Zo organiseer je een pretparkuitje zonder gedoe

Een pretparkuitje valt of staat met voorbereiding buiten het park. Begin met de deelnemerslijst en leg daarna tickets, groepskorting en vervoer vast. Pas wanneer de aantallen bekend zijn, maak je groepen, wijs je begeleiders aan en plan je route en maaltijd. Controleer vooraf parkregels, toegankelijkheid en weersverwachting. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijk verzamelpunt, herkenbare groepsbegeleiding en een actuele aanwezigheidsregistratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst bijwerken
5
Pretparktickets reserveren
6
Groepskorting aanvragen
7
Vervoer reserveren
8
Parkregels controleren
9
Toegankelijkheid controleren
10
Verzamelpunt vastleggen
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Begeleiders aanwijzen
13
Noodcontacten verzamelen
14
Programma en route maken
2 personen
15
Maaltijdreservering maken
16
Weersverwachting controleren
17
Vervoer en tickets bevestigen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Groepspakketten samenstellen
3 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
23
Apparatuur opladen
24
EHBO-set controleren

Event

25
Aanwezigheid registreren
3 personen
26
Groepsbandjes uitdelen
2 personen
27
Welkomstbriefing geven
2 personen
28
Naar het pretpark reizen
4 personen
29
Groepsfoto maken
2 personen
30
Parkkaarten en tijden uitdelen
2 personen
31
Groepen begeleiden
6 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Snacks uitdelen
3 personen
34
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
35
Diner begeleiden
4 personen
36
Verzamelpunt bemannen
2 personen
37
Aanwezigheid voor vertrek controleren
3 personen
38
Afval verzamelen
3 personen
39
Terugreis begeleiden
4 personen

Nazorg

40
Materialen uitladen
3 personen
41
Koelboxen legen
2 personen
42
Herbruikbaar servies afwassen
3 personen
43
Materialen schoonmaken
2 personen
44
Afval wegbrengen
2 personen
45
Verloren voorwerpen registreren
46
Apparatuur terugbrengen
47
Bonnen en uitgaven verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6
Picknickkleedaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50

Catering

Herbruikbare drinkflessenaantal 50
Thermosflessenaantal 3
Koelboxenaantal 5
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Walkietalkiesaantal 6
Megafon
Telefoonhoudersaantal 6

Communicatie

Naamkaartjesaantal 50
Lanyardsaantal 50
Groepsvlaggenaantal 6
Geprinte routekaartenaantal 50
Waterdichte documentenhoesjesaantal 10

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6
Regenponcho'saantal 50
Zonnebrandcrèmeaantal 6

Schoonmaak

Handgelhoudersaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 2
Opvouwbare afvalbakkenaantal 4

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal 6 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verwerk daarna dieetwensen, noodcontacten en wijzigingen direct in één actuele deelnemerslijst.
Reserveer tickets en vervoer zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor vertrek. Vraag tegelijk naar groepskorting en controleer of de voorwaarden voor begeleiders of kinderen anders zijn.
Plan één verzamelpunt met een aankomsttijd en een tweede contactmoment voor wie de groep kwijtraakt. Deel deelnemers in kleine groepen in en wijs per groep minstens één begeleider aan.
Maak de route niet alleen op basis van attracties, maar plan ook een maaltijd en rustmoment. Stuur routekaarten, parkregels, groepsindeling en contactinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf naar alle deelnemers.
Controleer de dag voor vertrek tickets, vervoer, weersverwachting en opgeladen apparatuur. Leg naamkaartjes, herkenbare groepsvlaggen, EHBO-materiaal, water, regenbescherming en zonnebrand klaar voordat de groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een pretparkuitje organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de uitnodigingen en inventarisatie van deelnemers. Reserveer tickets, eventuele groepskorting en vervoer uiterlijk 4 weken voor vertrek.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een pretparkuitje?: Maak kleine groepen en wijs per groep minimaal één vaste begeleider aan. Bij een groep van 20 deelnemers kom je bijvoorbeeld uit op 4 groepen van ongeveer 5 personen en 4 begeleiders.
Wanneer moet je de pretparktickets reserveren?: Reserveer de tickets zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, bij voorkeur 4 weken vooraf. Controleer 2 tot 3 dagen voor vertrek nogmaals aantallen, namen en reserveringsvoorwaarden.
Wat stuur je deelnemers voor een pretparkuitje?: Stuur uiterlijk 2 dagen vooraf de vertrektijd, het verzamelpunt, vervoer, parkregels, groepsindeling, route en noodcontacten. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen en hoe ze een begeleider bereiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.