Organiser un camp de Pentecôte sans rien laisser au hasard

Un camp de Pentecôte se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par confirmer la date, le lieu, les autorisations et le nombre de participants avant de répartir les couchages ou de prévoir les repas. Le plan doit ensuite relier les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel de camping et le programme. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les stocks, les produits frais et l’installation de l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver le terrain de camping
3
Vérifier les autorisations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recueillir les contacts d'urgence
8
Créer la répartition des participants
2 personnes
9
Répartir les couchages
2 personnes
10
Élaborer le programme
3 personnes
11
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Envoyer les informations aux participants
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Compter le stock de matériel de camping
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer les produits frais
2 personnes
18
Trier les matériaux
3 personnes
19
Préparer les repas
4 personnes
20
Imprimer la liste des participants
21
Imprimer le parcours et le plan de stationnement
22
Vérifier la trousse de premiers secours
23
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

24
Délimiter la zone d’arrivée
2 personnes
25
Inspecter le terrain de camping
2 personnes
26
Monter la tente de cuisine
4 personnes
27
Monter la tente commune
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Délimiter la zone de couchage et de bagages
2 personnes
30
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
31
Remplir les glacières
2 personnes
32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Attribuer les couchages
3 personnes
34
Transporter les bagages vers les tentes
4 personnes
35
Expliquer les règles du camp
2 personnes
36
Présenter le site et les sorties
2 personnes
37
Animer l’activité de l’après-midi
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le repas du soir
4 personnes
40
Dresser les tables
3 personnes
41
Servir le dîner
4 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Vérifier l’emplacement du feu de camp
2 personnes
44
Encadrer le programme du soir
4 personnes
45
Collecter les déchets du soir
2 personnes
46
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
47
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
49
Faire la vaisselle du matin
3 personnes
50
Encadrer l’activité du matin
4 personnes
51
Préparer le déjeuner
4 personnes
52
Servir le déjeuner
3 personnes
53
Animer le jeu de l’après-midi
5 personnes
54
Distribuer des collations
2 personnes
55
Préparer le dîner
4 personnes
56
Servir le dîner
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Animer l’activité du soir
4 personnes
59
Vérifier l’éclairage nocturne
2 personnes
60
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
61
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
62
Faire la vaisselle du matin
3 personnes
63
Encadrer l'activité de la journée
5 personnes
64
Préparer le déjeuner
4 personnes
65
Servir le déjeuner
3 personnes
66
Animer le championnat
5 personnes
67
Assurer la remise des prix
2 personnes
68
Préparer le dernier repas du soir
4 personnes
69
Servir le dernier repas du soir
4 personnes
70
Animer la soirée feu de camp
4 personnes
71
Confirmer les heures de départ
72
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
73
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
74
Démonter les tentes individuelles
6 personnes
75
Démonter la tente de cuisine
4 personnes
76
Démonter la tente commune
4 personnes
77
Contrôler les déchets et le site
4 personnes
78
Rassembler les bagages
4 personnes
79
Faire le check-out des participants
2 personnes
80
Effectuer la dernière inspection du terrain
2 personnes
81
Charger le matériel
4 personnes
82
Rendre le terrain propre
4 personnes

Suivi

83
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
84
Faire sécher le matériel de camping
3 personnes
85
Nettoyer le matériel de camping
3 personnes
86
Nettoyer la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
87
Remettre le stock en place
2 personnes
88
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
89
Rendre les articles empruntés
2 personnes
90
Mettre les matériaux endommagés à part
91
Enregistrer les objets trouvés
92
Rendre les objets trouvés
93
Remercier les participants
94
Traiter la comptabilité de clôture

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes collectivesqté 8
Tente de cuisine
Tente commune
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 45
Bancs pliantsqté 4
Table d’enregistrement
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 60
Tassesqté 50
Couvertsqté 50
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Carafeqté 6

Cuisine

Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 6
Grandes marmitesqté 4
Poêlesqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Verres doseursqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Passoiresqté 3
Maniquesqté 8

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes frontalesqté 10
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Badges nominatifsqté 50
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Filet de volley-ball
Volley-ballqté 2
Corde de tir à la corde
Cônesqté 20
Frisbeesqté 4
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Coupesqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 6
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Étagères de séchageqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la capacité avant d’envoyer les invitations : demande les inscriptions, les besoins alimentaires et un contact d’urgence pour chaque participant. Tu éviteras ainsi de découvrir des contraintes au moment de répartir les couchages.
Répartis les couchages dès que les inscriptions sont stabilisées. Prévois une version imprimée de la liste des participants et garde une marge pour les arrivées tardives ou les changements de dernière minute.
Prépare le programme en tenant compte du montage du camp et des repas. Une tente de cuisine, une tente commune et les tables doivent être installées avant de lancer une activité ou de servir le premier repas.
Fais l’inventaire du matériel de camping et de cuisine plusieurs jours avant les achats. Vérifie notamment les réchauds, les bouteilles de gaz, les grandes marmites, les glacières et les pains de glace : les éléments oubliés sont difficiles à remplacer sur place.
Contrôle les prévisions météo puis prépare un plan de repli avant le départ. Vérifie aussi la trousse de premiers secours, délimite la zone d’arrivée et imprime le parcours ainsi que le plan de stationnement.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un camp de Pentecôte ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant le week-end. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, vérifier les autorisations, recueillir les inscriptions et ajuster les couchages et les repas.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques au moins 10 jours avant le départ. Indique le lieu, le parcours, le stationnement, les horaires d’arrivée, le couchage, le programme et ce que chacun doit prévoir.
Quand faire les courses pour un camp de Pentecôte ?: Achète les produits non périssables 2 à 3 jours avant le camp, puis récupère les produits frais la veille ou le jour du départ. Vérifie les quantités après le dernier point sur les inscriptions.
Que vérifier la veille d’un camp de Pentecôte ?: La veille, contrôle la météo, les stocks, le gaz, la trousse de premiers secours et les produits frais. Prépare aussi les documents imprimés et regroupe le matériel par usage pour accélérer l’installation sur place.

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