Zo organiseer je een Poerimfeest zonder last-minute stress

Begin met de locatie, datum en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligersindeling uit, zodat catering en uitvoering daarop aansluiten. Plan vaste onderdelen zoals het Poerimverhaal, de kostuumwedstrijd en spellen met een duidelijke tijdsduur. In de laatste uren draait alles om opbouw, testen en klaarzetten: van tafels en buffet tot microfoon, koude dranken en koffie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Muziek samenstellen
8
Poerimverhaal voorbereiden
2 personen
9
Kostuumwedstrijd bepalen
2 personen
10
Spellen voorbereiden
2 personen
11
Catering bestellen
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Hamantaschen ophalen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
16
Ruimte openen
2 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Buffet klaarzetten
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Garderobe inrichten
2 personen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
23
Poerimverhaal oefenen
3 personen
24
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
29
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
30
Poerimverhaal presenteren
4 personen
31
Kostuumwedstrijd begeleiden
3 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Buffet serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies afruimen
3 personen
36
Muziek en dans begeleiden
2 personen
37
Laatste ronde serveren
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Buffet en keuken opruimen
4 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Versiering verwijderen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Ruimte schoonmaken
4 personen
45
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
46
Gevonden voorwerpen verzamelen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4

Decoratie

Poerimpostersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Papieren confettiaantal 6
Kostuumaccessoiresaantal 30

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 60
Bingomolen
Prijzenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 30
Kleurplatenaantal 60
Tafelspeelkaartenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 3 weken vooraf vast en zet per onderdeel een verantwoordelijke naast het Poerimverhaal, de kostuumwedstrijd en de spellen. Zo blijft de uitvoering niet bij één organisator liggen.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest uit. Geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering en controleer of er aparte serveeropscheplepels nodig zijn.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor aanvang. Zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer; richt daarna de garderobe in en hang versiering op, zodat looproutes vrij blijven.
Test luidsprekers, microfoon, microfoonstandaard, audiokabels en verlengsnoeren vóór de gasten binnenkomen. Reserveer hiervoor 30 minuten en oefen het Poerimverhaal met de microfoon.
Zet dranken minstens 1 uur vooraf koud en bereid koffie en thee pas nadat buffet en techniek klaarstaan. Leg spelmaterialen, kostuumaccessoires en hamantaschen op vaste plekken met duidelijke aanspreekpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een Poerimfeest organiseren?: Reserveer de locatie en leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor het feest zicht hebt op het aantal deelnemers en de vrijwilligers.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een Poerimfeest uit?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het feest. Geef wijzigingen daarna direct door aan de catering, zodat het buffet en de serveermaterialen daarop kunnen worden afgestemd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Poerimfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, garderobe, versiering en materialen. Plan daarnaast 30 minuten voor de geluidstest en het oefenen van het Poerimverhaal.
Wanneer zet je drankjes en koffie klaar voor een Poerimfeest?: Zet gekoelde dranken ongeveer 1 uur voor aanvang koud. Bereid koffie en thee in het laatste halfuur, nadat de ruimte en het buffet klaar zijn, zodat ze warm blijven en de apparatuur niet in de weg staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.