Zo organiseer je een Pinksterkamp zonder verrassingen

Een Pinksterkamp organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met een vast terrein, duidelijke deelnemersinformatie en een haalbare planning. Leg eerst datum, locatie, reservering en vergunningen vast. Verzamel daarna dieetwensen, noodcontacten en slaapvoorkeuren, zodat je de indeling en maaltijden op tijd kunt maken. In de laatste week draait alles om controleren: kampeermateriaal tellen, versproducten plannen, het weer volgen en de aankomst praktisch voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Kampeerterrein reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten verzamelen
8
Deelnemersindeling maken
2 personen
9
Slaapplaatsen indelen
2 personen
10
Programma opstellen
3 personen
11
Spelmaterialen controleren
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Voorraad kampeermateriaal tellen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Versproducten ophalen
2 personen
18
Materialen sorteren
3 personen
19
Maaltijden voorbereiden
4 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Route en parkeerplan afdrukken
22
EHBO-set controleren
23
Weersbescherming klaarleggen
2 personen

Event

24
Aankomstzone markeren
2 personen
25
Kampeerterrein inspecteren
2 personen
26
Keukentent opbouwen
4 personen
27
Gemeenschappelijke tent opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Slaap- en bagagezone markeren
2 personen
30
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Slaapplaatsen aanwijzen
3 personen
34
Bagage naar tenten brengen
4 personen
35
Kampregels toelichten
2 personen
36
Terrein en uitgangen tonen
2 personen
37
Middagactiviteit begeleiden
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
40
Tafels dekken
3 personen
41
Avondmaaltijd serveren
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Kampvuurplek controleren
2 personen
44
Avondprogramma begeleiden
4 personen
45
Avondafval verzamelen
2 personen
46
Ontbijt voorbereiden
4 personen
47
Ontbijt serveren
4 personen
48
Koffie en thee bijvullen
2 personen
49
Ochtendafwas doen
3 personen
50
Ochtendactiviteit begeleiden
4 personen
51
Lunch voorbereiden
4 personen
52
Lunch serveren
3 personen
53
Middagspel begeleiden
5 personen
54
Tussendoortjes uitdelen
2 personen
55
Avondeten voorbereiden
4 personen
56
Avondeten serveren
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
59
Nachtverlichting controleren
2 personen
60
Ontbijt voorbereiden
4 personen
61
Ontbijt serveren
4 personen
62
Ochtendafwas doen
3 personen
63
Dagactiviteit begeleiden
5 personen
64
Lunch voorbereiden
4 personen
65
Lunch serveren
3 personen
66
Kampioenschap begeleiden
5 personen
67
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
68
Laatste avondmaaltijd bereiden
4 personen
69
Laatste avondmaaltijd serveren
4 personen
70
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
71
Vertrektijden bevestigen
72
Ontbijt voorbereiden
4 personen
73
Ontbijt serveren
4 personen
74
Persoonlijke tenten afbreken
6 personen
75
Keukentent afbreken
4 personen
76
Gemeenschappelijke tent afbreken
4 personen
77
Afval en terrein controleren
4 personen
78
Bagage verzamelen
4 personen
79
Deelnemers uitchecken
2 personen
80
Laatste terreininspectie uitvoeren
2 personen
81
Materiaal inladen
4 personen
82
Terrein schoon opleveren
4 personen

Nazorg

83
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
84
Kampeermateriaal drogen
3 personen
85
Kampeermateriaal schoonmaken
3 personen
86
Servies en kookmateriaal reinigen
3 personen
87
Voorraad terugplaatsen
2 personen
88
Geleende spullen controleren
2 personen
89
Geleende spullen retourneren
2 personen
90
Beschadigde materialen apart zetten
91
Verloren voorwerpen registreren
92
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
93
Deelnemers bedanken
94
Eindadministratie verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Groepstentenaantal 8
Keukentent
Gemeenschappelijke tent
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 45
Klapbankenaantal 4
Inchecktafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Schenkkanaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 6
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Maatbekersaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Vergietenaantal 3
Pannenlappenaantal 8

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Hoofdlampenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Naambordjesaantal 50
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalnet
Volleybalaantal 2
Touwtrektouw
Pionnenaantal 20
Frisbeesaantal 4
Spelkaartenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 8
Prijsbekersaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Droogrekkenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijvingen niet alleen op naam: noteer per deelnemer ook dieetwensen, noodcontacten en slaapbehoeften. Verwerk die gegevens uiterlijk één week voor vertrek in de deelnemers- en slaapplaatsenindeling.
Maak het programma kort genoeg voor een kamp met opbouw, maaltijden en opruimen. Zet per activiteit een starttijd, verantwoordelijke en reserveplan bij slecht weer klaar.
Tel kampeermateriaal en keukenvoorraad twee keer: eerst ongeveer twee weken vooraf en nogmaals 2 dagen voor vertrek. Controleer daarbij onder meer groepstenten, de keukentent, gasflessen, kookpannen en koelboxen.
Bereid maaltijden zoveel mogelijk vooraf en haal versproducten pas kort voor vertrek op. Reken bij het klaarzetten van de keuken ook op herbruikbaar servies, opscheplepels, snijplanken en voldoende koelruimte.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor het kamp. Vermeld daarin de route, het parkeerplan, aankomsttijd, slaapindeling, programma, weersverwachting en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Pinksterkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, kampeerterrein en vergunningen. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 3 weken voor vertrek een betrouwbare deelnemerslijst hebt.
Wanneer moet ik de slaapplaatsen voor een Pinksterkamp indelen?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en leg deze uiterlijk 7 dagen vooraf vast. Controleer daarna nog één keer wijzigingen in afmeldingen, gezinnen en speciale slaapbehoeften.
Hoeveel eten moet ik voor een Pinksterkamp inkopen?: Maak de hoeveelheden op basis van het aantal deelnemers per maaltijd en voeg voor houdbare producten ongeveer 10 procent reserve toe. Koop versproducten bij voorkeur 1 dag vooraf en controleer dieetwensen vóór het boodschappen doen.
Wanneer controleer ik het weer voor een Pinksterkamp?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf voor grote aanpassingen en opnieuw 48 uur en 6 uur voor vertrek. Leg op basis daarvan weersbescherming, extra droge opslag en een alternatief programma klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.