Zo organiseer je een Polderloop zonder losse eindjes

Een Polderloop organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het wedstrijdconcept, de afstanden en de route. Leg daarna de start- en finishlocatie vast en regel op tijd de parcoursvergunning, verkeersmaatregelen, EHBO en tijdregistratie. Zodra de inschrijving openstaat, moet je deelnemersinformatie, startnummers en vrijwilligersfuncties strak bijhouden. De laatste controle draait om routeveiligheid, materiaal, weersverwachting en een test van de tijdregistratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
3 personen
2
Hardloopafstanden bepalen
3 personen
3
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
4
Parcours uitzetten op kaart
2 personen
5
Parcoursvergunning aanvragen
6
Verkeersmaatregelen aanvragen
7
EHBO-bezetting vastleggen
8
Tijdregistratie regelen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Vrijwilligersfuncties verdelen
2 personen
11
Inschrijfformulier publiceren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Inschrijvingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
16
Startnummers indelen
2 personen
17
Startlijsten afdrukken
18
Routecontrole uitvoeren
3 personen
19
Gevaarlijke punten markeren
3 personen
20
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
21
EHBO-plan doornemen
3 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Startnummers sorteren
3 personen
25
Tijdregistratie testen
2 personen
26
Routeborden klaarzetten
3 personen
27
Materialen naar locatie brengen
4 personen
28
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
29
Inschrijftafels opstellen
3 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Afzethekken plaatsen
4 personen
32
Routepijlen ophangen
4 personen
33
Kilometerborden plaatsen
3 personen
34
Verzorgingspost inrichten
3 personen
35
EHBO-post inrichten
2 personen
36
Tijdregistratie installeren
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Startnummers klaarleggen
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen
42
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
43
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
44
Verkeersregelaars naar posten sturen
2 personen

Event

45
Deelnemers ontvangen
4 personen
46
Startnummers uitgeven
4 personen
47
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
48
Kleedruimte aanwijzen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
51
Openingsbericht omroepen
52
Startschot geven
53
Startregistratie controleren
2 personen
54
Routepost bemannen
8 personen
55
Verzorgingspost bemannen
4 personen
56
EHBO-post bemannen
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Finishregistratie controleren
2 personen
59
Finishers verwelkomen
3 personen
60
Water en fruit uitdelen
4 personen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Uitslagen verwerken
2 personen
63
Prijzen klaarzetten
2 personen
64
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
65
Deelnemers informeren over uitslagen
66
Achterblijvers controleren
2 personen
67
Routeposten afmelden
2 personen

Nazorg

68
Routeborden verzamelen
4 personen
69
Afzethekken verwijderen
4 personen
70
Start- en finishboog afbreken
4 personen
71
Partytenten afbreken
4 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Afval verzamelen
4 personen
75
Locatie schoonmaken
4 personen
76
Tijdregistratie veiligstellen
2 personen
77
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
78
Materialen terugbrengen
4 personen
79
Geleende materialen retourneren
2 personen
80
Uitslagen online publiceren
81
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
82
Startnummers en persoonsgegevens opruimen
2 personen
83
Gevonden voorwerpen verwerken
84
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Startboog
Finishboog
Afzethekkenaantal 20

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Startnummersaantal 350
Veiligheidsspeldenaantal 800
Tijdregistratiechipsaantal 350
Reservepolsbandjesaantal 50
Startlintenaantal 3
Podiumelementenaantal 3
Medaillesaantal 350
Prijzenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Thermische dekensaantal 10
Routehesjesaantal 20
Verkeersregelaarsvestenaantal 12
Megafoonsaantal 3
Zaklampenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handtellersaantal 4
Portofoonsaantal 10
Lamineerapparaat
Laminatorhoezenaantal 50

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schenk kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Kurkentrekkeraantal 2

Decoratie

Baniersaantal 6
Sponsorbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg afstanden, starttijden en het wedstrijdconcept vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Zo voorkom je dat je later deelnemers moet terugbellen over gewijzigde onderdelen.
Regel vergunningen, verkeersmaatregelen en EHBO vroeg in het traject. Plan daarnaast uiterlijk enkele dagen voor de loop een routecontrole en markeer gevaarlijke punten opnieuw.
Maak per vrijwilliger één duidelijke functie en geef verkeersregelaars vooraf instructies. Plan voldoende mensen voor start, finish, routeposten, inschrijving en het uitdelen van startnummers.
Test de tijdregistratie met chips, laptop of tablets en printer voordat deelnemers arriveren. Sorteer startnummers vooraf en houd reservepolsbandjes en veiligheidsspelden apart bij de inschrijving.
Controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 24 uur. Zet voor deelnemers, vrijwilligers en EHBO een vaste plek klaar met onder meer partytenten, reddingsdekens, routehesjes en megafoons.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Polderloop organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met het concept, de route en de vergunningen. Regel vrijwilligers, inschrijving en tijdregistratie ruim vóór de laatste vier weken, zodat er tijd blijft voor wijzigingen.
Wanneer moet ik een parcoursvergunning en verkeersmaatregelen aanvragen?: Vraag beide aan zodra start- en finishlocatie en parcours op kaart vastliggen. Houd rekening met meerdere weken verwerkingstijd en controleer de lokale aanvraagtermijn voordat je de inschrijving opent.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Polderloop?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en kruisingen, maar tel minimaal één persoon per bemande routepost en extra mensen voor inschrijving, start, finish en EHBO. Maak de definitieve bezetting uiterlijk één week vooraf en wijs iedere vrijwilliger een vaste taak toe.
Wanneer test je de tijdregistratie van een hardloopwedstrijd?: Test het systeem minimaal één dag vooraf met de chips, apparaten, stroomvoorziening en printer. Doe op de wedstrijddag nog een korte controle vóór de eerste start en leg een handmatige reserveprocedure klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.