
34
Be- und Entladen begleiten
3 Personen
35
Tische aufstellen
4 Personen
36
Stühle und Warteschlangen aufstellen
3 Personen
37
Standplätze markieren
2 Personen
38
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
39
Informationsstand einrichten
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
2 Personen
41
Stromanschlüsse und Kabel verlegen
3 Personen
42
Kabel sicher abkleben
2 Personen
43
Messetische kontrollieren
2 Personen
44
Temperaturmesser anbringen
2 Personen
45
Tier-Sicherheitszone einrichten
3 Personen
46
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
47
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
48
Getränke kalt stellen
2 Personen
49
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

50
Aussteller empfangen
3 Personen
51
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
52
Tiere und Gehege kontrollieren
3 Personen
53
Freiwillige einweisen
2 Personen
54
Kasse bedienen
2 Personen
55
Besucher empfangen
3 Personen
56
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
57
Besucher informieren
2 Personen
58
Tierschutz an den Ständen überwachen
3 Personen
59
Besucherströme lenken
2 Personen
60
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Snacks auffüllen
2 Personen
63
Mülleimer leeren
2 Personen
64
Sanitärvorrat auffüllen
65
Pausen für Mitarbeitende organisieren
66
Abschlussdurchsage übernehmen
67
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
68
Aussteller auschecken
2 Personen
69
Tiere sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

70
Kasse abschließen
2 Personen
71
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
72
Standmaterial sammeln
3 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Den Saal besenrein übergeben
3 Personen
75
Sanitärräume reinigen
2 Personen
76
Kühlboxen leeren
2 Personen
77
Materialien zurückbringen
3 Personen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Restbestand einlagern
2 Personen
80
Rechnungen und Kassenbelege archivieren
81
Dankesnachricht an Aussteller senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 40
StühleAnz. 80
Eingangsbereich
Informationsstand
Kleiderständer
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

Kassen-TabletAnz. 2
KartenterminalAnz. 2
KassenschaleAnz. 2
KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Handmikrofon
Kabellose LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
Etikettendrucker

Tierpflege

Digitale ThermometerAnz. 12
HygrometerAnz. 12
HanddesinfektionsstationenAnz. 8
EinweghandschuheAnz. 4
TransportkistenAnz. 6
Ausbruchssichere ClipsAnz. 100
AbschirmtücherAnz. 12
WasserbehälterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 6
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
TablettsAnz. 6

Dekoration

AusstellerschildchenAnz. 40
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10
InfotafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 40
StiftehalterAnz. 6
PinnwändeAnz. 4
KlebestreifenAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
BatterielampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
NitrilhandschuheAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ZangenAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ServierschalenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

Staubsauger
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Saal und Toiletten frühzeitig und bestätige Datum sowie Öffnungszeiten schriftlich. Plane außerdem Müllabholung und Versicherungsfragen, damit organisatorische Lücken nicht erst am Veranstaltungstag auffallen.
Fordere die Tierlisten der Aussteller mit einer festen Frist an, zum Beispiel vier Wochen vor der Börse. So kannst du Tischaufstellung, Informationsschilder und die Weitergabe der Tierschutz- und Verkaufsregeln rechtzeitig vorbereiten.
Bestätige Standplätze erst, wenn die Anmeldung vollständig ist, und führe eine laufend aktualisierte Ausstellerliste. Schicke das Ausstellerbriefing spätestens sieben Tage vorher, damit Aufbau, Einlass und Regeln bekannt sind.
Plane den Eingangsbereich getrennt von den Ausstellertischen und lege fest, wo Kassen-Tablet, Kartenterminal, Kassenschale und Tickets liegen. Zähle Armbänder und Tickets vor dem Einlass und halte eine zweite Zahlungsmöglichkeit bereit.
Prüfe am Aufbau die Raumtechnik und die Tierbereiche: Kabel müssen gesichert sein, Temperatur und Luftfeuchtigkeit sollten kontrolliert werden, und Transportkisten, ausbruchssichere Clips, Abschirmtücher sowie Wasserbehälter müssen erreichbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Reptilienbörse organisieren?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Saal, Datum, Genehmigungen und Versicherung. Die Ausstelleranmeldung sollte mehrere Wochen vor dem Termin starten, damit Tierlisten und Tischplan rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte man die Tierliste der Aussteller anfordern?: Fordere die Tierliste spätestens vier Wochen vor der Börse an und setze eine verbindliche Nachreichfrist. So bleiben noch etwa zwei bis drei Wochen für Rückfragen, Tischplanung und die Prüfung der Vorgaben.
Wie plant man den Aufbau einer Reptilienbörse?: Lege den Tischplan mindestens sieben Tage vor der Veranstaltung fest und markiere Einlass, Informationsstand, Kasse und abgesperrte Bereiche. Am Veranstaltungstag sollte der Aufbau mehrere Stunden vor der Öffnung beginnen, damit Technik, Beschilderung und Tierbedingungen geprüft werden können.
Was muss man für den Einlass einer Reptilienbörse vorbereiten?: Bereite Tickets oder Armbänder, Eintrittspreise, Kassenschale, Kassen-Tablet und Kartenterminal mindestens einen Tag vorher vor. Zähle alle Eintrittsmittel, teste das Terminal und stelle gut sichtbare Informationsschilder am Eingang auf.

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