Einen Polderlauf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Polderlauf beginnt die Organisation nicht mit den Startnummern, sondern mit Strecke, Start und Ziel. Danach folgen Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Helfer und die Anmeldung. Plane die Zeitmessung frühzeitig und teste sie vor dem Veranstaltungstag. Am Ende müssen Strecke, Erste Hilfe, Beschilderung und Startunterlagen gemeinsam kontrolliert werden, damit am Renntag nicht mehrere offene Punkte gleichzeitig entstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfkzept festlegen
3 Personen
2
Laufstrecken festlegen
3 Personen
3
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
4
Parcours auf der Karte einzeichnen
2 Personen
5
Parcoursgenehmigung beantragen
6
Verkehrsmaßnahmen beantragen
7
Ersthelfer-Besetzung festlegen
8
Zeiterfassung organisieren
2 Personen
9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
10
Aufgaben der Freiwilligen verteilen
2 Personen
11
Anmeldeformular veröffentlichen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Teilnehmerbestätigung versenden
2 Personen
16
Startnummern sortieren
2 Personen
17
Startlisten drucken
18
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
19
Gefahrenstellen markieren
3 Personen
20
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
21
Erste-Hilfe-Plan durchgehen
3 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Startnummern sortieren
3 Personen
25
Zeiterfassung testen
2 Personen
26
Wegweiser aufstellen
3 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
28
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
29
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
32
Wegweiser aufhängen
4 Personen
33
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
34
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
35
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
36
Zeiterfassung installieren
2 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Startnummern bereitlegen
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
41
Snacks bereitstellen
3 Personen
42
Freiwillige anmelden
2 Personen
43
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
44
Verkehrshelfer zu den Posten schicken
2 Personen

Event

45
Teilnehmende empfangen
4 Personen
46
Startnummern ausgeben
4 Personen
47
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
48
Umkleidebereich zuweisen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
51
Eröffnungsansage machen
52
Startschuss geben
53
Startregistrierung prüfen
2 Personen
54
Routeposten besetzen
8 Personen
55
Sanitätsposten besetzen
4 Personen
56
Erste-Hilfe-Posten besetzen
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Ziellaufregistrierung kontrollieren
2 Personen
59
Finisher begrüßen
3 Personen
60
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
61
Snacks servieren
3 Personen
62
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
63
Preise bereitstellen
2 Personen
64
Preisverleihung durchführen
3 Personen
65
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren
66
Verbliebene kontrollieren
2 Personen
67
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

68
Wegweiser einsammeln
4 Personen
69
Absperrgitter entfernen
4 Personen
70
Start- und Zielbogen abbauen
4 Personen
71
Partyzelte abbauen
4 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Abfall sammeln
4 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Zeiterfassung sichern
2 Personen
77
Anlage ausschalten
2 Personen
78
Materialien zurückbringen
4 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Ergebnisse online veröffentlichen
81
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
82
Startnummern und personenbezogene Daten aufräumen
2 Personen
83
Gefundene Gegenstände bearbeiten
84
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
Startbogen
Zielbogen
AbsperrgitterAnz. 20

Sportmaterial

WegweiserAnz. 40
KilometerschilderAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
StartnummernAnz. 350
SicherheitsnadelnAnz. 800
ZeitmesschipsAnz. 350
ErsatzarmbänderAnz. 50
StartbänderAnz. 3
PodestelementeAnz. 3
MedaillenAnz. 350
PreiseAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
Thermische DeckenAnz. 10
RoutenwestenAnz. 20
VerkehrshelferwestenAnz. 12
MegafoneAnz. 3
TaschenlampenAnz. 10

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
Drucker
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
HandzählerAnz. 4
FunkgeräteAnz. 10
Laminiergerät
LaminiertaschenAnz. 50

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
AusgießkannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

BannerAnz. 6
SponsorenschilderAnz. 12
TischdeckenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start- und Zielort zuerst fest und zeichne den Parcours auf einer Karte ein. Beantrage die Parcoursgenehmigung und Verkehrsmaßnahmen so früh, dass Rückfragen nicht deine letzten Vorbereitungswochen blockieren.
Plane die Helfer nicht nur nach Anzahl, sondern nach Position: Verkehrsregler, Streckenkontrolle, Anmeldung und Erste Hilfe brauchen jeweils klare Zuständigkeiten. Weise die Verkehrshelfer vor dem Start direkt an ihrem Abschnitt ein.
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn du Ernährungswünsche und Teilnehmerdaten zuverlässig erfassen kannst. Verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens einige Tage vor dem Lauf und drucke Startlisten sowie Startnummern danach in der finalen Reihenfolge.
Teste die Zeiterfassung mit Laptop, Tablets, Drucker und Zeitmesschips vor dem Veranstaltungstag vollständig. Ein Probelauf mit mehreren Chips zeigt eher als ein kurzer Funktionstest, ob die Ausgabe und Auswertung zusammenpassen.
Kontrolliere den Parcours am Veranstaltungstag zweimal: einmal vor dem Aufbau und einmal kurz vor dem Start. Markiere Gefahrenstellen, stelle Wegweiser, Kilometerschilder und Verkehrskegel auf und prüfe die Wettervorhersage, bevor du Zelte und Zielbereich endgültig einrichtest.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Polderlauf anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf mit Strecke, Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen. Für Rückfragen der Behörden und Änderungen am Parcours bleibt dann noch ausreichend Zeit.
Wie viele Helfer braucht man für einen Polderlauf?: Das hängt von Streckenlänge und Zahl der Kreuzungen ab, aber plane jede Verkehrs- oder Kontrollstelle mit mindestens einer eingewiesenen Person. Ergänze ein eigenes Team für Anmeldung, Erste Hilfe und Zielbereich und lege die Einsatzorte spätestens 2 Wochen vorher fest.
Wann sollte man die Zeitmessung für einen Lauf testen?: Führe den vollständigen Test mindestens 7 Tage vor dem Polderlauf durch. Teste dabei nicht nur die Zeitmesschips, sondern auch Laptop, Tablets, Drucker und die spätere Auswertung.
Was muss man am Tag vor einem Polderlauf kontrollieren?: Prüfe Startnummern, Startlisten, Sicherheitsnadeln, Start- und Zielbogen, Beschilderung, Absperrgitter und Erste-Hilfe-Material. Kontrolliere außerdem die Helfereinteilung und lege Ersatzarmbänder sowie zusätzliche Sicherheitsausrüstung griffbereit.

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